浅谈地域性文献的收集和整理技巧

傅燕芳 东阳市图书馆 322100

浅谈地域性文献的收集和整理技巧

傅燕芳 东阳市图书馆 322100

地域性文献是以信息载体的形式反映出某一特定地区的数百年来的经济、政治、历史、文化等等情况。地域性的文献在社会的各方面发挥着很大的作用。对地域性文献的收集要做好三个方面的工作，还要注意做好文献的整理工作，为进一步发挥出文献的重要作用而努力。

文献；文献收集；整理技巧

一.地域性文献的重要性：

地域性文献是以信息载体的形式反映出某一特定地区的数百年来的经济、政治、历史、文化等等情况，它全面记录了一个地域的社会发展的全过程，是一个地域的人类文化遗产。对于地域性研究提供了重要的资料来源。地域性文献分为正式出版物和非正式出版物。正式出版物主要是正式出版发行反映本地区的政治、经济、军事、文化、科学、教育的图书，杂志，报纸，图片，画册，图像等。非正式出版物包括：会议文集、文件汇编、年鉴等等， 大部分的非正式出版物掌握在某些单位或个人手中。对一个地域的文献进行收集整理是一项长期而有意义的工作。只有在大量的珍贵的地域性文献的掌握基础上，才能够建立起相应的文献资料库，为各方面事业做出贡献。

二.地域性文献的收集方法

（一）取得相关部门的支持，确保收集工作的顺利开展

地域性文献的收集是一个地方的重大事件。这样一项工作的开展需要有组织地进行，还要配备专业的文献收集人员。而一项文献收集工作的圆满进行，并不是单靠一两个专业的收集员，而是要全方面地利用好各方的力量。能否取得地方政府和有关部分的支持，是资料的收集工作能否顺利进行的关键一步。因此要取得相关部门的支持，确保收集工作的顺利开展。具体地要和地方政府进行汇报工作，表明来意，说明地域性文献收集的必要性。能够达到其对工作的支持和依照有关的法律规定提供的必要帮助。在东阳市文献收集过程中，基本上是以相关的文献管理部分制定出某一个方案之后，配备相关的文献收集员到达各个具体的文献收集地，沟通当地的有关部门而展开工作的。这样就保证了文献收集的完整性并得以顺利开展。

（二）动员社会的力量，提高文献提供的积极性

地域性文献是具有历史性的。早期地域性文献是当时社会的记录，它们具有广泛的分布、多样的形式、不同的载体。东阳地区有集木雕、砖雕、石雕、彩绘艺术为一体的文化，还有《东江放歌》、《三乡奇葩》、《百狮扬威》、《吉祥巨烛》等丰富多彩的戏曲，更有千年发展当中的经济、历史、政治的丰富材料。这些资料反映出了东阳地区的历史的变化过程。在这些早期文献的收集上有很大的难度。单单依靠政府的力量是不够的。要动员社会的力量，提高文献提供的积极性。一方面需要在社会上加大对文献收集的宣传，让人们对文献的重要性有所了解，乐于参与到帮助收集文献的工作当中来。另一方面要掌握更大的主动权。在收集文献工作开始阶段，就要对地域性文献的现存线索有一个全面的了解。有了这些基本的资料之后，要展开主动的拜访收集资料。和那些手里有文献资料者进行沟通，在他们的帮助之下，收集文献。要建立地域性文献提供者的资料档案，包括他们从事的行业，家庭、年龄的基本情况，所提供的地域性文献是什么等等。建立档案一方面可以保持和地域性文献提供者的长期联系；另一方面，能够规范地域性文献的提供，方便向地域性文献的提供者进行奖励，保护提供者的积极性，达到有效的社会动员，以便更全面地收集地域性文献。

（三）充分利用网络信息、扩开文献的收集面

现代社会是一个网络信息发达的社会。网络时代的到来，为收集地域性文献提供了新的快捷方便的途径。东阳地区作为长江三角洲的重要经济区域、文化名城。辖区范围广、地域文献资料的历史长、资料广泛。进行实物的收集工作难度大、物力财力耗费强的情况下，通过网络的协作关系，在相关的地方网站上关注有关的文献资料，建立起与文献收集线索有关的服务网络，扩大文献的收集员的范围。就能够在花费较少的情况之下掌握大量的文献资料。

三.地域性文献的整理技巧

由于文献涉及的是非常广泛的学科和不同类别的知识，因此地域性文献的管理工作复杂而重要。但是做好地域性文献的整理工作是在资料收集之后，对文献展开利用之前的一项必需的工作。主要应该做好以下四个方面的工作：

（一）提高地域性文献的认识价值，做好文献整理工作

地域性文献价值是不言而喻的，对收集的地域性文献进行整理就是为了最大限度地发挥文献的作用。地域性文献记录的是该地域数百多年的经济、政治、军事、文化的内容，通过这些文献，我们可以找到相关的资料，来进行对现在生活的启发。在进行文献的整理工作时要始终树立起文献资料的重要性意识，特别是在现代社会当中，地域性的文献越来越和地方的经济建设密切联系起来。在进行地方的经济建设时，地域性文献可以充当一个智慧囊的作用，为经济建设者的决策提供历史的理论证明，使得经济建设能够在更全面的认识上开展起来。只有提高了对地域性文献的价值的重要性认识，在资料的整理过程当中，才能做到不含糊。这是开展整理工作必须要强调的一点技巧。

（二）编印地域性文献，做好目录编制

地域性是地方社会、历史、文化发展的重要记录，是形成公共图书馆藏书特色的重要方面。如何使这些丰富的记录在整理资料的过程中收到最大的效果。 大量的文献收集之后，面临的工作文献的整理工作当中的技巧就显得很重要了。地域性文献的整理工作是对地域性文献的收集的成果展示，是发挥地域性文献重要作用的准备工作。要对地域性文献进行编印。通过数据库的形式，进行永久性的数据记录。发挥数据库的“一次输入反复使用，一家输入，多家使用”的特点，把文献的查询工作更便利地进行，提高读者对地方文献的利用率。要发挥馆际交流的优势，通过馆际间的交流和赠发给地域性文献出版单位，加强专业性的地域性文献工作者之间的往来。在合作的基础上，提高地域性文献收集、整理的积极性。同时，大量地域性文献间的交流，也方便了读者对文献的阅读。地域性文献资料目录的编制，需要按照四种不同的编录标准：分类目录 书名目录 著者目录以及专题书目，来进行编制工作。让读者能够更清晰地把握地域性文献资料的特点。

（三）加强地域性文献的收藏整理

一旦文献资料在前面两个步骤当中的整理技巧能够得到很好的运用之后，涉及的第三个方面的技巧就是加强地域性文献的收藏整理。在地域性文献的收藏办法的选择上既可以采用分散的收馆办法，主要是按照地域性文献的内容进行分藏；也可以使用主题的收馆方式，通过设立专柜，把收集的地域性文献依照图片、期刊、报刊的不同类别做好分编、登记。对于这些收馆的文献的解约进行管理也是一项重要的工作。建立专门的地域性借阅室，规定只能在馆内阅读，禁止文献的外借。这样做的主要目的是防止地域性文献在流通到外面的过程中不慎丢失，造成重大的损失。

（四）树立服务的意识，扩大文献的服务范围

地域性文献的整理要达到什么样的程度，在很多的时候，是开始整理工作时要考虑的一个重点的问题。长期以来，地域性文献的服务对象是史志编修人员、学者、研究员等等一些高知识分子。地域性文献主要是在遵循反映客观的事实上的整理，之后借阅的形式对这部分人开展服务。文献的整理中的服务是根据这部分人的需要而展开的。在技巧上，强调的是客观性和学术上的资料性。实际上，随着知识传播加快，作为地方知识的一切载体的文献有了更广阔的发展空间。对文献的需求由单一的高知识分子群体扩大到领导层、投资经营群甚至民间组织。在整理的技巧上应该有相应的调整。在形势已经有所变化的背景之下，要转变固有的观念，扩大文献服务的范围。

地域性文献的收集和整理工作在一个地方发展当中有长远的意义，在地域性文献的收集和整理工作上要讲究技巧和方法，使工作能够收到最大的效果，使文献在社会生活当中发挥出更大的作用。对相关的收集和整理的工作人员强调其中的重要性，加强他们的专业素质，保证文献工作的顺利完成，要严格遵循收集资料的三个技巧要求和整理工作中的四个方面的内容。这对今后更大范围的文献工作是很有帮助的。

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10.3969/j.issn.1001-8972.2011.08.120