基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践

■ 徐 淳 于炳江

基于人事档案信息化的医院人力资源信息系统设计与实践

■ 徐 淳①于炳江①

人事档案 信息化 人力资源信息系统

总结了青岛大学医学院附属医院人力资源信息系统开发和使用的实践经验，论述了其开发背景、实践思路、系统架构与档案利用情况、效益分析以及应用中的主要问题及对策。指出该系统是管理和开发利用人事档案的重要工具，可提高利用率并降低管理、利用成本，对医院决策和行政事务起到重要的辅助支持作用。

①青岛大学医学院附属医院人事处，266003 山东省青岛市江苏路16号

Author’s address：Department of Human resource, Affiliated hospital of Qingdao university Medical College，No.16, Jiangsu Road, Qingdao,266003, Shandong Province, PRC

人力资源信息系统是对人事档案数据化和信息化的成果，是传统档案开发利用的重要工具和平台，其开发是以应用为主要目的。在当前倡导科学发展的背景下，建立一套完善的人力资源信息系统对促进医院管理科学化、规范化，以及人事档案管理信息化、标准化至关重要。我院结合工作实际自主开发了一套适用于医院系统的通用型人力资源信息系统，经多年的使用和维护升级，已日臻成熟。现将开发与应用经验报告如下。

1 医院人力资源信息系统开发的背景

近年来，国内医院规模不断扩大，医护和辅助人员相应增加，动辄数千员工的大型医疗机构和医疗集团不断涌现。由于非赢利性医院人员编制的限制，编制外人员长期存在。此外，大型医疗机构多承担教学和科研任务，教学和科研编制人员亦占一定比例。大量、复杂的人员构成给医院人事管理工作，尤其是人事档案管理形成巨大压力。

随着改革的不断深入，医院管理更趋科学化和规范化。人事档案已成为引进和使用人才的重要依据，其利用率逐步提高。频繁的人员流动性亦对人事档案管理提出了更高要求，传统的管理和利用模式难以满足现在动态管理的需求。

在2000年后，医院信息化建设逐步提速。其发展不仅包括HIS、LIS、PACS等主干网络，还涉及相关辅助系统。人力资源信息系统是医院网络的重要组成部分，可为其他系统提供基础数据。此类信息要求更新及时、迅速，资料准确。因此，建立与医院网络相兼容的信息系统十分必要。

由于医院人力资源信息不同于普通企业，其专业性强，故难以简单套用现有的商业软件。一般软件开发人员缺乏相关专业知识，所开发软件往往不甚理想。故具有医院人事管理经验的软件设计人员是理想的研发团队核心。

2 医院人事档案信息化的实践思路

人力资源信息系统的开发过程包括可行性研究、需求和数据分析、模块设计和开发、系统安装和调试、数据录入、以及维护升级等。其中需求分析、纸质档案数据化、软件设计和信息录入是实践性较强的关键环节。

2.1 需求分析

人力资源信息系统是以档案利用为目的，所采集数据应针对实际工作需求，切不可遵循数字化档案信息系统“有文必扫”的建设思路，以免造成浪费[1]。本系统的模块和字段设计主要根据人事、劳资等部门的需求综合、筛选、优化后确定。

2.2 软件的设计

本系统采用面向对象的方法及技术，利用其封装和继承特性，有效地实现信息隐藏并提高代码使用率。设计过程中着重加强软件的性能可扩展性和功能可扩展性，为下一步的推广应用、升级、维护预留空间。同时，根据人事档案保密要求，加强数据的安全管理，在保存、使用等方面建立有效的安全管理机制。最终建立一套具有数据输入与维护、信息查询、统计、分析、报表、输出等功能，可实现全员人事信息管理和维护的较完善的软件系统。

2.3 纸质档案的数据化

人力资源信息系统不是简单的将人事档案数字化，而是撷取其中信息，按照规范的格式统一录入，形成数据库并加以管理和利用。电子文档可以直接导入或转换格式后导入。纸质档案的录入形式包括文本信息录入和图像录入。前者需人工采集信息，按标准规范，量化后统一格式录入。数据库建立后可以查询、统计，便于修改和批量操作。本系统数据大多采用此种方式输入。后者将文档直接扫描输入，可建立标题或关键词检索查询，应用较局限，适用于文件的数字化保存和管理。档案信息存在显著的时代特征，其中部分量化分类相对困难。因此，数据库应既包含规范的原始信息，又具有量化分类信息。

2.4 人事档案信息录入的质量控制

数据库信息的准确性是人事信息系统的基础和生命，在应用时直接关系到职工的切身利益并影响医院决策，故数据录入的质量控制十分重要。一般而言，双人录入、交叉审核是减少失误的基本要求。此外，录入后的专人再次审核以及使用中的复核过程是确保数据可靠性的重要步骤。本系统资料录入后，采用将信息发放给职工本人，通过自我审核的方式进一步检验了数据的准确性，确保了数据的可靠性。

3 系统的架构与人事档案的利用情况

本系统采用C/S架构，使用Delphi语言开发，是基于SQL Server 2005数据库的大型人力资源管理系统。系统包括人事、工资、考勤、考试、文档等8大模块。已建成职工档案信息、文件档案等数据库，内容涵盖全院在职和离退休人员信息。可辅助人事、财务等相关部门开展工作。

在数据库开发过程中，职工档案信息录入内容最复杂，工作量大。开发人员根据信息需求设置个人基本资料、学习经历、工作经历、职称职务、聘任岗位、担任职务、社会关系等十大类近百个字段。共利用职工人事档案3764卷，整理、核实、录入372636条档案信息并索引。文件档案数据库收录1999年以来人力资源部归档文件档案476份（1815页）并索引。其他数据库录入各种电子档案，如考试数据库导入或录入职称计算机考试成绩1815人次，职称外语考试成绩1233人次。

4 医院人力资源信息系统的效益分析

人力资源信息系统建成后，在医院人事、科研、教学、财务等相关领域发挥了巨大作用，产生了良好的经济效益和社会效益。

4.1 改善档案的保存和保管，减少保管成本

人事档案纸质载体是最原始的证据材料，它的客观性不容置疑，故对其保护尤为重要。由于人事档案利用率非常高，工作中需经常查阅。利用计算机管理、查询人事档案信息，可大幅减少对原始档案的翻查机会，有利于材料的完整保存和保管，延长了档案的寿命，减少保管成本。尤其对于年代较久，易损坏的档案具有重要意义。

4.2 显著提高档案利用率和工作效率，降低利用成本

传统人事档案管理模式往往会导致档案利用中的“死档案”现象，即明知保存有所需档案却无法查找或难以查找，最终只能放弃。在实际工作中，“死档案”现象屡见不鲜，尤其在管理档案较多，索引不完善的档案室（馆），简单的查找也需要消耗大量的时间与人力。当遇到无检索工具时，更是无从查找。使用信息系统后，数据库内保存有大量数据，可提供近似实时的检索，索引字段多，结果全面、准确。档案人员的劳动强度明显降低，节省了时间，提高了工作效率。

4.3 及时为医院决策提供参考，为行政事务提供信息支持

人力资源信息系统不仅可以提供信息收集、存储和查询服务，还具有较强的统计、分析功能。如统计分析性别、年龄、职称、学历的分布情况等。传统人事信息统计、分析需要耗费大量时间和人力。在使用信息系统后，由于运算速度快，在数据信息准确、规范的前提下，可提供近似实时的统计分析结果，必要时可输出详细资料。为医院决策团队提供了迅速、详实、可靠的参考依据，使医院决策更具科学性。此外，人力资源信息系统可根据实际要求为相关部门提供信息支持，如财务、科研、教育等。在导出数据格式兼容，系统联网或软件集成后可发挥更高效率，真正实现资源共享。

5 医院人力资源信息系统应用中的主要问题与解决方案

5.1 数据更新与系统维护

人力资源系统是一个动态的信息系统，需要使用者不断更新和维护。要保障该系统正常工作，应注意：（1）每次信息录入须规范、完整，以避免因格式不当或数据缺失引起的查询和统计结果错误。（2）录入的信息务求真实、准确，这是人力资源系统存在的基础，也是其发挥作用的前提。因此，一定要保证录入数据与原始人事档案一致。日积月累的错误数据可以瘫痪整个系统，使之失去可信性和存在的价值。（3）随时更新数据、定期数据维护。在数据更新后要注意核准，只有信息真实、准确，才能提高数据库质量，增加信息系统的可信度和使用率。（4）在政策等调整时，及时升级系统，以确保系统运行的连续性，提高使用率。

5.2 人员培训与素质的提高

要充分发挥人力资源信息系统的作用，全面实现信息化，就必须组建一支高水平和高素质的使用和维护人员团队。相关人员必须是既熟悉计算机技术，又掌握人事管理和人事档案工作的复合型人才。因此，岗前培训着重加强了计算机技能，尤其是该系统软件的应用培训,《档案法》、人事档案管理知识和规章制度培训，以及现代医院管理知识培训。在系统使用过程中，针对出现的问题，及时组织学习，让使用人员熟悉实际情况，加快磨合。同时，通过不断的业务学习，加强工作人员自身素质的培养，使之适应医院建设和持续发展的需要。

5.3 数据资料的保存和原始档案的管理

人力资源信息数据库可保存于磁介质和光介质，体积小，易于保管，日常使用的数据库存储于系统服务器。由于信息更新频率较低，不需使用“热备”系统，仅采用定期备份或修改后自动备份即可。由于纸质档案的客观性不容忽视，电子档案尚无法完全替代纸质原始档案。采用纸质载体与电子档案并存的“双轨制”是目前常用的管理模式。此模式不仅能将档案管理人员从繁琐的手工操作中解脱出来，充分实现人事信息的高效利用，还可以改善原始档案的保存和保管，是目前较理想的管理方式。

5.4 系统安全

人事档案管理执行相对严格的保密原则。在软件开发过程中采用高可用技术，加强人事信息数据安全控制，建立从网络层、系统层和应用层面的安全机制和科学的安全管理体系。对系统管理和使用人员采取分级授权，对联网计算机加强管控。在应用过程中，注重使用人员的培训、管理，将数据安全纳入医院安全管理的范围。

6 深入开展档案信息化工作，有效利用人事档案，提高服务水平

加强医院人事档案信息化是信息时代的需要，更是医院现代化建设的重要环节和必由之路。在完成信息系统开发后，充分合理的使用是开发的最终目的。早期开发的资金、技术投入必须依靠使用来获取效益，而利用效率直接反映了系统开发的成败。在医院建设和发展过程中，人事档案主要为人才发掘、培养和管理工作服务，为领导决策和全院员工服务。人事档案管理部门和人员应从思想上树立主动服务意识，主动了解相关部门、人员对人事档案的需求。组织他们参与档案信息的收集，鼓励为人力资源信息系统的进一步开发和升级建言献策，使系统信息更完整，更具针对性和实用性。在此基础上，充分利用档案信息为医院建设、管理提供重要且可靠的依据。

[1] 张照余. 关于档案信息化建设效益问题的思考[J].档案学通讯,2007 (4):57-59.

Design and practice of personnel archives information oriented human resources information system in hospital

XU Chun, YU Bingjiang

Chinese Hospitals.-2011,15(7)：64-66

personnel archives, informatization, human resource information system

Experience of human resources information system development and application in Affiliated Hospital to Qingdao University, Medical College is summarized. The background, conception, information system structure and archives utilization, benefit analysis, main problems and their countermeasures are discussed. The information system is an important tool for human archive management and utilization. It can improve efficiency,reduce management and utilization cost and give support for decision making and hospital administration.

徐淳：青岛大学医学院附属医院人事处副研究馆员。

E-mail：prince_room@sina.com

2011-04-13](责任编辑 张晓辉)