国内电力设计院EPC总承包工程的采购管理

李亮

(中南电力设计院总承包分公司，湖北武汉430071)

0 引言

随着我国改革开放及经济建设的发展，钢铁、冶金、化工、造纸等行业大型工程项目的开工建设越来越多，与之配套的火力发电、供热工程也相应增多。由于行业的技术差别，其配套的火力发电、供热工程的建设大多采用设计采购施工(EPC)总承包模式，国内电力设计院为适应经济形式的变化，开展了EPC总承包业务，为向工程公司转型积累经验、奠定基础。

采购是EPC总承包工程执行过程中极其重要的环节。对于火力发电项目而言，设备费用占项目总投资的60%左右，因此，搞好项目采购工作，对节约项目投资、提高工程承包效益是至关重要的。

1 电力设计院EPC总承包工程采购实施情况

整合内部设计，建立适合设计院特点的完善项目管理组织体系和运行机制，正确区分项目管理机构、职能部门、项目部之间的权利和责任，通过组织体系保证项目采购管理过程中各环节顺畅运行，才能体现企业的整体管理能力和技术水平。

1.1 采购模式和程序

目前，电力设计院大多实行的是集中招标采购，即在分管院长领导下的分公司集中招标采购、催交模式，所有的物资招标、采购、催交均由分公司采购部负责，现场项目部的物资管理部门只负责设备的接收、现场检验和分发工作。采购基本程序为:采购部提出采购计划→设计部门提出技术规范书→采购部提出短名单→审定技术规范书和短名单→发出招标文件→接收投标文件→公开开标→评标、定标→确定预中标单位→发出预中标通知书→合同谈判→签订合同→监造、催交→现场检验、分发。

从中南电力设计院几个项目的实施情况可以看出，现行的采购模式和程序基本满足大批量设备、材料的采购要求，但仍存在一些需要补充、完善的方面，主要表现在如何快速进行遗漏、现场变更增加的设备、材料以及现场损坏又急需的设备的补充采购。这些设备材料一般情况下涉及金额较小，但是现场项目部没有采购职能，如果由分公司采购部统一采购，需经过询价、评比、批准、合同签订一系列环节，无法满足现场施工进度的要求，在项目调试试运行期间，矛盾更加突出。

零星设备、补充材料虽然涉及金额不大，若采购不及时会影响现场施工进度，尤其影响调试、试运行。为满足现场需求，对急需的、涉及金额较小的设备及材料，由物资管理部门牵头，控制部、工程部参加，按询价、评比的方式进行采购，基本可以解决类似问题对现场造成的影响。

1.2 采购范围

采购范围首先要依据EPC合同的工作范围，除此之外，还要依据电力系统的相关划分规定。采购人员必须熟知EPC合同的相关内容，了解、掌握电力系统相关规定，同时应该与设计部门密切配合，在合同技术规范书中明确供货界线、项目，对容易产生争议的部分在采购合同中尽量详细说明，保证完整、准确地进行设备、材料的采购，尽量避免合同执行期间的纠纷。例如:根据常规，管道的伸缩节、系统风门应该由安装单位提供，但如果在合同中不加以具体明确，施工单位可能会提出异议，要求增补费用。

1.3 采购进度应满足设计、施工的要求

采购必须纳入设计程序，设计、采购、施工3者的有机结合是项目顺利执行的基石。采购计划、采购进度必须与设计进度、施工进度相适应，保证设计、施工按计划进行。尤其是进口设备、仪表的供货周期较长，采购计划一定要特别考虑，提前安排采购，满足现场施工进度要求。

1.4 跟踪主要设备的生产及供货情况

采购部门不仅要熟知EPC合同的技术、商务要求，根据项目具体情况，制订采购计划，进行设备招标、采购，签订供货合同，而且更应该关注设备供货合同的后续执行情况，掌握设备的生产及供货情况。例如，在笔者执行的一个项目中，向供货商多次催要与引风机、一次风机配套的电动机未果时，才发现供货商的财务状况恶化，将已支付的货款挪用，没有款项支付给配套电机厂，无法满足合同供货要求。为满足现场进度要求，只有将部分配套货款直接支付给其配套电机厂，配套电动机才发运到现场。

1.5 设备供货合同的管理

设备供货合同的管理不仅要重视采购范围、交货进度，而且要严格控制、跟踪设备付款和发票的开具情况，在项目资金短缺的情况下，调节付款额度及时间，避免纠纷，降低风险。

1.5.1 调节付款

项目执行过程中一定要时刻关注业主项目资金的支付情况，如果出现业主资金短缺，进度款长期且大额度欠付，导致不能按合同规定按期支付设备供货商的到货款、进度款时，作为总承包商，一方面要及时向业主发出催款函件，另一方面为保证现场安装工作的继续进行，尽可能避免、减少停工、窝工带来的损失，采购部、项目部要及时与设备供货商进行沟通，争取设备供货商的谅解。同时，依据“急需”、“重要”、“分批”的原则，对有限的可用于支付的资金加以调节、控制和支付。“急需”就是根据现场施工进度，现场安装急需的设备，优先支付，保证到货;“重要”就是三大主机、重要辅机，必须保证其工厂内生产不停工，优先支付;“分批”就是对已到场设备多批次支付。

1.5.2 付款方式及发票

为保证业主按时支付设备款，要避免总承包商向业主提供设备增值税发票与设备厂商向总承包商开具增值税发票时间上的矛盾。在常规情况下，在总承包商支付90%的设备款后，设备供货商才向总承包商开具100%增值税发票;在工程项目试运行结束后，即在业主支付90%的款项后，总承包商再向业主提供增值税发票。但是，有些业主要求在提供增值税发票后再支付设备到货款，因此，二者之间产生了矛盾，总承包商不能全额向业主提供增值税发票，业主时常以此为理由拖延付款。

2 采购管理建议

(1)采购过程应纳入设计程序。将设备、材料采购费用进行分解，融入设计过程，以控制设备、材料费用。尤其要重视材料的管理，保证材料规格、型号、数量的准确性，否则将给采购、订货、施工带来极大困难。

(2)招标、采购、合同谈判与项目执行密切结合。目前，设备、施工单位的招标、采购、合同谈判与项目执行结合得不够紧密，建议在招标、采购、合同谈判过程中安排项目部相关管理人员参加，充分听取项目部各专业部门的意见，避免不必要的设计变更、设备漏订/多订及合同条款不严谨等情况的发生，同时，也使项目部相关管理人员真正了解、熟悉、准确理解合同精神，有效地处理合同执行过程中产生的问题。

(3)对设备的规格、数量、质量、交付进行跟踪控制。设备、材料的交货进度、数量、质量直接影响项目的建设进度及项目连续、稳定和安全运转。因此，必须对设备、材料的规格、数量、质量、交付进行跟踪控制，尽量避免在项目执行现场补充订货。

(4)要开发质量可靠、商务可信赖的供应来源，建立长期稳定的合作关系，为项目开发和执行提供强有力的支持。

(5)培养廉洁、敬业、沟通能力强、专业过硬、工作高效的采购队伍，以保证采购工作安全、顺利进行。

(6)对已建项目的各种采购数据进行整理，收集主要设备、材料的生产企业状况、价格状况、供货周期等数据并定期更新，建立具有参考价值的技术体系和数据库。

3 结束语

国内电力设计院正处于向国际型工程公司的战略转型期，近几年来通过承建的总承包项目和进一步学习国际项目管理经验，使企业的经营范围不断扩大，管理水平不断提高。本文总结了电力设计院在EPC总承包工程中的采购管理经验，对于保证工程建设进度、降低整个工程的造价有积极作用。