刍议煤炭企业档案信息资源开发

文/刘冬蕾

刍议煤炭企业档案信息资源开发

文/刘冬蕾

煤炭企业档案作为整个档案系统的一个重要组成部分，有着极为丰富的内容，在技术、人事、煤炭企业文化等方面有着很大的开发利用价值，煤炭企业档案管理部门只有不断深化对档案信息资源的开发，发挥档案信息的多种用途，才能满足煤炭企业对档案的利用需求。

一、煤炭企业档案信息资源开发的重要性

煤炭企业档案工作是一项基础性的工作，记载煤炭企业变化的历史，意义十分重大。

1.效益功能

煤炭企业的档案信息大多以生产、建设为主，尤其是煤炭企业的地质资料部分都是一种十分珍贵的资源。通化矿区从光绪元年发现煤炭开始，已有一个多世纪的历史，经过建国后60多年的开采，资源已近枯竭。因此，对通化矿区的现有资源和周边地区进行探底、摸边、找盲，是扩充资源、延长现有矿井服务年限的最直接、最有效的途径。所以，充分发挥地质资料的作用，组织专业技术人员对矿区的资源储量进行深入的研究。

2.服务功能

改革开放后，国有煤炭企业大多经历了较大的体制变革，或破产，或改制，或重组，职工身份有了很大变化。以通化矿业集团为例，改制前全部职工近4万人，经过破产改制，目前只有1.2万多人。改制以来，通矿集团档案馆接待破产改制职工每年多达近千人，为许多职工办理个人退休原始档案及身份确认提供了大量服务。此外，在土地范围界定、建设档案查阅以及地方各个部门的数据查找上也做了大量工作。

3.教育功能

煤炭企业档案中的丰富内容，不仅具有很大的经济价值，而且还具有育人作用。近些年来，通化矿业集团利用馆藏资料，先后编写了《通化矿区工会六十年》《通化矿务局局志》《通化矿区编年纪事》等重要著作，完整地记录了矿区60多年的发展历史，对广大干部职工起到了重要的教育作用，也留下了宝贵的精神和文化财富。因此，注重发掘煤炭企业档案的教育功能，对于加强煤炭企业文化教育，也有着极为重要的作用。

二、开发煤炭企业档案信息资源的主要途径

鉴于煤炭企业档案的重要意义，作为煤炭企业领导，一定要重视煤炭企业档案的利用和开发，不断挖掘煤炭企业档案的价值与功能。

1.加强煤炭企业档案馆建设

煤炭企业领导一定要高度重视档案馆建设，加强编制设置，保证人员数量，不断强化煤炭企业档案工作。当前，要加大档案馆工作人员的培养，更新知识，提高素质，努力培养一支过硬的档案工作队伍。特别是在煤炭企业体制改革中，档案馆工作只能加强，不能削弱，做到机构健全、人员充足。

2.加快档案馆电子信息化建设

在以网络技术为核心的信息技术背景下，煤炭企业档案管理要尽快从传统的工作模式下解放出来，充分采用信息技术，提升工作手段。煤炭企业档案管理要适应电子信息化的发展，加快电子档案建设，在档案管理上实现管理自动化，实现更加高效优质服务。

3.拓宽煤炭企业档案服务功能

目前，煤炭企业档案在服务上还比较单一，档案资料的价值还没有得到较大的利用。因此，档案工作一定要跳出简单的工作模式，建立专题数据库、大事记数据库、专家数据库、文件目录数据库等，加大档案信息资源开发，全方位拓宽档案信息资源的价值，使其更好地为煤炭企业发展服务。

三、加快推进档案信息化建设

煤炭企业档案工作要朝着信息传递网络化、检索智能化方向发展，使档案信息化管理系统成为提高煤炭企业档案管理水平的有效突破点，努力推进煤炭企业档案信息化建设工作的开展。

1.宣传煤炭企业档案的独特作用

档案信息在实施煤炭企业目标管理中不仅能起到参与、沟通和借鉴作用，而且还具有分析、对比、协调等诸多功能。充分利用和发挥档案独有的优势和作用，既能保证计划目标与具体操作方案及其实施效果的一致，还能及时发现目标的偏差，调整资源配置和行动部署，把走偏的管理活动导向正轨，从而达到提高管理整体绩效的目的，促进煤炭企业目标的实现。

2.加强与文秘部门的紧密联系

文秘工作是档案工作的前提和基础，从系统工程和全面质量管理的角度看，只有保证文秘工作各环节的工作质量才能保证档案质量。当前，文件的形成(外来文件的登记)、分发、归档以及分类、组卷、编目等一系列工作都纳入了办公自动化系统。这样，文书处理和档案管理自然地成为一个连续的过程。文书处理工作质量的好坏，直接影响档案整理工作。因此，必须携手文秘部门对电子文件的形成、收集积累、鉴定、整理、归档及归档后形成电子档案的管理、开发利用等，实行全过程管理，以确保电子文件至电子档案管理工作的连续性。

3.争取煤炭企业领导对档案工作的支持

当前，各种业务交流成为一种提高业务技能的重要形式。煤炭企业应拨出一定经费，有计划地安排档案人员外出学习，加强与其他企业的交流，借鉴他人的档案管理先进经验，丰富和发展自我。另外，应根据档案信息化建设的需要，在坚持文档一体化原则的基础上，把档案信息化纳入办公自动化的总体布局，把电子文件归档和电子档案管理作为档案信息化工作的重点，推进煤炭企业档案管理与煤炭企业信息化建设同步进行。充分利用计算机技术和网络技术，进一步提高档案管理现代化水平，使国有煤炭企业之间、国有煤炭企业与外企之间的接触更多、更便捷，为煤炭企业提供更加优质、高效的服务。

通化矿业集团公司）

张鑫）