ERP环境下业务流程再造与分销方案设计

李爱红

（武汉理工大学 机电工程学院，武汉 430070）

0 引言

随着ERP产品的不断完善和应用，越来越多的企业选择了ERP系统，但很难取得预期效果。其主要原因是业务流程依然被手工模式所禁锢，一些冗余的业务流程需要改造。ERP不仅是一个软件系统，更代表了以供应链为核心的基于流程的管理思想，它与传统的基于职能岗位的管理思想完全不同，要使企业的绩效大幅度地提高，必须打破旧的体制，重新设计全新的企业事务流程，企业只有先进行业务流程重组后才能实施ERP。因此，对业务流程和会计流程重组或再造是ERP 实施过程中必不可少的重要环节。研究供应链环节中物资和信息的流动，在此基础上设计出ERP环境下分销流程的策略，是本文将要解决的问题。

1 业务流程再造的研究现状

传统的会计流程是建立在落后的数据传递的基础上的，业务流程和会计流程是分离的。随着IT技术的发展，企业内部和企业之间的信息交换更加实时和准确，传统会计流程逐渐暴露出其固有的缺陷，利用业务流程再造的思想，根据ERP系统集成性的要求，对传统的流程进行重组和优化具有十重要的现实意义。

流程再造（BPR）是一种新的管理思想和方法，在美国，BPR的应用在大提高了企业的盈利能力和客户服务水平。它的创始人Hammer(1990)[1]在研究过程中，强调业务流程再造与财务部门的关系。Booth和 Rupert(1994)[2]两位学者则提出，会计业务流程的构建应从考虑外部因素、分析企业的具体活动和运用两个方面入手。另外，Petrozzo 和Stepper(1994)[3]等学者也分别对将业务流程重组纳入管理会计体系进行了较为深入的研究。

O Leary 和 Daniel E(1995)[4]的研究结果表明，如果存在竞争成本过高、系统有过多的冗余环节、过程中可以运用新技术、有可用的新信息或系统崩溃等情况，系统就必须进行再造。

把BRP思想运用于会计流程再造中，George Valiris和Michalis Glykas(1999)[5]指出会计流程再造要关注核心业务过程，通过对管理会计、信息系统发展及组织理论等业务流程再造的重要方法加以研究，认为信息技术是实现BPR由思想向现实转变的催化剂和推进器，而将管理软件应用于企业，必然会使其已设定的科学流程为企业所采用。

袁树民(1998)[6]在研究业务流程重建与现代会计模型时指出，会计观念重建和会计组织重建的协调运作方可促成会计业务流程重建的最后成功。杨周南(2002)[7]认为，会计信息系统要与业务系统紧密结合，主动地在业务发生时获取详细信息。林宝玉(1999)、王世定(2004)[8]提出基于业务流程对会计系统进行重构的设想，对IT环境下会计系统进行重构，借助企业业务流程的全面改造，实现业务流程和会计管理工作的整合，并对财务会计与管理会计系统的业务流程提出总体架构。

会计系统流程再造或优化的重要性，已被国内外众多学者认同，并提出了会计系统流程再造的基本设想，但因为企业具体情况各不相同，不同的行业带有鲜明的行业特色，目前尚缺少系统的研究，尚未形成一个基于供应链的业务流程、组织流程以及信息流程的会计系统流程再造的完整体系。

图1 供应链业务流程优化原理

2 ERP环境下供应链业务流程再造的优化设计

ERP系统由若干子系统组成，对于制造企业而言，核心是供应链，把经营过程中的相关各方如供应商、制造商、分销网络、客户等纳入一个紧密的供应链中，有效地安排核心企业的产、供、销活动。供应链业务流程再造时，要强调数据的集成，汇总业务事件数据，传至系统中心数据库进行加工，财务、生产制造、分销等业务事件共用一套数据。

2.1 供应链业务流程的优化目标

集成性。ERP系统实现了对整个企业供应链的管理，我们不再孤立地看待链上的各个企业，而是把整个供应链看成一个有机整体。在进行供应链业务的重组和优化时，要从价值链管理的角度出发，把企业内部及其外部价值活动看成是一个有机的整体，供应链中各部门各企业之间的流程应该是协调的，流程再造应该考虑每个环节是否可以实现价值链的增值，对于一些非增值环节应该坚决摒弃。

实时性。在供应链的生产、销售、采购各个环节的处理过程中，信息与物流同步进行，各个环节均伴随着物资流和信息流，在物资流动时，各种单据同步输入ERP系统，自动传递至财务系统，并自动产生查询、管理决策所需的数据。所以ERP中的财务信息随制造、分销等业务模块的作业流程同步产生的，在产生物流信息的同时生成了会计信息。

计划性。ERP系统还还体现了计划的思想。ERP的计划系统主要包括：主生产计划、采购计划、物料需求计划、销售执行计划等，而且这些计划功能与价值控制功能已完全集成到整个供应链系统中。随着竞争的加剧，主生产企业迫切需要建立一个“以销定产、以产定料、以料的需求安排资金”的良性循环机制，计划的编制不是针对某一环节或某一过程，而是要考虑整个供应链中的相互影响，高效率精准地安排生产，提高整个供应链的竞争能力。

图2 原总公司向供应商销售的业务流程图

2.2 供应链流程的优化设计思路

根据供应链优化的目标，供应链业务流程优化设计的基本思路是：将供应链业务流程与会计处理流程融合，以业务流程为导向，利用业务多样化技术、自动凭证触发技术、联机事务处理技术和引擎技术，实现财务、业务信息协同处理，实时生成，数据信息实现数据的一方录入，多方使用，实现数据共享，真正实现财务业务一体化 。

通过优化，基本能够实现与供应链业务有关的采购、生产、仓管、销售、财务等各部门的集成，其数据流如图1所示。

3 供应链会计业务流程优化过程的实现

供应链业务流程优化的基本思想是将企业业务处理和会计信息处理流程融合为一体，融合财务会计和管理会计职能，从全局的角度构建整体化的供应链流程体系。下面以食品加工企业销售环节为例进行具体描述，其他业务与此方法相同。

食品行业是国民经济的重要支柱产业，它的发展关系国计民生，并关联农业、工业、流通等领域。食品加工行业的价值链正由上游向终端倾斜，谁最接近消费者、谁最能把握消费者需求，谁在整条价值链上就拥有更大的发言权。而企业与最终消费者的联接，主要通过直销和渠道两种方式，我们以某食品加工企业总公司向区域经销商的销售业务为例，进行业务流程的优化。

某公司总公司向区域经销商的普通销售业务流程如图2所示。在原业务流程中，存在以下问题：

1）配货中心有员开具对经销商销售的预提单时，不能在开单页面上直接看到客户信用余额情况，只能到客户资料里查询，比较繁琐；

2）总公司对经销商规定有信用额度及信用期限，在销售时只应用信用额度进行控制，信用期限用作收款控制，当客户信用余额不足时，需要由结算中心结算员检查该经销商是否存在在途资金或未冲销的费用，如果存在则追加信用额度。

公司在途资金量较大，如果用手工进行控制，几乎无法实现。需要在软件中反映在途资金的情况，即当客户打款后将银行结算单据传真给公司，公司财务人员收到传真件后则记录为在途资金，在途资金需要冲减应收帐款，但不能作为实际收款确认；

图3 优化后的分销业务流程

3）配货中心人员需要随时掌握仓储的实际存量和可供销售数量，原有业务流程中很难进行管控。

优化后的分销业务流程如图3所示。优化以后的流程，在销售订单保存时自动检查客户的信用额度，如果超过信用额度自动报警，并且销售系统的信息与财务信息一致，避免了一笔业务两次处理，减少了工作量和沟通成本。另外，对于在途资金占用信用额度不能及时开出销售订单的情况也得到了很好解决。同时，由于单据签字后自动处理相关结算，避免了人为因素造成的结算价格错误。

优化后的系统已经在某食品企业成功实施，通过对公司原有销售管理的环节的改造，把业务处理与会计处理的进行了整合，重整了销售流程，加强了客户信用管理，同时促进了客户信息流在公司内的沟通，大大提高了客户销售管理的效率；加强了资金的管理，提高了工作效率和管理水平。

4 结束语

ERP软件在实施前先要对业务流程进行优化，改变不合理的管理流程，引入科学的管理思想和管理流程，再实施ERP系统。

ERP环境下流程的优化应体现在供应链的各个环节，对于“以销定产”型的企业，销售部门根据年度销售计划，将其分解成各月的销售计划，生产管理中心根据销售计划制定物料需求计划，由供应部根据现有库存量组织采购，生产部门按生产计划排产，整个的过程都要进行流程的优化。如果供应链中各个企业均采用ERP系统，生产公司与各大经销商直接联网，并将系统终端开放给各大经销商，在电子商务环境下，经销商可在系统中直接下达订货计划（即录入预订单），然后总公司查询后直接进行发货处理，那时将会看到供应链协同和高效在运转。

[1] Hammer.Reengineering Work:Don't Automate,but Obliterate[J].Harward Business Review,1990(July/August):104-112.

[2] Booth,Rupert.What on Earth is Business Process Reengineering[J].Management Accounting,1994,72(8):18.

[3] Petrozzo D P,Stepper J C.Successful Reengineering[M].New York:Van Nostrand Reinhold,1994.

[4] O Leary,Daniel E.Reengineering Accounting Systems(Part two)[J].Infotech Update,1995,5(1):1.

[5] George Valiris,Michalis Glykas.Critical Review of Existing BPR Methodologies:The Need for a Holistic Approach[J].Business Process Management Journal,1999,5(1):65.

[6] 袁树民.业务流程重建与现代会计模型研究[J].上海会计,1998,(2/3).

[7] 杨周南.企业信息系统的发展规律[J].中国会计电算化,2002,(3).

[8] 陈良华.供应链管理的演进与研究框架的解析[J].东南大学学报:哲学社会科学版,2004,(1).