论医院高值耗材的科学管理

郝 梅 闫 华 刘 帆*

1 高值耗材的定义及特点

医用高值耗材通常相对普通低值耗材而言, 一般指分属于专科使用、直接作用于人体、对安全性有严格要求, 且价值相对较高的医用耗材[1]。它的特点是：（1）手术中一次性使用，通常专科专用；（2）安全质量要求高；（3）价值高，在医疗耗材支出中占的比重大[2]。目前医院常用的高值医用耗材主要分心脏介入类、人工关节类、外周血管介入类、消化材料类、麻醉材料类及其他类[3]。

2 医院实施高值耗材管理的必要性

随着科学技术的发展与创新，高值耗材品种不断增加、性能不断完善，促进了医疗技术的更新，加快了医疗事业的发展，同时给医院的器材供应管理工作带来了新的考验。一方面，人民群众越来越重视高值耗材的质量、安全与价格问题。另一方面，高值耗材涉及采购金额大，在医院支出中占有很大比重。因此，引起了医院的高度重视，各医院均加强了高值耗材的管理工作。

3 传统管理方式及存在的问题

3.1 传统管理方式

传统的管理方式如图1所示。具体流程是：临床科室直接向供应商采购，供应商将高值耗材及其发票送至科室，科室使用后凭发票、手术医师签名的手写四联单到设备处补办手续,一次性办理入库、出库即专购模式，设备处完全凭使用科室的反馈信息与供应商结账。

3.2 存在的问题

传统管理方式，从需求到使用的周期短、效率高[4]，且不占用医院资金，曾在各医院广泛使用。但是，随着高值耗材的广泛应用，这种简单的手段已明显不能满足管理要求，存在诸多隐患和管理漏洞。

3.2.1 耗材准入把关不严

虽然高值耗材的“三证”（注册证、生产许可证、经营许可证）、授权时限等信息，经过控感科和设备处的层层审批，已经得到保证。但是该信息以纸质文件形式存放在控感科，资质信息更新不及时、科室订货时忽略查询资质，会造成高值耗材准入把关不严，存在安全质量隐患[5]。

3.2.2 耗材安全性得不到保障

生产批号和失效日期是高值耗材安全监控的重要信息。众多的品种和批次再加上流通中的各种复杂情况，使得医用耗材的安全监控工作难上加难，高值耗材过期报废的情况时有发生[6]。由科室验收保管高值耗材，存在较大的安全风险，一旦将过期耗材给病人使用，将会造成重大医疗事故。

3.2.3 存在漏费风险

传统模式下，高值耗材收费依靠操作人员的自觉性计价，随意性较大，技术手段上无法严格审核价格的准确性，经常会出现医生、护士或收费员对医用材料的名称不熟悉现象，导致多收费或是少收费等情况时有发生。虽然通过成本核算的方式能够从一定程度上进行控制，但还是不能彻底杜绝由于疏忽及人情关系等导致的漏费[7]。

3.2.4 耗材信息难追溯

传统管理方式下，科室先使用后入库，设备处完全凭借科室的反馈信息办理入库，数据质量较差，存在信息不准确、不规范、不完整的问题。一旦出现耗材由于质量原因召回，只能从病历资料中手工查找，效率和准确性均较低，不能适应现代化管理需要[6]。

3.2.5 运营数据不准确

医院运营部门进行成本核算时，往往以设备处办理出库手续的时间金额为准，而高值耗材采用先产生收入，后办理出库手续，且滞后时间有时长达数月，导致该部分高值耗材收入与成本不能同步配比，从而严重影响成本的实时采集和控制[8]。

3.2.6 存在廉政风险

人民医院平均每个月与供应商结账金额1400～1600万左右。旧的模式下，由科室自行采购，采购过程不透明，且无部门监管，给吃回扣、讲人情等不良现象提供了滋生的土壤[4]，存在较大的廉政风险。

3.2.7 管理部门职责减弱

耗材在医院的整个流转过程中，设备处仅起到了办理结账的作用，对采购、收货和使用的过程缺乏全程有效的监管，无法动态、实时了解耗材在医院的状态，更谈不上对耗材的监督管理职能。

3.2.8 历史数据统计分析难

医用耗材的流通过程记录不仅具有物流管理和财务管理的意义，同时也是医院医疗服务重要信息的组成部分，因为缺乏有效的数据组织手段，大量有价值的历史数据无法分析使用[6]。

4 人民医院高值耗材新的管理方案概述

为了实现对高值耗材规范、统一、专业的管理，达到采购透明、使用安全、服务专业、收支同步的目标，人民医院采取了以下措施：（1）成立高值耗材管理项目组；（2）业务流程重组；（3）基于ERP系统实现高值耗材全程可追溯管理。

4.1 成立高值耗材管理项目组

高值耗材使用量大、覆盖面广、品种多、规格型号复杂、价格高、专业性强，尤其是植入材料的有效性和安全性必须严格控制，这些加大了高值耗材管理工作的难度。为了项目的顺利开展，人民医院从设备处、控感科、信息中心、手术室等各部门抽调业务骨干，成立了高值耗材管理项目组。

项目组负责全院高值耗材的相关工作，结合项目的进展情况，不定期召开工作会，针对工作中遇到的问题，探讨解决方案，分享成功的管理经验。例如，ERP系统上线初期，库管员对于耗材不熟悉，曾发生收错货的情况。面对品种繁杂的高值耗材，如何辨别、区分各种耗材，按照临床科室的需求正确下单采购、收货入库、盘点，对设备处的采购员和手术室的库管员来说是个不小的挑战。为此，项目组针对性地开展了一系列培训，邀请供应商介绍人民医院常用高值耗材的外包装、用途、保存方法等，提高了相关人员对常用耗材的认识。项目组的成立，确保了项目有专人负责，进展有专人跟踪，避免了项目流于表面形式。

4.2 业务流程重组

人民医院借鉴企业的物流管理方法，重新理顺工作流程，调整工作岗位（包括撤岗和建岗），划分岗位权责，以避免旧的业务流程的弊端，保证耗材管理的科学性。新的业务流程如图2、图3所示。

如图2所示为字典审核与维护流程。人民医院成立了高值耗材委员会，每年遴选一次高值耗材。对于遴选通过的耗材，由临床科室提供供应商名称、资质证明和高值耗材名称、规格、型号、价格、生产商名称等信息，控感科对供应商的资质进行审核，不合格的直接反馈科室。对控感科审核通过的供应商，设备处对其耗材信息进行核对，信息不完整的直接返回科室要求更正或补充。设备处审核通过的耗材信息，由信息中心进行ERP基础字典维护，同时物价科予以备案并对高值耗材的收费项目进行维护更新。

高值耗材采用供应商寄售库管理。如图3所示为高值耗材使用与结算流程，其中实线框为信息系统内流程，虚线框为信息系统外流程。临床科室在术前提出领用需求并填写申请单，有基数/安全库存的耗材，手术室库管员基于基数/安全库存生成采购单，无基数/安全库存的耗材，手术室库管员可根据科室填写的申请单生成采购单或直接录入采购单。设备处采购员打印采购单，通知供应商送货。设备处库管员对供应商送货进行验收，在系统中按采购单收货至供应商寄售库，填入耗材的生产批号和失效日期，系统按单个数量自动入库并生成唯一条码。设备处库管员打印条码，贴于耗材外包装上，并将贴有条码的耗材送至手术室库房。手术前日或当日，手术室库管员将耗材发放至科室，并在系统中作领出单。科室使用后，在计费系统录入收费项目，并扫相应条码。通过设置夜间自动作业，将领出单转为真正的采购订单，同时扣减科室支出。耗材使用/结算数据也通过夜间自动作业自动传入数据库。月底，设备处按供应商/科室打印住院结账单，核对无误后通知供应商开发票。设备处外派会计核对供应商开具的发票与结账单，无误后进行发票匹配，进入财务处理流程。

4.3 基于ERP系统实现高值耗材全程可追溯管理

根据4.2所制定的业务流程，在ERP系统中进行相应的配置及个性化开发，为不同的岗位分配不同的角色和权限。

4.3.1 高值耗材基础信息维护功能

通过信息系统的字典管理，整合了设备处、控感科的所有字典，可以动态、实时查询厂家的资质，三证及授权时限到期时，系统将自动报红，避免了非法耗材流入医院。

4.3.2 高值耗材申领、审批与采购

科室仅需填写耗材申请单，由手术室库管员根据情况生成采购单，不仅方便了科室使用，也保证了所采购的耗材为医院审核通过的耗材，保障了耗材质量，规范了医院高值耗材管理。

4.3.3 高值耗材收货

设备处库管员对供应商送货验收，在系统中按采购单收货至供应商寄售库，填入耗材的生产批号和失效日期，系统按单个数量自动入库并生成唯一条码，条码号为“年月日+流水号”，如图4所示。库管员将条码一式两份打印，并粘贴于耗材外包装上。

4.3.4 高值耗材领用

手术前日或当日，手术室库管员将耗材发放至科室，并在系统中作科室领用单。在科室领用单填入仓库、科室编号，批次号中扫入高值耗材条码，过期耗材则无法做领用单，有效的避免了过期耗材给病人使用。对于未用耗材，进行退库操作。

4.3.5 高值耗材使用流水单、结账单打印

科室使用后，在计费系统录入收费项目，并扫相应条码。通过夜间自动作业，耗材使用/结算数据自动传入数据库。次日通过库管员打印高值耗材使用流水单（如图5所示），查看加价率等信息，确认收费、扫码是否正确，及时纠正错误，避免漏费。月底，设备处按供应商/科室打印住院结账单，核对无误后通知供应商开发票。

4.3.6 财务发票匹配

设备处外派会计核对供应商开具的发票与住院结账单，无误后按供应商号、OK单号进行发票匹配。

5 高值耗材新的管理方法的特点

新的管理方法克服了传统方法的弊端，使管理更科学、更专业、更精细。

5.1 业务财务一体化

各医院都进行了高值耗材的管理，相比于别的系统，ERP的最大特点在于与财务集成，实现财务业务一体化。高值耗材采购、库存等前端自动及时产生财务分录，真正实现财务对业务的及时监控，从根本上消灭对帐难的问题。

5.2 收支同步

高值耗材采用供应商寄售库管理，通过夜间自动作业，将领出单转为真正的采购订单，同时扣减科室支出，达到高值耗材收入与支出同步配比。

5.3 实现可追溯性

通过高值耗材条码化管理，一物一码，可实现以耗材为交叉点的两条主线的追溯，从病人安全考虑，向上可追溯到生产商、供应商，向下可追溯到病人，一旦耗材由于质量问题召回，可立即采取应对策略；从业务财务考虑，可追溯到高值耗材的收货、发放等物流过程及由此产生的所有财务凭证。

5.4 部门职能转变

通过业务流程重组，合理划分权责，临床科室仅需提交手术耗材申请单即可得到所需耗材，既减轻了临床医生的负担，使其专注于临床工作，又有效地避免了科室自行采购带来的弊端。设备处可监控到从采购入库、出库到病人使用的全部关键环节，实时、动态的了解耗材在医院的流通情况，改变了旧的模式下，设备处仅仅办理结账的状况，真正对耗材进、销、存、用起到了监管作用。

5.5 统计分析功能

应用信息技术手段管理高值耗材，有丰富的数据源，可以方便的对各类医疗服务信息、物流信息和财务信息进行统计分析，为领导决策提供数据支持。

6 讨论

结合高值耗材的管理，总结几点经验如下：

6.1 高值耗材字典是基础

高值耗材字典是整个项目实施的基础。高值耗材管理项目组集中两个月的时间对各个科室的字典进行了梳理。全院实际在用高值耗材共涉及204个供应商、2173个品种、21577种规格。只有字典整理完备、准确，数据源头正确，整个工作才能顺利进行。

6.2 改变原有习惯与工作模式是关键

旧的管理方法已在医院运行数年，多数人已经习惯于旧的管理方法和工作模式。要想达到预期的目标，必须对流程涉及的岗位做不同程度的调整（包括建岗和撤岗），同时配合新流程建立新的管理制度，改变原有习惯和工作模式。只有组织到位，流程流畅，协调得当，权责清晰，才能保证整体工作进展顺利。

6.3 持续改进，不断完善

随着高值耗材管理工作的深化，今后还需要做更多的工作，如：ERP高值耗材字典与HIS收费字典做对照，术间扫条码后自动带出收费项目，只需确认即可，最大限度地避免收费、扫码错误。近期将采用B2B平台，ERP系统生成采购单，将采购单自动发至B2B平台，供应商从平台上获取采购信息进行备货，并将耗材的批次、失效日期等信息发至平台，收货时库管员只需确认即可完成收货，既减轻了库管员的工作量，又避免了手工录入的错误。

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