基于流程驱动的项目管理信息系统

周新会

(广联达软件股份有限公司，北京 100193)

基于流程驱动的项目管理信息系统

周新会

(广联达软件股份有限公司，北京 100193)

项目管理信息系统是项目管理者不可或缺的信息化工具。本文阐述了基于流程驱动的项目管理信息系统的优势，介绍了该系统的工作机制以及核心概念设计，并通过具体的应用实例展现了流程驱动在项目管理信息系统中的重要作用，总结了基于流程驱动的项目管理信息系统对于项目管理能力提升的价值。

项目管理信息系统;流程驱动;项目管理

1 引言

项目管理信息系统即PMIS，在美国项目管理协会出版的PMBOK第4版中，项目管理信息系统被定义为事业环境因素的一部分，是为指导与管理项目执行而提供的自动化工具［1］。它主要是利用信息化手段，将项目管理的理念和方法融入到管理信息系统中，从而实现对项目业务的管理，并服务于项目决策。

流程是一系列业务活动的有序组合，它接受各种输入要素，并通过处理过程产生有价值的输出结果［2］。流程驱动则是以流程为中心将相关联的业务组合起来，使这些业务活动以流程的方式有序开展，从而达成特定的业务目标。

基于流程驱动的项目管理信息系统，是指在系统中融入流程管理的思想方法和管理手段，将业务处理看作一系列任务过程，这些任务有输入、处理和输出，根据相应的业务目标，将相互关联的任务连接起来形成完整的业务流程，从而能够使管理信息系统提供对业务管理过程的全面支持。

2 基于流程驱动的项目管理信息系统的优势

项目管理具有明显的流程化特征，大量的项目业务活动都是基于流程方式来进行的［3］。因此，采用流程驱动的项目管理信息系统，能够充分发挥流程管理的优势，有助于为项目各项业务的开展提供有效的信息化支持。

传统的管理信息系统，很多都是以若干单个实体的处理为主，例如常见的单据处理，会将其看作对一个个实体信息的输入、查询。这样一来，首先是没有充分抓住项目管理的流程特点，无法按照实际的业务流程将存在业务相关性的功能关联起来;其次是局限于对单个实体的关注，造成只重视结果而轻视过程，从而使管理信息系统不能有效起到对项目业务的过程管控作用。

与传统面向功能的管理信息系统相比，基于流程驱动的项目管理信息系统具有如下优势:

第一，改变分散的点式业务处理，通过流程将相关业务优化整合，形成符合项目要求的业务流程管理。

第二，改变较弱的业务过程管控，从关注结果到关心过程，为每个业务目标建立起“目标－计划－执行－监督－结果”的管理流程，流程上下游环环相扣，从而实现项目业务的闭环管理。

第三，改变手动的业务推动模式，通过建立流程驱动机制，使系统在流程的推动下自动运转，只需人工开始流程起点的业务处理，流程中后续业务处理无需人工主动发起，即可由系统推动直到流程终点。

第四，改变松散的项目职能协作，通过流程使项目各个职能部门紧密协同起来，使项目组织由职能式运作转变为流程式运作［4］。

基于流程驱动的项目管理信息系统，不仅仅是信息化手段的运用，更重要的是带来了管理思想方法的升级，必将成为项目管理者的得力助手。

3 基于流程驱动的项目管理信息系统的工作机制

基于流程驱动的项目管理信息系统是一个以流程为核心运转的信息系统，它的核心组成部分包括业务处理、流程引擎和通知系统，同时还涉及业务处理的角色。其基本的工作机制如图1所示。

图1 流程驱动的工作机制

系统就是在图1这个流程驱动的机制下完成一系列业务处理过程的，流程各部分相互配合，各司其职，使系统得以顺利运转。下面我们就从流程起点到流程终点，完整地了解一下这个工作机制的运行原理。

步骤①:由角色A启动流程，开始进行业务处理1，并在完成后提交。

步骤②:流程引擎根据业务流转规则，判断应流转到的下一业务处理，并将流转信息提供给通知系统。

步骤③:通知系统根据流转信息，将业务通知发送给下一业务处理对应的角色。若应流转到业务处理2，则将业务通知发送给角色B;若应流转到业务处理3，则将业务通知发送给角色C。

步骤④:接到业务通知后，角色B开始进行业务处理2，并在完成后提交。流程引擎执行步骤②，经判断应流转到业务处理3，接着由通知系统执行步骤③，流程继续。

步骤⑤:接到业务通知后，角色C开始进行业务处理3，并在完成后提交。流程引擎执行步骤②，经判断无后续业务处理，已到流程终点，流程结束。

通过上述流程流转的过程，我们理解了流程驱动的工作机制，从而为基于流程驱动的项目管理信息系统的设计提供了依据。

4 基于流程驱动的项目管理信息系统的核心概念设计

根据流程驱动的工作机制，系统中与之对应的核心概念设计主要包括业务组件、业务流程和业务通知等几部分。

4.1 业务组件设计

对应于工作机制中的业务处理，业务组件是在系统中设计的业务处理单元。这些业务组件都具有相应的功能，用于实现业务流程中各个业务处理环节。

业务组件的设计包括界面、功能、实体和输入输出，界面和功能是业务处理过程，实体是业务处理结果，输入输出则是对传递数据的定义。通过这几部分设计，就形成了一个完整的业务组件模型，如图2所示。

图2 业务组件模型

在业务组件模型中，重点是业务组件输入输出接口的设计，也就是定义当前业务组件的输入数据和输出数据。由于业务的相关性，一个业务组件的输出将成为另一个业务组件的输入，基于一个确定的业务目标，就可以通过输入输出接口将存在业务关联的业务组件连接起来形成流程。因此，业务组件是业务流程设计的基础。

在项目管理信息系统中，可以将项目的各个业务处理定义为若干业务组件，并根据不同的业务处理类型，按照业务组件模型进行相应的设计来实现。然后，为每个业务组件配置相应的角色。

4.2 业务流程设计

如果说业务组件实现了各个点的任务，那么业务流程就是将这些点连接起来。对应于工作机制中的流程引擎，系统设计中的业务流程主要实现相关业务组件之间的业务流转处理。

业务流程的设计包括流转规则解析、业务数据推送和流转信息生成，流转规则解析负责判断应流转到的下游业务组件，业务数据推送负责将上游业务组件的输出传送给下游业务组件的输入，流转信息生成负责将流转规则解析的结果生成格式化的信息以便业务通知系统使用。通过这几部分设计，就形成了一个完整的业务流程模型，如图3所示。

图3 业务流程模型

在业务流程模型中，重点是业务流转规则解析的设计，也就是对规则表达式的解析，根据解析的结果，就可以确定当前业务组件的下游业务组件，然后利用两个业务组件的输出和输入接口实现待处理业务的数据推送，从而通过业务流程完成业务组件之间的任务传递。

在项目管理信息系统中，可以为项目的各个业务目标定义若干业务流程，并根据不同业务场景，按照业务流程模型设置相应的上下游业务组件和流转规则来实现。在业务流程配置时，要按照闭环管理的原则将项目管理的要求落实到系统的业务流程中。

4.3 业务通知设计

业务流程解决了关键的业务流转处理，业务通知则完成了流程驱动中的最后一推。对应于工作机制中的通知系统，系统设计中的业务通知主要实现将通知信息发送给下游业务组件对应的角色，并接受业务处理完成的反馈。

业务通知的设计包括通知信息发送和业务处理反馈，通知信息发送负责根据业务流程中生成的流转信息，将相应的通知信息发送给下游业务组件对应的角色，业务处理反馈负责根据业务处理完成的反馈更新已处理和未处理业务数。通过这几部分设计，就形成了一个完整的业务通知模型，如图4所示。

图4 业务通知模型

在业务通知模型中，重点是通知信息发送的设计，也就是从业务流程生成的流转信息中得到业务组件的上下游关系，然后匹配对应的业务通知并增加未处理业务数，再根据下游业务组件找到对应的角色并发送通知信息。在得到该通知对应的业务处理已完成的反馈之前，通知系统将持续跟踪并催办该项任务。

在项目管理信息系统中，通知信息的设置应使用用户易于理解的业务语言，并可以嵌入未处理、已处理业务数等参数。另外，系统还可以实现业务通知以手机短信、电子邮件等多种渠道和方式传递。流程驱动从“人找事”到“事找人”的转变，使得系统的用户在流程中不需要主动发起业务，而是根据业务通知来执行流程赋予自己的任务即可。

除了上述几部分核心设计外，系统中相关的设计还包括角色管理等，从而为基于流程驱动的项目管理信息系统的实现和应用提供了全面和完善的支持。

5 基于流程驱动的项目管理信息系统的应用实例

在系统核心概念设计的指导下，我们实现了一个基于流程驱动的项目管理信息系统，该系统支持流程驱动的工作机制，符合业务组件、业务流程和业务通知等各部分的概念设计。在实际的应用中，系统满足从业务流程配置到执行的全过程应用。

下面我们就以工程项目的物资采购管理业务为例，介绍流程驱动在项目管理信息系统中的应用。在业务流程配置环节，系统提供了流程配置工具，可以利用物资采购管理相关的业务组件配置形成物资采购业务流程，如图5所示。

在业务流程执行环节，系统实现了流程执行的各个步骤。当用户登录到系统首页，就可以看到由通知系统发送的业务通知，用户通过通知信息打开业务组件并进行业务处理，完成任务后即可提交。在系统后台，流程引擎和通知系统根据已经建立的物资采购业务流程进行流转处理和通知发送，当流程下游业务的执行用户登录系统后，即可看到发给自己的业务通知，从而开始下游业务的处理。系统始终通过这个循环来执行业务流程，如图6所示。通过上述应用实例，可以看出流程驱动在项目管理信息系统中所发挥的重要作用。由于项目管理的跨行业适用性，该系统可应用于以项目管理为运作方式的各种组织，只需要在系统中实现不同行业的业务组件和配置适应该行业的业务流程即可。

6 结语

基于流程驱动的项目管理信息系统是对传统面向功能的管理信息系统的变革，是运用信息化手段辅助项目管理的又一进步。由于该系统良好的扩展性和灵活的配置能力，完全可以支持项目管理流程的再造，对组织项目管理能力的不断提升具有重要价值。

［1］(美)项目管理协会著;王勇，张斌译.项目管理知识体系指南(PMBOKRR指南)(第4版)［M］.北京:电子工业出版社，2009.

［2］朱海林等著.IT服务管理、控制与流程［M］.北京:机械工业出版社，2006.

［3］刘跃华.基于Web的流程驱动工程项目管理系统研究与实现［J］.计算机工程与科学.2009，31(6).

［4］郑峰，刘旭儒.基于流程驱动的业务重组研究［J］.工业工程与管理.2008年第4期.

A Project Management Information System Based on Process Driver

Zhou Xinhui

(Glodon Software Co.，Ltd.，Beijing 100193，China)

Project management information system is project managers indispensable informatization tools.This paper expounds the advantages of the project management information system based on process driver，introduces the working mechanism and the core concept design of the system，and indicates the effect of process driver in project management information system through the actual applications.Then it summarizes the important role of project management information system based on process driver to enhance the project management ability.

PMIS;Process Driver;Project Management

C931.6;TP391

A

1674－7461(2011)01－0063－04

周新会(1974－)，男，加拿大魁北克大学MPM，美国项目管理协会PMP。主要研究方向:项目管理与企业信息化。E-mail:zhou_xinhui@sina.com