浅谈城建档案工作信息化建设

　　1城建档案信息化建设及其内容
　　城建档案信息化建设具有广泛的内容，包括城建档案信息资源的有序整理、档案信息数据库的建设、档案信息网络的建设、档案信息资源的开发利用、档案信息化人才队伍建设以及促进档案信息资源开发利用的政策法规、标准的制定，等等。不能简单地把城建档案的数字化、档案信息网络的建设等同于城建档案信息化建设，应从多方面入手促进信息化建设。
　　
　　2城建档案信息化建设的必要性
　　近年来，随着计算机技术，尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，城建各部门在城市建设、管理中产生了大量的电子文件。许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中，传统的城建档案管理已不适应信息化的发展趋势。在这种新形势下，要使城建档案重要的信息资源被充分开发利用，积极为政府、社会和群众提供有用的统计数据、资料和决策依据，让馆藏档案发挥最大的效用，加强城建档案信息化建设就是一种必然趋势。一是全球信息化的大趋势决定城建档案工作必须适应新形势。城建档案信息是城市建设、规划及其管理过程中形成的宝贵的信息资源，必定要融入数字时代，信息化建设是必由之路。二是数字化信息社会的发展对城建档案服务功能的需求，决定了城建档案工作必须走信息化之路。传统的实体利用形式已经难以满足社会对城建档案信息的需要。未来的数字化信息时代，必将促使城建档案馆的社会服务功能发生变化。在建设工程管理环节中，形成的大量电子档案的接收、管理、利用，要求城建档案工作必须步入信息化、数字化管理。三是城建档案信息产业化的发展趋势决定了城建档案工作必须步入数字时代。建设领域产生的大量的电子文件与电子档案，怎样使它们得到广泛的应用，如何保证在信息时代城乡建设活动中的真实历史记录长期保存下来并向社会随时提供利用，使得提供信息、服务社会为主导的城建档案事业必将融入信息产业化的潮流之中。
　　
　　3如何实现城建档案信息化建设
　　3.1用创新理念进行信息化建设。城建档案信息化建设是档案工作的一个新领域。要积极开展、探索电子档案接收与管理，加强电子文件的归档管理，加大对城建电子档案的接收力度。要树立城建档案工作信息意识，城建档案管理人员是信息工作者、信息服务者，要对城建档案信息有深入的认识。要树立城建档案工作法律意识。加强对城建档案管理人员法律知识的培训教育，增强法制观念。还应树立改革意识、开放意识、科技意识、竞争意识等全新的观念。
　　3.2用博学的知识完善信息化管理。加强档案信息资源整合，综合性人才，特别是计算机人才需求更加强烈。要求城建档案管理人员必须具有较全面的知识结构、敏锐的信息意识和较强的信息能力及熟练使用新技术、新设备、新方法的技能。城建档案工作者要不断加强学习，努力改善知识结构，增强掌握运用现代技术的技能。城建档案馆要建立培养高素质人才的机制，从根本上保证信息化建设的顺利实施。
　　3.3努力实践加快信息化步伐
　　3.3.1加强电子文件中心建设。要以建立电子文件中心为突破点，加强电子文件的归档和电子档案的管理。电子文件中心建设要借鉴国内一些单位和国外的先进经验，把安全作为重点，运用最先进、最有效的手段，确保电子文件的真实有效和长期可读。
　　3.3.2加快数字城建档案馆建设。数字城建档案馆是信息时代城建档案馆的发展方向，是档案信息化整体水平的集中体现。要以高水平的数字档案馆建设标准规划好、设计好数字档案馆软件系统，选用好数字档案馆建设的各种技术设备。要按照有关业务规范和技术标准，建立档案资料目录数据库，并充分利用信息技术标准和网络优势，对各相关城建档案进行信息整合，最大限度地提供城建信息资源服务。
　　3.3.3强化网络，维护城建档案系统安全。要建立一个完善的城建档案信息资源开发网络系统，充分利用网络通讯技术来改造现有的开发工作，积极建立自己的城建档案信息网站或网页，并且，积极把网站（页）与其他国内外城建档案网站（页）或综合、门户网进行链接，不断完善和更新，实现资源共享。与此同时，预防网上黑客攻击，维护档案信息数据库的安全性、有效性也是不可忽视的问题。
　　3.3.4努力运用现代化技术，开发城建档案信息资源。要对城建档案信息进行深层次加工，通过网络管理系统，达到扩大信息资源，提高所开发信息的含金量，加快信息资源共享的速度，提高信息开发的效益。
　　
　　（作者单位：洛阳市城市建设档案馆来稿日期：2011-04-15）