企业数字化档案馆信息资源建设浅说

　　计算机互联网络的迅猛发展和广泛应用，深刻地影响到企业的办事方式和工作模式。信息技术与档案馆各项业务环节的日益融合，改变着档案工作者的观念、工作方式和服务模式。档案馆工作人员必须先期学习、研究、掌握与数字化信息资源的开发、利用相关的理论、技术，并且做到适时更新。能够熟练操作现代化设备，方能推进档案馆数字化信息资源建设。
　　
　　1前期准备工作
　　1.1引进一定数量的数字化设备。主要需要两类设备，一类是数字化采集设备，一类是存储设备。数字化采集设备一般包括：档案资料和照片的采集设备，如扫描仪、数码相机；声音和影像的采集设备，如采集卡、数码摄像机、录音机；其他的数字化转化设备，如缩微片扫描仪、底片扫描仪。存储设备一般包括磁盘阵列、光盘库、移动硬盘、U盘、磁带等。数据存储方式转化就需要光盘刻录机、CD—R、CD—RW光盘。
　　1.2引进一定数量和种类的软件。但凡是电子文件都需要相应的计算机软件来支持。软件的发展周期越来越短，新软件层出不穷，涉及一些较早版本软件制作的电子文件有时可能会出现一些意料之外的事情。操作系统的更迭有时对不同版本的应用软件提出了很高的兼容性要求，这就要求档案馆工作人员既要注意新版本软件的收集，也要留意旧版本的收集。
　　
　　2数字化信息资源建设
　　2.1传统馆藏档案数字化。传统馆藏档案数字化是指将传统的档案馆馆藏档案在标准化、规范化的基础上转化成计算机可识别和处理的数字化信息，经整理和组织后存贮在计算机存贮设备里，目的是为了快速检索，提高档案信息利用率和提供远程信息服务。
　　成立较早的企业档案馆面对经费不足、馆藏较多的现状，就需要对部分价值较高、比较珍贵、利用频繁的馆藏档案使用数码相机、扫描仪、光盘刻录机等现代化设备，通过拍摄、扫描、微机录入、光盘刻录的方法，将其全文或重点部分转换成数字信息，再通过计算机、打印机、网络将其显示、保存、打印、传输出来。涉及胶片、胶卷、磁带等载体形式则需要通过一些专业设备进行转录、翻拍、扫描。馆藏档案的数字化，还需要大容量、高密度、高速度的贮存设备，如软盘、硬盘、光盘、磁盘阵列等，防止人为或自然的损害。为了保证性能稳定，数据安全，还必须符合特定的需求，方便携带、运送和安装。
　　经过数字化的传统档案信息资源可以通过光盘库、光盘塔、磁盘阵列借助局域网或因特网提供利用。
　　2.2传统材质档案收集。档案的数字化大大丰富了档案馆信息资源，但是，数字化并不排斥和淘汰传统的档案馆馆藏档案实体建设和服务工作。数字化信息大多是在传统馆藏档案实体的基础上形成的，没有原始档案作保障其可提供利用的空间是有限的。进行信息资源建设，要全方位统筹，合理安排，处理好两类资源的关系，不能顾此失彼。
　　传统材质档案在历史真迹、凭证价值方面具有法律效力上的优势，且不易被篡改，保存起来也较数字化信息资源长久可靠。传统材质档案的数字化构成了数字档案馆信息资源最基本、最重要的核心部分。在目前档案数字化水平参差不齐的状态下，应继续加强对传统材质档案的接收和征集。
　　2.3电子档案采集。计算机和网络的广泛应用，信息化战略的全面实施，使电子文件越来越多地成为文件生成的最初形态。通过报送碟片和网络数据传输的方式，接收和征集电子档案和应归档电子文件及其元数据，在网络环境下，利用计算机使用专门开发的软件完成对电子档案的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定和统计等全过程，使电子档案成为档案馆可供利用的数字化信息资源。
　　2.4网络信息采集。企业档案馆数字化信息资源的利用需要档案馆组建网站，制作、发布网页，通过计算机通讯网络提供网上信息服务。搜集、整理一部分来自其他网络服务器的信息资源，经过筛选、分类、重组、排序，成为符合用户需要的信息资源；开发二、三次信息资源，组织上网，方便用户使用。网络同时也是一种传播媒介，能够使信息传输速度、效率和质量得到空前提高。网络环境不仅使信息资源的类型、媒体形态、丰富程度发生了变化，使信息的来源途径发生变化，更是突破了时空的限制，使用户能够更加方便、更加快捷地利用各种信息资源。
　　
　　（作者单位：中原油田分公司档案管理处来稿日期：2011-04-15）