妥善处理流动人员档案的滞留

　　随着我国社会主义市场经济体制的逐步完善及人事档案目标管理活动的不断深入，流动人员人事档案管理工作不断得以完善和规范。但由于流动人员人事档案是社会主义市场经济的产物，所以，它牵涉到人事管理体制改革的各个方面。从现阶段的人事制度改革的进程来看，人事档案不存在弱化的问题，而且，更应该强化人事档案的管理，加大资金投入，探索通过现代化手段，采取切实有效的对策措施，从根本上解决人事档案工作中存在的问题。因此，做好流动人员人事档案工作具有十分重大的历史与现实意义。
　　在传统计划体制下，个人依赖单位，单位依赖国家，个人既是“单位人”，又是“档案人”。人事档案制度强调的是“人档不分”、“档随人走”的封闭式管理模式。改革开放以来，个人依附于单位的传统生存格局发生了较大变化，社会流动越来越频繁，体制内与体制外的人员流动，单位之间的人员流动早已司空见惯。个人与单位之间的双向选择也已成为常态，“单位人”逐渐变为“社会人”。在这种情况下，档案的传统作用和管理也面临许多挑战，越来越多的职场人士把档案转到人才中心后就不再问津，有的甚至把档案放在自己手里保管，全然不顾档案作用的发挥，甚至认为档案可有可无，“弃档族”日增，“人档分离”、“弃档死档”、“档案克隆”、“虚假档案”等现象十分普遍。另一方面，现今社会面临着越来越多的信用危机，各行业、部门及用人单位对于个人的信用记录和以往经历无处可查。没有档案，一些单位只好由人力资源部通过非正常的方式和途径去了解用人信息，操作起来很麻烦，且加大了用人成本。
　　造成以上这些状况的一个重要原因是，在市场经济条件下，许多单位在招聘人员时，更多看重的是个人的能力，而不是个人的身份，尤其是在引进人才时更是如此。单位对职工的约束主要是靠法律合同或协议，而不是靠个人档案。但是，尽管如此，作为单位来讲，人事档案的管理意义依然重要，绝对不能掉以轻心。尤其是对广大事业单位来讲，聘用制改革仍然处于“先入轨，后完善”的时期。在这一过渡期内，单位的“老人”或是没有签订聘用合同，或只是形式上签订了聘用合同，并不能进行实际操作。因此，目前，阶段聘用合同还不能完全作为单位用人的唯一标志，其合同的约束力还不能完全发挥出来。而“人档分离”或“在编不在岗”的现象，在事业单位中多有发生，而且，几乎都发生在单位的“老人”中。因此，对流动人员中的“老人”来讲，由于聘用制度的不完善和过渡性，使得档案的传统管理意义，即以档案来表明职工是“单位人”的制度意义还没有完全消失，尤其是在面临职工个人社会保险的建立、工龄的计算、医药费用的报销等涉及福利待遇方面的问题时。离开单位多年的“老人”，一定会因为档案还保留在原单位而回来寻求权益，或许会因此与单位发生冲突，引起人事争议仲裁或诉讼。而单位往往因为其档案的滞留导致败诉，承担起不应该承担的责任，这样的案例已经不是个案了。因此，对于流动人员档案滞留原单位的情况，单位管理者一定要引起高度重视。为减少不必要的人事麻烦和管理成本，可以采取以下办法：首先，对凡是离开本单位到别的单位就职的职工，务必将其档案转出，转递的流动人员人事档案必须完整、齐全，不得扣留材料或分批转出，并且，档案的转递应通过机要交通或派专人送取，不得邮寄或交流动人员自带。在档案管理过程中，坚持“管人与管档并存”的原则，即“人在档案在，人走档案走”，档案与人不能脱节。其次，对因私出国的，或离开本单位无法联系的职工，应当采取如下措施：一是单位必须履行告知当事人转移档案的义务。告知的方式有很多，如电话、邮件（特快专递或挂号）、电子邮件、传真等。如果当事人无法联系，单位应采取登报公告的方式进行告知。如国内无法联系上的，应在国内主流媒体上进行公告；如出国无法联系上的，应至少在国内主流媒体的海外版上登报公告。二是注意把握告知的时间。目前，对单位履行这类告知义务的时限尚无相关规定，一般的做法是，可将告知时间限定为：国内告知一般为60天，国外告知一般为90天，自公告之日起计算。三是告知时限期满单位可执行档案转移。其有两种情况，一种是当事人在公告期内与单位进行联系，由当事人履行转移档案的义务；另一种是当事人知道后拒不转移，或在公告期满后没有与单位联系，在这种情况下，单位可自行将其档案转移出去，一般是转往具有中介性质的人才档案服务中心。四是注意保留有关证据。如邮寄发票、回执、电话录音、传真原件、通知原件、公告报纸，等等。
　　注意上述环节的目的，一是在于履行单位的人事档案管理义务，二是有利于可能发生的人事争议的处理，避免单位处于不应有的不利地位。
　　
　　（作者单位：河南省人民医院人事处来稿日期：2011-04-18）