高校学生对“学生档案”了解情况调研

　　为更好地开展学生档案管理工作，笔者选择了800名河南师范大学一至四年级的在校学生，以“问卷”的形式，进行了高校学生对“学生档案”相关内容了解情况的调研。
　　
　　1学生了解“档案法规”情况的调研
　　此项调研内容为：①《中华人民共和国档案法》；②《中华人民共和国高等学校档案管理办法》；③《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》；④《河南师范大学学生档案管理实施细则》；⑤最关心的档案法规。从调查结果看：学生对档案法规“熟悉”的占答题人数的3%；“了解”的，最多达总人数的20%；“不知道”的占总人数的77%；从“学生最关心的档案法规”看：学生较关心与自身密切相关的档案法规，同时，也反映出学生了解档案法规的渠道较少，以致出现学生对学生档案管理的基本法规和条例“不知道”、“不了解”的现状。
　　今后，应多渠道、多手段地进行档案法规知识的宣传与普及，使学生通过各种渠道，能够接触和学习到档案法规知识，使学生档案工作顺利开展。
　　
　　2学生了解“学生档案管理有关规定”情况的调研
　　此项调研，是从档案的传递、查阅、保存和遗失方面，设定了题目和不同的答案选项进行，从调查数据看到，大学生在回答有关此方面问题时，正确率都达到了一半以上，最高的达到了82%。这说明，虽然学生对档案法规了解甚少，但他们自身的素质还是很高的，如对他们进行档案法规知识的教育，会起到很好的效果。同时，也反映出学生对档案的管理条例并不太清楚，只是凭着感觉在揣测答题。《河南省大中专毕业生档案管理若干规定》中指出：“学生毕业后，档案材料出现意外情况的，学校应根据学生在校期间的记录，认真补办。”而对此问题作答时，65%的学生认为是可以“部分补办”，只有28%的认为可以补办，7%的认为不能补办。
　　从数据中也看到：学生对档案部门的“服务质量”、“管理水平”和“业务能力”还不太满意。如，在回答“毕业后档案保存的地点”时，选择“学校” 的为45%，选择“生源地”的为49%；在问到“为何放在学校”时，答“服务好”的只有15%；而问到为什么放在生源地时，答“服务专业”的为39%。
　　在调查中，还感受到：如何提高学生档案管理的服务质量还需进行深入的调查与探讨，只有真正了解学生的实际需求，“想学生之所想、为学生之所需”，才能切实做好学生档案管理的服务工作，才能使学生达到真正满意。
　　
　　3学生了解“学生档案内容、作用”和“对学生档案管理工作的意见和建议”情况的调研
　　此项调研，分别是从学生了解“学生档案的内容、作用”和“对学生档案管理工作的意见和建议”三方面进行的。调查结果表明：学生对“学生档案内容”和“作用”完全了解的人数不尽如人意。对档案管理提出“意见和建议”的人数较少，但提出的内容还是较全面和中肯的，具体分为三类：①加大档案知识宣传力度方面提出：可以分学院进行有关档案管理方面的知识讲座或设立档案公共课程普及档案知识，可不定时地通过印发档案知识活页、小册子等开展档案法规宣传活动；②服务利用方面提出：希望档案管理人员尽快做到“一专多能”、多窗口提供服务，拓宽学生利用档案的途径等；③业务管理方面提出：希望能尽快提高业务管理水平，加快档案信息化进程，使学生能远程查阅或调取本人档案。
　　从答卷中，也看出：部分学生对档案的保管还不太放心。有学生建议：学校应严格落实档案管理制度，增加档案管理的透明度，不要因某事而更改学生档案，不要暗箱操作，要保证档案不丢失、不泄密、不出现失误等。
　　通过此次调研，我们也感到，在学生档案管理工作中，应多方位加强对档案法规和档案管理知识的宣传力度，使学生尽快掌握档案管理的原则和工作流程；应努力提高档案管理水平、业务能力和服务质量，提高工作人员的整体素质，以学生为本，进行周到而快捷的服务；档案馆应向学生适时适度开放，让学生了解档案的内容、作用和管理工作的过程，消除学生对档案管理工作的种种“顾虑”和“担心”；加快档案的信息化进程，使档案管理提早走上专业化、规范化、科学化、信息化的道路，使学生能远程查阅和利用。
　　
　　（作者单位：河南师范大学档案馆来稿日期：2011-04-15）