重要档案异地备份问题

　　沧海一粟：重要档案异地备份问题，是近期档案界的一个热门话题。那么，重要档案为什么要异地备份？哪些档案属于需要异地备份的重要档案？如何做好重要档案的异地备份？又如何管理好存放的异地重要档案的备份呢？
　　王宇靖：《电子文件与电子档案管理规范》第7款要求：“把带有归档标识的电子文件集中，拷贝到耐久性的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，第三套异地保存。”《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》也明确指出：“归档的电子文件至少要一式二套，一套封存保管(A)，一套供查阅利用(B)。必要时，复制第三套，异地保存。”这些规定，是对异地备份保存必要性的肯定，也为异地备份保存提供了法规依据。2009年10月30日，在上海召开的全国档案馆工作会议指出，为确保国家档案安全，各级国家档案馆要通过建立异地备份库等形式，对本级重要档案及电子文件实行异地备份。
　　zzgy: 备份可谓是近年来档案界的焦点话题，国家从上到下大会小会不断地提，相关文件也是不断地发，理论界对“备份”的探讨亦如“层层剥笋”。但备份终究是个操作问题，是个技术活儿，需要结合当地的具体情况来考虑，不可盲目。
　　韩金昌：为确保重要档案异地备份工作的顺利开展，焦作市以市委办公室、市政府办公室的名义下发了《关于做好重要档案异地备份工作的通知》，对全市需要异地备份保存的重要档案的范围、方法步骤、工作要求进行了明确部署和安排，并组织业务指导小组对各县市区和部分市直重点单位进行了督促检查。根据各县市区自查上报的需备份的档案目录清单，又下发了《关于加快推进重要档案异地备份工作的通知》。要求各级档案部门将重要档案异地备份作为档案安全体系建设的重要内容和手段，积极向当地党委、政府汇报工作进度，争取政策扶持和资金支持。要本着“对历史负责、对人民负责”的态度，建立档案保护的长效机制，确保“形成一批、鉴定一批、备份一批”。
　　lonelywind：开展重要档案异地备份工作，主要基于以下两个原因：一是为了降低危害档案安全的各种灾害风险。自然灾害、人为灾害，甚至社会灾害都是威胁档案安全的潜在因素，灾害一旦发生，本地保存的档案可能会遭受毁灭性的损失。二是为了应对数字时代档案信息安全的新挑战。在数字时代，数字化档案信息与电子文件大量产生，其安全与长久保存问题是档案界面临的重大挑战，为了避免网络攻击、操作失误等带来的数据失真与损毁，确保档案信息的真实性、完整性与可用性，必然要开展异地备份工作。
　　志鹏：我认为，各个档案馆实施异地备份的档案应该包括三类：首先，是本馆拥有的具有永久保存价值而且能够突出本馆特色的馆藏档案；其次，是档案馆永久保管档案中被确定为一级保管级别的档案，这一类可能跟第一类有所交叉；最后，是除去一级永久保管档案之外的二、三级永久保管档案。如果个别档案馆具有一定的经济基础、技术基础的话，还可以考虑对本馆所保存的其他重要的档案进行异地备份。
　　成长中的小树：关于重要档案为什么要异地备份的问题，我比较倾向于lonelywind的观点，即确保档案实体与档案信息的安全。关于哪些档案属于需要异地备份的重要档案问题，我比较倾向于志鹏的观点，属于需要异地备份的重要档案主要是馆藏永久档案。要具体问题具体分析，尽力而为、量力而行。
　　小鱼儿：关于哪些档案重要、需要异地备份，本人认为，应根据各地的实际情况而定。比如，馆藏精品和特色档案，馆藏婚姻、房地产、医疗卫生、养老保险等重要民生档案都应列入重要档案异地备份中。
　　zzia050406220：如何确定“异地”必须有个原则，这是异地备份工作成败的关键。如“异地”选择不当，等于没有备份，容灾能力几乎为零。至少，应保证两地不处在一个地震带、不处在一个大河流域。
　　钱慧娟：水灾、火灾、地震等自然灾害或人为灾害，都是档案安全保护的大敌，灾难何时来临或许无法预测，但防范措施一定要提前准备。档案异地备份的提出，是项很有远见性、防范性的举措，很有必要。
　　追梦人：如何管理好异地备份的重要档案，任务很艰巨，不是一接收就了事。对各兄弟单位异地备份的档案要分门别类进行整理、摆放，要有专人保管，配备专门设备，比如，防磁柜、恒温设备等。要对重要档案定期进行抽检，发现问题及时解决。
　　马帅章：备份地点的选择，应与档案原生地有一定的距离，要保证地域间交流与运输的便利性；备份技术需要不断研发，尽量用较少的载体来备份大量的档案信息，尽量用生命周期长的载体来保证备份体的可读性和可利用性；需要综合各种环境因素和备份载体的保护特点，对备份载体认真进行日常维护。
　　花儿睡：档案异地备份的载体选择非常重要。磁盘是目前档案机构广泛采用的备份载体；缩微胶片具有NqWMJZ2D5FGNrMjk6vbYFTCv9M20znRVC8pJvu9/eDI=很好的安全性，能满足确保档案信息长久保存的需求，但缩微胶片成本较高、查看不方便，可用来备份对安全性要求高但现阶段利用率不高的重要档案。
　　80新手：对于异地备份的形式，可归纳以下四种：第一，馆际相互备份。这也是预防灾害的最好办法。第二，利用网络技术建立“异地容灾备份系统”，可实现实时备份、互为备份，在紧急情况下可保证正常的档案信息服务。第三，采用前馆后库的形式备份。第四，利用移动存储技术进行离线或在线备份，投入少，简便易行且机动灵活，方便突发情况下的转移。
　　张燕鸣：目前，档案异地备份亟待解决的问题主要有三：一是认识问题。由于突发性、地域性灾难发生的几率不高，许多单位不愿意在这方面花费太多的金钱。另外，档案馆的管理者有“本位”思想，担心档案的异地备份保管会造成本馆馆藏档案特色的损失。二是机制问题。档案馆与档案馆之间协调机制不健全，不同级别、不同地区以及在多大范围内档案馆之间进行档案的异地备份保管，在实际工作中缺乏可操作性。同时，档案的全文数字化程度方面有欠缺，使档案的异地备份保管在费用协调方面存在难度。三是资金问题。综合性档案馆属于财政全额拨款的事业单位，每年的经费仅够应付档案馆的日常工作。
　　少敏：如何管理好存放的异地重要档案的备份，国家档案局和有关部门还没有出台相应的管理办法和详细条例。在需要备份的重要档案文件中，或多或少会涉及国家政策和国防建设文件，会涉及一些商业秘密。这些档案文件有的还不宜公开或没到解密时间，如果在异地备份的过程中，出现了由泄密造成不可逆转的损失怎么办？这些应急方案要考虑到。所以，我认为，异地备份档案文件工作要慎重进行，妥善保管，以杜绝违背《档案法》事件的发生。
　　guodongsheng：重要档案异地备份，就县级档案这一层面而言，我认为，应该备份的一是反映本地区历史面貌的档案，其价值体现至千秋万代；二是直接关乎当前民生的档案，直接影响社会管理。有两个难题，比如，反映本地区历史面貌的档案大多在县级综合档案馆里，基本都是纸质载体档案。要备份，就要将其数字化，怎么也得花几十万，这个费用非常不容易争取到。直接关乎当前民生的档案多数在各机关、各档案室里，基本以纸质档案为主体，数字档案应付检查的不少，但很不完整。机关人手紧张，将纸质档案数字化较困难。当然，我这里讲的是客观困难。克服困难，还是先要解决思想认识问题。
　　张小宝：我认为，档案管理部门应与相关部门联合制定下发档案异地备份制度的文件，使不同地区档案馆之间的异地备份工作有章可循、有据可依，并形成一套规范的操作方法，以统一思想，促进各地间的合作，共同研究采取什么样的方式进行档案异地备份。比如，是馆馆之间互相保存对方的档案，还是“财大气粗”的单位自建或共同建立档案异地备份基地，抑或是国家投资建立若干档案异地备份基地，等等。
　　临溪羡鱼：异地备份，现在，普遍的做法是两个地方的档案馆，互在自己馆内为对方建立异地备份档案库。从字面上看，与其说是“异地”，不如说是“易地”更准确一点。先把档案备起来，但这样备，真的就很安全吗？现在，很多档案馆并不完全是按档案馆建筑设计规范建设的，即使是所谓的“标准档案馆”，面对大洪水、大地震，以及这些自然灾害所衍生的次生灾害，如断电情况下的火灾、海啸、泥石流、有害气体污染等，能不能防住还是个未知数。如果异地备份档案库的选择是上级档案部门的“拉郎配”，情况就更不容乐观。但也有例外，2010年5月，甘肃省档案馆档案异地备份库工程在榆中县银山乡开工建设，面积虽然只有3781平方米，但作为备份库够了。选好备份地，建好备份档案库是非常重要的问题。
　　刘子芳：档案异地备份工作不能只局限于异地备份上，从长远来看，这其实是个社会问题。一是备什么的问题。目前，“备什么的问题”一般都是档案局馆说了算，社会各方面根本没有参与，也不了解，很难引起共鸣。其实，如果我们将档案异地备份工作放到一个地方文化遗产的传承和有效保护的高度来考虑，就应当广泛地征求和听取社会各方面的意见，以确保异地备份的档案更能反映一个地方的完整文化。二是要让社会各界积极地参与进来，不能是档案局馆唱独角戏。由于档案馆档案的接收有一定的时间要求，有许多涉及民生的档案还没有接收到档案馆（包括一些反映当地文化特色的非国有档案），这就要求档案的异地备份工作要有广泛的社会参与性。三是档案异地备份后的后期管理问题。档案异地备份工作目前只是处于初级阶段，随着工作的逐步深入和时间的推移，档案异地备份的后期管理问题也将逐步呈现出来。如，对备份档案的转存、平时的抽样机读检测该由谁做、大量的管理成本该由谁支付等问题，都需要提前进行研究和约定。四是档案异地备份既然是个社会问题，国家应当在财政上给予支持。在当前档案异地备份的初级阶段，档案局馆还能将就维持，但随着工作的逐步深入和时间的推移，大量的工作和管理成本问题将凸现出来，将会严重制约这项工作的开展。国家档案局应尽早着手，争取国家财政资金的支持。
　　
　　（摘自《档案界》网站）