加强煤炭企业物资采购系统管理的探讨

姜俊波

（铁法煤业（集团）有限责任公司小康煤矿 供应科，辽宁 调兵山 112700）

物资采购是煤炭企业向供应商购买商品的一种商业行为，煤炭企业经营活动所需要的物资绝大部分是通过采购获得的，物资采购是煤炭企业物流管理的起始点。

1 建立完善的物资采购系统管理制度

1.1 建立物资采购价格通报制度

建立采购物资价目表，为主管领导提供审签依据。由计划组会同采购组编制当月采购计划和追加采购计划的采购物资价目表。要求计划组将编制好的价目表于次日报送经营副经理、副总会计师、经营管理部、采购组、库管等有关人员。价目表内容主要包括：采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价及供应商等。月份采购计划的采购物资价目表，要求在每月的5日前完成。追加采购计划的采购物资价目表，要求每周编制一次。建立物资采购询价制度，为企业监督采购工作提供依据。由物管科负责组织计划组对本月份的所有采购物资予以询价，并编制询价表（保留询价资料）。要求在次月的5日前将编制好的询价表报送总经理、经营副总经理、副总会计师、经营管理部、纪委、库管及使用单位。价目表内容主要包括：采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价、本月采购价及计划组询价等。

建立物资采购价格会议通报制度

每个月的月初的第一个安全办公会，由采购主管领导负责通报上月份物资采购价格发生情况，重点通报差异较大物资。

1.2 建立物资采购约束及监督机制

物管科。物管科主管领导、计划组和库房管理人员（含库工）有权对价格异常的到库物资提出异议，并负责通知采购员及主管领导，库房待问题解决后方能入库验收。基层单位。物资使用单位有权对价格异常、物资与计划不符及存在质量问题的物资拒绝验收支领，及时负责通报有关领导并在经营调度会上予以通报。企业纪委。每月由企业纪委负责对上月物资采购情况进行系统审计，拿出审计报告，并负责将审计报告报送总经理、经营副总经理等有关人员。

1.3 建立物资采购档案

采购组必须建立、建全物资采购档案。物资采购档案管理标准：①档案的填写要及时准确、完整。②档案的保存（储存）必须完整、有序、安全可靠。③档案的保管必须严格遵守档案管理标准。计算机档案（采购数据库）：档案内容主要包括：①月份采购计划（追加采购计划）；②采购物资序号；③物资编号；④物资名称；⑤规格型号；⑥计划价；⑦采购价；⑧物资到货时间；⑨采购员；⑩供应商；⑾库号；⑿采购形式等。

书面材料：档案内容主要包括：①采购通知单；②招标材料等。

注：要求采购通知单内容必须和采购数据库一致

1.4 建立到库物资验收审签制度

1.4.1 由物管科负责在每月26日前编制完成本月到库物资明细表，组织使用单位验收签字，并负责在每月的28日前报送经营副总经理、副总会计师、经营管理部、采购员等。

到库物资明细表内容包括：采购物资序号、物资编号、物资名称、规格型号、计划价、上次采购价、本月采购价、采购员、供应商、库号及使用单位等。

1.4.2 审批人员。使用单位：行政正职、业务主管、材料员。物管科：库房主管、库房主任、计划员、计划组长、主管副科长、科长。采购物资到库验收审批表是采购员付款依据，也是审批领导的审批依据。缺一不得付款。以上审批人员对审批到库物资的名称、规格型号、数量、质量等负全责。对不符合要求的物资有权拒绝签字验收。使用单位必须按时组织验收，对合格物资予以签收，否则将给予通报批评。

1.5 建立产品质量专题会议制度

每月5日前企业组织上月份采购物资质量专题会议，由物资使用单位、物管科通报本单位采购物资存在的质量问题及建议，由企业主管领导现场解决相关问题。

2 加强对物资采购系统相关人员的培训

物资采购因其涉及资金数额大、采购过程中可能存在“回扣”问题，一直是煤炭企业加强管理过程中重点关注的领域。因此，煤炭企业内部应做好与物资采购有关人员的引导教育工作。人总是采购行为的主体，物资采购系统是否优良，很大程度上取决于对采购行为主体的管理。

2.1 提高物资采购系统人员的业务水平

物资采购系统人员的业务不够熟练，对所采购物资价格没有定价经验，就无法作出合理的判断。对采购物资的质量实行“谁采购、谁负责”的终身负责制。对采购人员实行持证上岗制度。坚持做到紧把关口、持证上岗、严格管理、定期考核。对采购人员实行业务培训制度，未参加过岗位培训的采购人员不得参与采购，以此提高物资采购人员的业务素质。对其他与物资采购有关的人员（计划员、库房管理员、财务结算员等），也要加强业务学习。

2.2 对物资采购系统人员进行长期有效的道德教育

对物资采购系统人员定期进行思想教育，每月至少学习一次。培训内容如下：其一是学习经济法和公司的各种章程，通过加强法律条规教育，增强相关人员的法律意识；其二是进行职业道德教育，相关人员应该认真学习领会“八荣八耻”，“以诚实守信为荣，以见利忘义为耻；以遵纪守法为荣，以违法乱纪为耻。”在物资采购过程中自觉维护本企业的利益，维护企业的形象；其三是进行警示教育，通过案例分析，以案明纪，以实例为诫，让相关的物资采购管理人员清醒地意识到贪心的可怕后果。将各种腐败意识消灭在萌芽之中。

3 建立合理的物资采购管理方式

3.1 制定物资采购战略

根据煤炭企业的特点，可将整个战略规划过程的重点集中在两点：优化采购决策平台和提升以绩效考核为核心的采购管控。围绕这个核心，企业将实现一个从发现机会，实现价值到保持成果并不断发现机会的循环过程，这是整个全价值采购的价值基础。

3.2 严格区别重点物资与非重点物资的界限

采购人员为了故意躲避价格定额中心对重点物资采购价格的审核规定，对重点物资和非重点物资的划分、定价及申报程序有明确的文件规定情况下，将重点物资列为非重点物资处理，以非重点物资采购向价格定额中心备案的方式来躲避价格定额中心对重点物资采购价格的审核，钻文件的空子。企业督察部门必须认清这一点，防止采购问题的发生。

3.3 对大宗物资采用公开招标的形式采购

建立健全询比价、议标、招标、订购的三级管理办法。招标采购，即采购者对需要采购的物资公开招标，通过一套严格的组织程序，让投标者在质量、价格、售后服务等方面相互竞争，从而实现采购的最优化。招标工作进行以前，必须成立由各个相关部门人员组成的监督工作机构。

3.4 对常用物资采用集中采购的策略。

集中采购是指企业设立高度集中的物资采购中心（或叫采购部），这个中心每年在一定时间（半年或一季度）内按照生产需要分期将众多采购方的采购计划进行集中、整合，形成一个统一的采购计划，或者叫搭建一个为企业生产服务的采购平台。

4 充分利用信息化技术，降低采购成本

发挥采购信息平台的作用，不仅使煤炭企业有效地降低采购成本，也会使供应商节省了大量的时间成本和人力成本。物资采购管理应用网络技术是科技进步的必然。通过煤炭企业局域网实现网上查询、网上定货、网上支付、网上报单等使煤炭企业的物资采购更加扩展视野，有更多的选择空间；通过煤炭企业信息化，还可以达到库存物资资源共享、资源互补，从而合理有效利用库存资源，减少库存量，使库存资金达到合理利用，提高资金利用率，以便更好的为生产提供服务和保障。

5 采购物资结算时，必须认真核对各种凭证

对采购的物资应从两方面把好关。其一，采购合同签订并开始执行后，采购货款何时支付、支付金额大小、以何种方式支付是一个复杂的决策过程。货款结算的科学合理决策和有效执行是监督的重点。其二，实际到货的物资数量与质量存在短缺和质量不能满足要求的情况，这需要验收人员把关。验收人员责任心和质量标准的把握成为监督的关键控制点。

总之，煤炭企业在对物资采购系统严格管理后，就可以减少物资采购资金的占用，降低材料的采购成本，为企业的进一步发展打下一个坚实的基础。因此，重视物资采购系统的管理是每一企业都不应该忽视的问题。