新形势下对人事档案管理的几点设想

■范萍

人事档案是社会公共信息非常重要的一个组成部分，是人才的主要信息来源，是知人善任，选贤举能的重要工具。但是，传统人事档案管理存在很多弊端：认识不够，责任心不强；主观随意性强；“弃档案”现象愈加严重；人事档案管理信息化程度不高。

针对现阶段人事档案管理存在的弊端，本文从四个方面提出了人事档案管理方式，及人事档案管理的发展趋势。

1.提高思想认识，进一步增强做好干部人事档案工作的责任感和紧迫感。

领导的重视是做好档案工作的重要保证。单位领导要自觉地加强相关的法律法规学习，维护人事档案的证实性和严肃性，明确档案工作是各级党委政府义不容辞的责任和义务。应高度认识干部人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，是干部人事管理工作中一项不可缺少的基础工作，应将其纳入到议事日程。如根据要求保管500-1000卷干部人事档案的部门和单位，要有专用的档案库房，有条件的设置库房和阅档室。保管500卷以下干部人事档案的部门和单位，库房与整理档案工作室合二为一。所有管理单位全部使用铁制档案柜存放干部人事档案，并达到“六防”要求，发现问题及时解决。有条件的单位还可以添置空调、电脑、扫描仪、监视器等设备，确保档案利用安全，档案资料不丢失、不损坏，信息不失密、不泄密。另外，在对待干部人事档案管理的工作人员，领导要真心实意地关心、爱护他们，合理解决他们的职级待遇问题和生活上的实际困难，支持他们按有关规定评定专业技术职称和任职资格。

2.加强队伍建设，提高干部人事档案工作人员素质。

人事档案管理的好坏，在很大程度上取决与档案工作人员。《干部档案工作条例》中第三十八条规定：各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治书上可靠，作风正派，责任心强的共产党员从事干部档案工作，并坚持不懈地做好培养教育工作。按照讲政治的要求，树立正确的世界观、人生观、价值观。努力具备和发扬主动服务精神，默默无闻的奉献精神，加强责任感。在平常的管理工作中体现他的严肃性，能坚持原则，严守纪律。遵守制度，保守秘密。同时自觉加强学习，注意自身专业水平的提高。熟悉人事档案工作各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别、分类、归档、成册了如指掌。随着政治经济改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术晋升、工资调整等需要入档材料不断增多，给档案收集工作带来新的要求。要做得认真整理，细致鉴别，取之有据，以保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

3.完善人事档案管理制度，使档案工作有规可循，有章可依。

完善的人事档案管理制度，人员是基础，制度是保障。实践证明：建立完善的管理制度是档案工作逐步实现规范化、科学化的有力措施和可靠保证。建立《收集管理制度》明确收集的范围和要求，主动积极地收集各时期，不同阶段的干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等原始资料和数据，并按要求整理归类，充实档案内容。建立《鉴别归档制度》，属于归档的材料应该真实、完整、齐全，文字清楚，手续完备，经组织审查或本人签字的方能归入人事档案。对于收集的材料要进行有效的鉴别，及时存真去假，查漏补缺，自觉维护档案工作的严肃性，准确性。建立《保管保密制度》，采取确实有效的措施，减少人为因素的破坏，建全“六防”设施，定期检查，确保人事档案的安全，延长使用寿命。干部档案管理人员必须认真贯彻执行 《中华人民共和国档案法》、《中华人们共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定，加强对档案材料的管理，防止丢失和泄露档案内容。建立《查阅制度》，《干部档案工作条例》中要求，凡查阅干部档案，人员身份必须是共产党员，必须严格遵守制度和阅档规定。做到转入转出接收材料有登记，查阅、借阅档案有记录，以保证人事档案的安全性和真实性。

4.采用信息化管理方式，提高人事档案工作效率和水平。

实现人事档案管理现代化是人事档案服务于人事工作、人事制度改革和发展的需要。加强计算机应用借助计算机辅助管理，采用现代化技术，实现人事档案纸质与数据格式并存。根据需要，通过屏幕查阅，大大提高人事档案工作效率和质量。与此同时随着市场经济不断发展，改变了人事档案管理和服务方式，可将不属于保密范围和个人隐私内容的人档案上网，通过网络管理以实现人事档案信息资源的有效共享。有利于人才流动，人尽其才，也有利于人事档案规范化、现代化及网络化管理。这是市场经济条件下的一种新模式，是对人事档案管理模式的补充。由于有些人才市场不规范，流动人员人事档案管理中还存在不少问题，有待逐步调整、改进。目前我们人事档案管理正处在这两种模式并存发展阶段。

总之，人事档案的性质决定了人事档案工作是一项非常严肃、严谨的工作，它是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源，是知人善任，选贤举能的重要工具。管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。我们只有“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，努力掌握科学管理的原则和方法，同时积极探索新的管理模式，才能为不断进步发展的社会提供有利的人事资源。