基于ASP的吉林省中小物流企业信息化管理研究

苏立清李 丹

(1.长春市市直机关事物管理局,吉林长春 130022;2.长春工业大学工商管理学院,吉林长春130012)

基于ASP的吉林省中小物流企业信息化管理研究

苏立清1李 丹2

(1.长春市市直机关事物管理局,吉林长春 130022;2.长春工业大学工商管理学院,吉林长春130012)

物流信息化是作为物流合理化的一个重要途径,信息化管理对吉林省中小物流企业具有重要意义。本文对ASP及吉林省中小物流企业加以界定,并分析目前吉林省中小物流企业信息化管理中存在的主要问题,阐述在ASP的基础上如何实现吉林省中小物流企业信息化建设。

吉林省;中小物流企业;应用服务器提供商(ASP)

吉林省的物流行业于20世纪90年代开始发展,各中小物流企业蓬勃发展,但是吉林省中小物流企业不仅要面对国内同行小、乱、杂的竞争环境,同时又要面对国外巨头大、精、专的竞争。此时,利用信息化实现差异化的服务竞争已经成为面对挑战、提升实力的最有效的手段。先进水平相比,吉林省信息化整体水平尚处于较低层次,特别是中小物流企业的信息化水平很低。

一、ASP及吉林省中小物流企业概述

(一)ASP的概念

ASP(Application Service Provider)是指以网络为传输工具,以一对多、多对多租赁的形式向用户提供各种应用与服务的服务提供商,ASP将各类用户经营、运行、管理各环节所需的各种应用程序放在 IDC(International Data Company国际数据公司)数据中心的服务器,由用户在远程终端通过 Internet调用,ASP根据用户的要求提供帮助、咨询、资源利用和共享,为用户解决企业运营、管理中所遇到的各种问题。

(二)ASP的应用服务的主要内容及其服务过程

图1 ASP应用服务过程简图

ASP所提供的服务内容包括:

第一,基础性服务ASP为用户管理应用软件的使用环境,对软件进行更新升级与维护,全天候监控网络,保证用户的基本需求。

第二,高级服务在基础性服务的基础上,提供专业技术支持,保证应用软件的安全和性能,每日数据备份及数据恢复。

第三,外延性服务在高级服务的基础上更为专业的服务,如配置和扩展应用软件、为用户定制专用软件、提供解决方案和代为培训等。

(三)中小物流企业的定义

2005年5月1日,国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会联合发布的《物流企业分类与评估指标》国家标准正式实施。指出了相应的信息系统是物流企业的必要条件。其中,以物流企业中的交通运输业和邮政业为例,说明中小物流企业的范围,中小企业和中型企业的分类如表2所示。

表1 运输业中小企业和中型企业的分类

表2 邮政业中小企业和中型企业的分类

(四)吉林省中小物流企业概况

吉林省中小物流企业大约有500家,包括吉林市华腾物流有限公司、长春安华物流有限公司、榆树市物流有限公司、长春天予物流有限公司、吉林白城市仁和物流有限公司、吉林省飞鸿配送服务有限公司、吉林省松原物流、吉林省金橱餐具配送有限公司、四平空运物流、农安泰瑞运输有限责任公司等。

二、吉林省中小物流企业应用ASP的必要性

对于吉林省的中小物流企业的竞争优势,在于加强分工合作,利用自身的专业优势和精力于自身的物流业务;对于信息系统和对于IT技术,中小物流企业没有充足的资金和技术投资于这方面的建设,而良好的信息系统对中小物流企业却是生存竞争的关键,而ASP可以有效地替代公司IT部门部分或全部功能。通过应用全部或部分系统对构成整个公司IT业务的程序和步骤、角色和关系产生替代效果。ASP就像公司的一个IT部门规划公司的环境、系统、应用和服务。ASP设计系统和流程,运行软件,以及负责安装、开发、操作和管理。ASP要与设备供应商、带宽提供商、软件发布商、系统集成商和咨询公司联系,特别是与客户内部用户进行交流。所有这些原本是由企业自己做的工作现在成了ASP的责任。

同时,与传统的物流软件外包模式相比,ASP也拥有着相对的优势,如表3所示:

表3 传统软件模式与ASP模式的比较

三、吉林省中小物流企业信息化进程中存在的主要问题

吉林省许多中小物流企业由传统运输仓储企业发展而来,由于人员素质及资源有限,习惯于用传统的思想解决问题,使信息化在实施过程中遇到了极大的阻力,信息不能实现共享。另外,吉林省中小物流企业的企业资金、规模和经营能力有限,适合中小物流企业的物流软件有限,提供基础信息和公共服务的物流平台发展缓慢,自己开发或购买物流信息系统软件的可能性不大,故迫切需要物流公共信息平台。

(一)信息“孤岛”现象严重

吉林省中小物流企业的企业资金、规模和经营能力有限,自身发展不健全,不能与其他物流企业实现信息共享。很多用户对自己的信息化需求并不了解,往往是想到什么就做什么,结果导致“信息孤岛”现象非常严重。与其他中小物流企业的信息系统缺乏联系与沟通,不能实现数据和信息的共享,导致许多发货错误,降低了客户的满意度,影响企业的声誉。这一现象如图2所示。

图2 信息孤岛现象

(二)缺乏员工的信息技能培训

吉林省许多中小物流企业由传统运输仓储企业发展而来,由于人员素质及资源有限,导致物流发展过程中出现许多问题。中小物流的员工却普遍缺乏对系统的了解,也缺少相应的信息技能,许多物流应用软件的功能得不到有效利用,致使客户的货物发错了接货站,影响客户的接货时间,丧失客户的忠诚度。

(三)信息系统缺乏变更管理和维护

吉林省许多中小物流企业的综合管理系统在刚刚引入的时候给企业带来了前所未有的效益,可是随着时间的推移,企业规模的扩大,原本先进的系统似乎有点“力不从心”了。其实这就是考虑到系统的更新问题了,倘若中小型物流企业坚持地认可原来的系统,迟迟不肯更新的话,将会阻碍其正常发展。

(四)信息技术落后

目前,信息技术在吉林省中小物流企业方面的应用不仅比较少,而且应用层次较低,计算机应用多局限在大型物流企业。调查显示,在国外物流企业得到普遍采用的条码技术、RFID、GPS/GIS和 EDI技术在吉林省物流企业的应用不够理想。同时,在国外得到广泛应用的仓库管理系统、运输管理系统、自动导向车系统、货物自动跟踪系统、订单管理系统在吉林省的众多中小物流企业中却应用不多。缺少信息技术的支持将会影响企业应用ASP运作的效率。

四、吉林省中小物流企业推进ASP信息化进程的措施

统计数据表明,目前吉林省中小物流企业中,实施信息化的比例还不到10%,甚至有些企业仍然采用纯手工操作。面对吉林省中小物流企业的信息化困境,ASP可以提供一个相对可行的解决方案,然而,不仅是一个简单的ASP的引入便可以使中小物流的企业的信息化困境变得明朗,这需要中小物流企业本身的信息化重要的意识,政府部门的正确引导,积极建造一个适合中小物流企业发展的环境,以及ASP服务提供商的专业性和可靠性支持。

(一)应用新技术

鼓励中小物流企业普遍采用条形码技术(Bar-Coding)和射频识别技术(RFID),提高信息采集效率和准确性。采用基于互联网的电子数据交换技术(Web EDI)进行企业内外的信息的传输,实现订单录入、处理、跟踪、结算等业务处理的无纸化;广泛应用的仓库管理系统、运输管理系统、自动导向车系统、货物自动跟踪系统、订单管理系统;加强对物流信息的服务,包括:预先发货通知、送达签收反馈、订单跟踪查询,库存状态查询、货物在途跟踪、运行绩效(KPI)监测、管理报告等。有了完善的信息技术作为强劲的后盾,在使用ASP进行业务作业时会大幅度提高企业的运作效率。效率越高劳动时间越少,则完成任务时间快,客户满意度也会提高,企业的经济效益也会随之提高。

(二)明确合同条款

第一,在硬件方面,ASP应拥有自己的数据处理中心,不能将数据中心外包给另外的外包服务商。前者比后者具有更高的安全性。

第二,在对数据的存放方面,ASP必须提供必要的数据冗余和灾难保护措施,经常备份数据等,ASP应有能力应付突发的事件以保证数据不被丢失和破坏。

第三,在保证数据的安全方面,ASP应具有完善的安全保护措施,诸如安装先进的防火墙软件、对数据进行加密、对用户进行严格的授权管理、对员工规定严格的工作制度等,以保证客户企业数据不被窃取和泄露。

第四,双方应签订符合法律规定的合同。其内容包括:

首先,指明在不同的时间段,ASP应提供的服务级别是什么;ASP应提供怎样的用户支持;何种系统故障是可以接受的,何种故障造成的损失应当由ASP承担责任;当双方出现纠纷时谁是最终的裁定者等内容。

其次,确定ASP服务的收费方法及收费标准。这方面的内容主要包括:系统是否要收取初装费,如果收取,费用是多少;每月的月租费是否包含以后的维护、升级、支持等费用,如果没有包括,就应详细写明ASP在以后的系统维护、系统升级、用户支持时的收费标准;当双方终止合同关系时,用户是否可以拥有应用系统,如果需要购买,购买费用是多少等内容。

最后,明确ASP的违约责任及赔偿。这方面的内容应详细注明系统故障的认定及其责任的承担情况,具体包括:哪些故障是属于ASP的违约责任,是否应付违约金或予以赔偿,以及赔偿金的数额等;对于由于系统故障而使用户遭受的其他商业损失,ASP是否负有责任,如何赔偿等细节。

(三)实现ASP集成应用

中小物流企业旧软件的“退出成本”,对物流企业来说是一次大手笔的项目运作,需要格外慎重。

首先,企业要按照ASP运作的要求,成立项目运作小组,对自有软件资源进行分析;对ASP进行全面评价,包括合作的前景和风险分析;对退出资源的优劣、多少和转化的难易程度进行调查、分析和评估。

其次,企业应预测潜在风险因素,提出相应的解决对策,并评估;成本和收益的平衡分析;对预测收益进行评价和分析。

最后,决定是否原有软件的退出或延用和重新引进ASP的应用。此外也可以根据企业状况继续延用原有软件与购置的ASP共同应用。

(四)建立完善的网络设施

在吉林省,由于网络基础设施相对落后,开展ASP服务存在着先天不足。近年来,中国电信等带宽提供商逐渐加大了主干网扩容的力度,进一步降低费率,提高网络稳定性,近几年来,基础网络状况已大大缓解。局域网的使用可以免去或最大程度地减少网络布线的工作量,一般只要安装一个或多个接入点设备,就可建立覆盖整个区域的局域网络。

07年以来,电信企业和ISP掀起了数据中心建设热潮,在很大程度上,数据中心是因应ASP的迫切需要而发展起来的。它为ASP提供带宽,可以说,数据中心是ASP的ASP。对于ASP来说,把自己的网站委托给数据中心托管,可以在减少设备投入的同时获得专业级服务,这与ASP提供应用租赁服务没什么不同。数据中心提供商是ASP合作伙伴中至关重要的一环。

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苏立清(1957-),女,长春市市直机关事物管理局高级会计师,主要从事财务管理研究。