新时期深化高校档案管理工作的思考

李鹤 交通部管理干部学院远程教育部办公室

新时期深化高校档案管理工作的思考

李鹤 交通部管理干部学院远程教育部办公室

本文分析了目前高校档案管理工作存在的主要问题，提出了深化高校档案管理工作的几点措施。

档案管理；高校；深化

archives management；university；Deepening

高校档案是高校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。高校档案管理工作是高校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平高低的重要标志之一。随着计算机技术和信息技术的大量涌入，给高校档案工作带来了新的机遇，同时也带来了压力和挑战。如何适应新形势，对档

案工作进行科学化管理，成了各高校档案工作的主题。

一、高校档案管理工作的重要性

1. 档案资源是高校发展的历史凭证

高校档案资料详细真实地反映了一所学校从建校初期到逐步发展的整个历史过程，它以各种不同的形式真实而客观的记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，它是广大师生员工劳动智慧和经验的结晶，是认识和把握高校发展客观规律的重要依据，是一所学校的宝贵财富。

2. 做好档案管理工作，更好的为学校发展服务

做好档案管理工作，其根本就是做好档案的服务工作，这是档案管理工作的出发点和落脚点。完整的档案资料在党政管理、教学科研、基本建设及文化建设等方面发挥着重要的无可替代的作用。通过对学校档案的查找和利用，可以清楚地看到学校历史发展的足迹，看到在各个时期我们所取得的种种成绩和荣誉；同时，也可以从中发现不足，以便总结经验教训，更好地做好工作。

二、高校档案管理工作存在的问题

1.档案管理工作重视不够，档案意识薄弱

当前，对档案工作缺乏足够的了解，档案意识不强。一些领导认为高校的主要工作是教学、科研，不重视甚至忽视档案工作，一些领导往往口头上讲档案工作的重要性，但实际上却是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”。另外，一些档案形成人员档案意识薄弱，认为档案工作就是保管档案，是档案馆的事，与学校其他部门、单位没有多大关系，因而将工作中形成的档案据为己有，不愿归档，造成档案资源的缺失甚至丢失。

2.管理手段落后，整理方法过于繁琐

在当前人工管理的模式下，由于时间、空间上的制约及纸质文档的局限，使高校档案资料在开放性、共享性等方面受到很大限制，档案管理工作费时费力，整理方法繁琐，使档案工作人员无暇进行高校档案的信息开发与利用，极大地限制了档案工作人员的能动性。

3.档案资源利用率较低

当前，由于受传统思想以及现实状况等因素的制约，高校对待档案工作“重保管，轻利用”的现象普遍存在。很多学校的档案管理工作仍停留在建档、管档、看家守摊，忽视了档案信息资源的开发利用，导致许多很珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁，不能发挥其应有的作用。

4. 部分档案人员业务知识缺乏，综合素质不高

一般说来，作为一名合格的档案管理人员应该有扎实的专业知识，熟练的业务技能，但是目前高校档案管理人员能达到上述要求的并不多。他们拥有丰富的管理经验，但学历层次相对较低，大多未受过专门的档案管理方面的教育，专业性和规范性较差，不能满足日常工作开展的需要。部分档案人员的职业道德素质、综合业务素质不高，（政治）思想觉悟差。有一些档案工作者，职业情感淡漠，奉献意识与敬业精神欠缺，工作责任感不强。在业务上，工作态度散漫，不认真履行档案工作人员职责，更不能很好地完成自己所承担的业务工作。在服务上，对待利用者不主动，不热情，缺少奉献精神。在思想上，观念相对落后、保守、僵化。

三、提高档案管理工作水平的策略

1.思想观念上的创新

一是领导的观念要更新。高校各级领导应切实关注档案工作，积极支持高校档案信息化建设工作，要把档案工作的发展作为高校整体发展的一个重要而必要的部分。二是要解放思想，转变工作作风。作为高校档案工作者要从思想上迅速转变观念，积极主动跟上高校档案工作的发展步伐，增强大局观念，提高思想认识，提高服务意识，服从高校整体工作安排，实现思想和工作的新跨越。

2.突出高校档案室的双重职能，强化行政管理

要把档案工作作为学校内部行政管理的重要部门，因为法律要求其“对所属单位的档案工作进行监督和指导”，同时还要“负责保管本机关的档案”。所以高校档案机构具有双重性，作为职能部门，它负有“监督和指导”的职能;作为业务部门，它具有“保管”的职责。

3.提高档案管理人员素质

为适应新形势下档案工作的需求，对档案工作人员要进行必要的培训，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，逐渐掌握计算机和其它有关方面的知识、技能。同时各院校应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员，只有这样才能适应档案事业发展的需要，实现档案工作的现代化和信息化。

4.加强基础业务工作，大力开发档案信息资源，积极为高校发展做好服务工作

高校档案是一种重要的信息资源，高校要提高自己的教学水平，不断向前发展，就要大力开发自己的档案信息资源，从高校档案信息中获取有价值的东西，同时，做好整理、编研、保管和利用服务等基础业务工作，为高校发展更好的服务。

（1） 积极贯彻落实档案法律法规，大力加强以法治档力度，促进高校档案管理水平的提高，档案管理人员还要自觉坚持和遵守档案工作基本原则和相关的法律法规，按规办事、以法治“档”，真正实现档案工作的规范化、有序化、高效化。

（2）充分发挥各个单位兼职档案人员的作用，建立和谐的人际关系，推动档案工作的进一步发展。档案来源于学校各职能部门的职能活动，从文件产生到归档，需要经历一个很长的时间，经过许多环节，每个环节都会影响到文件材料的质量，影响到文件材料的完整性和准确性，所以应该协调好各部门的档案兼职人员与档案工作人员的关系，实现公文整理、归档的规范化、标准化和制度化。

5.采用现代信息技术，加快档案管理的信息网络化。

应全面应用现代信息技术，加快和有效开发档案信息资源，充分挖掘和利用档案的潜在价值，形成新的文献形式和知识产品，并实现档案信息资源共享。一是开展馆藏档案数字化。对馆藏的文书档案、磁带档案、图片档案等进行数字化，形成规范化、系列化的文字、声像等档案数据存入数据库，并按照公开信息、内部信息、保密信息等级分类上网，为不同用户提供相应等级的信息服务。二是实现档案利用网络化。利用校园网建立档案信息网站，实行新信息上网发布、电子邮件服务、联机公共目录查询和光盘远程检索服务，拓展档案的服务功能，提高档案服务质量。

总之, 高校档案工作者应该不断更新观念,创新理论；更新知识,创新管理,掌握档案工作的发展规律,树立现代化的档案管理意识,与时俱进,以服务为宗旨,以创新为主题,做好档案工作,使档案管理现代化、科学化。

[1]石为群.新形式下如何做好高校档案管理工作[J].杭州科技图书情报.2004, ( 2).

[2]李华.对高校档案管理创新的思考[J].佳木斯大学社会科学学报.2003,(4).

[3]苏小妹.试论高校档案管理工作存在的问题及对策[J].秘书之友.2007.8

[4] 苗慧珠.谈更新观念做好新时期高校档案管理工作[J]科技情报开发与经济. 2005,(5).

Deepening Archives Management of University in New period

Li He

This paper analyzes the problems existing in the archives management of university, puts forward some corresponding solutions for promoting university to deepening Archives Management.

李鹤，交通部管理干部学院远程教育部办公室主任。