图书验收工作的技术性改进尝试——介绍一种对账辅助软件

杨 昌 盛

(成都信息工程学院图书馆 四川 610225)

·一得之见·

图书验收工作的技术性改进尝试
——介绍一种对账辅助软件

杨 昌 盛

(成都信息工程学院图书馆 四川 610225)

介绍利用VB+ACCESS+EXCEL开发图书验收对账辅助软件的背景，指出该软件的作用，分析其正常验收核对、按清单核对两个功能的实现。

图书验收 图书对账 辅助对账软件

图书验收就是确定收到的图书可接受或不可接受，接受就付款、不接受就退书。结合成都信息工程学院图书馆图书验收工作的实践，笔者发现账目核对是图书验收工作的关键点。而图书验收过程中码洋与验收金额不符的情况时有发生。验收大批量图书(几百上千种)时，若出现账目不符情况，全凭人工核对，浪费大量时间和精力。为此，笔者结合手工对账的经验，利用VB+ACCESS+EXCEL开发了一个对账辅助软件，使用效果良好。

1 图书验收对账辅助软件的作用

图书验收包括手工验收(简称手验)和计算机验收(简称机验)两种。手验指的是核对到馆新书的实体与书目清单，查看书名、册数、价格是否一致，是否缺页、污损或与馆藏原则是否相符等情况[1]，对不合要求的图书在清单上做退书标记，对于核对无误拟收藏的新书进行外包加工(含检测永磁、嵌充消磁条、盖章、贴条码、打财产号、提取主本等工序)。 机验指的是接收经手验、外包加工的主本，利用Libsys3.5系统的验收管理模块将图书的财产号、条码号、价格信息录入管理系统。

图书验收中的账目核对有其客观标准，即最后要达到一分不多一分不少。但由于Libsys3.5系统只记录“正确信息”，而不能记录“异常信息”，甚至整个手验过程也在Libsys3.5系统管理之外，一批新书的总码洋没有被记录。因此，Libsys3.5系统不具备验证账目是否相符的功能。

图书验收对账辅助软件就这样应需而生了，它的作用就是记录每批次图书的总码洋和所有的“异常信息”，当然还要记录Libsys3.5的“正确信息”——验收金额。必要的时候还需要收集书商提供的书目清单电子版和Libsys3.5的验收清单明细。

2 图书验收对账辅助软件的使用

图书验收对账软件包括两个使用步骤，第一步是必须的，即判断总码洋与验收金额之间的误差与所记录的异常情况是否一致，若一致或通过手工检查能消除误差则不需进入第二步；第二步是可选的，主要是核对书商清单电子版和验收明细清单，只有当误差与异常的不一致现象无法通过手工检查消除时才启用。辅助软件的对账功能也包括两个部分，即正常验收核对和按清单核对。

2.1 正常验收核对

验收核对的方法是判断码洋-验收金额-退书金额-异常金额是否为0。验收核对效果如图1：

图1 正常验收核对效果图

核对完成，只需关注核对结果差额是否为0，若为0表示核对无误；若不为0，表示验收过程有误。若有误，可核对退书登记、异常情况登记与实际情况是否相符，一般来说就能发现问题所在；若还不能解决问题，就需启用按清单对账的功能。

2.2 按清单对账

对各项数据检查之后仍不能发现差额问题所在，就需要对照验收清单和书商书目清单来查找问题。

这项功能的操作过程如下：

①数据准备。验收清单由Libsys3.5导出，电子版书目清单由书商提供。验收清单和书目清单分别按表1和表2的格式整理。退书清单、异常图书清单都来自本软件登记，作为人工核对之用。

表1 验收清单格式

表2 书商书目清单格式

②比较验收清单和退书清单，一致的记录用颜色做标记。

③比较退书清单和书商清单中没有颜色标记的记录，一致则用颜色标记。

④分别将验收清单、书商清单、退书清单中没有标记的记录导出到验收异常、书商异常、退书异常的电子表格。

⑤由人工对照验收异常、书商异常、退书异常、软件登记的异常记录，排除实际上相符的图书，即可找出问题所在。软件不能判断的实际相符情况包括套书、价格异常等。价格异常包括书目清单价格与实际价格不一致、验收价格与实际价格不一致两种情况。

上述过程中的比较规则是判断ISBN、单价(或定价)、册数(或数量)三项是否完全一致。ISBN号由10位升13位、带或不带短横的情况对于ISBN比较有明显影响。为排除干扰，采用函数统一ISBN，代码如下：

Function GetISBN(ByVal st As String) As String

Dim i, t

t = Replace(st, “-”, “”)

If Len(t) <= 10 Then

GetISBN = “’” & Left(“978” & t, 12)

Else

GetISBN = “’” & Left(t, 12)

End If

End Function

统一ISBN号的思路是，首先去掉短横，然后将长度在10以下(含10)的前面加上“978”，最后取左边12位作为规范的ISBN号。此函数避免了短横、长度不等、校验位等对ISBN一致性的影响。

按清单对账的界面效果如图2：

图2 按清单对账效果图

[1] 谭 静.如何充分发掘ILASⅡ功能提高中文图书验收效率.图书馆建设,2006(3):45-46.

BookAccountVerificationAssistingSoftware:ATentativeImprovementontheBookAccessionTechnology

Yang Changsheng

Library of Chengdu University of Information and Technology, Chengdu 610225, China

This paper first briefly describes the background to the development of a book account verification assisting software with VB + ACCESS + EXCEL and then explains the functions of the software and analyzes the ways it exercises the functions of normal accession and accession on a checking list.

accession of books; verification of book account; account verification assisting software

G25

杨昌盛，男，1978年生，馆员，研究方向为现代图书情报技术与图书馆业务，发表论文4篇。