浅谈高校学生档案的管理

潘 娟

[摘要] 高校学生档案管理是高校档案管理的一项重要工作,也是学校教育教学工作的重要组成部分。本文从高校学生档案管理的内容、特点等方面分析,对高校学生档案管理工作中遇到的问题,提出了改进的意见。

[关键词] 高校学生档案管理

高校学生档案是大学生学习期间各方面信息的重要载体,准确、齐全、完整的档案,全面地记载着大学生的政治思想、品德作风、学习成绩、实践能力及个人特长等信息,是反映大学生综合素质的最重要依据,也反映了大学生成长过程中的一段重要经历。同时,也为未来的用人单位对人才的发现和培养提供了重要的参考。因此,管理好大学生人事档案,对人力资源开发和人才成長非常重要。

一、 高校学生档案的主要内容及其特点

(一)主要内容

众所周知,档案来自于人们的社会活动,是人们在社会实践中产生的具有保存价值的资料的历史记录。学生档案是每个人最初的人事档案,它将随着学生步入社会所从事的职业而改变档案名称,并入相应的人事档案门类中。 高校学生的档案主要包括以下内容:

1.个人简历:如高中毕业生登记表、高等学校毕业生登记表;

2.组织鉴定材料:如高校招生考生报名登记表、学生的学年鉴定表、思想品德鉴定表;

3.学习材料:学习成绩单、实习鉴定表、毕业论文评定、党校学习鉴定表等;

4.参加党团组织材料:入党、团申请书、志愿书、登记表等;

5.先进事迹材料:学生的获奖登记、学年先进个人审批表等;

6.处分和撤销处分材料;

7.身体健康方面材料:高校招生体格检查表、高校学生体质健康卡片;

8.其它可供参考的材料:如思想总结、思想汇报、个人总结等。

(二)学生档案的特点

1.动态性。一份学生档案一旦建立之后,是动态的而不是静止的。一方面,它需要不断补充新材料,必须根据学生情况的变化而不断增加新的内容,以避免内容老化和材料的缺失;另一方面,学生档案随着学生的走向而不断流动,边流动边形成,最后归宿到用人单位。而其他类型的档案一旦归档后,就保持相对的稳定性。

2.真实性。高校学生的档案材料是学生在校期间学习和实践活动的一般原始记录,能反映学生在这一时期的学习、思想品德、身体各方面的情况,所有材料都由学校把关,能真实地反映学生的情况,所以具有一定的真实性。

3.实用性。学生档案是学生在学校总结情况的真实记录,毕业就业时用人单位可以根据材料内容全面了解学生的政治表现、学习成绩、综合素质、家庭情况等内容,具有重要的参考价值。

4.内容的单一性。学生档案虽形成于不同阶段、不同学校,但内容比较单一,一般包括登记表、成绩卡、体检表、鉴定表、奖惩材料、政审表、入党入团材料等。其他类型的档案在形式上比较多样化,内容上也比较丰富,不是单一固定的。

二、高校学生档案管理中存在的主要问题

1.档案意识薄弱,管理不规范。相关部门尽管不断出台相应的档案管理条例,对学生档案管理工作的各项内容作了统一具体的规定,但在高校一些老师和学生档案意识不高,表现在学生填写各类需存档材料时随意、马虎、不认真。教师方面,在学生毕业时填写的《高校毕业生登记表》时对表格审核不严,学生只写奖励而不写处分时,教师对其中的“奖惩内容”内容没有核对,有的没有盖学校公章而只是盖院系的公章,学生成绩单上没有体现获得学士学位以及毕业情况等等,甚至个别学校的档案材料还存在造假现象,使毕业生档案在真实性、全面性、严肃性等方面大打折扣,失去了档案的真正意义。

2.档案管理手段陈旧

由于学生档案具有归档时间统一、存放时间不长、流动快的特点,而学生档案的管理基本上还处于传统、原始、手工操作的实体管理模式中,对学生档案不能采用计算机管理,也没有建成学生档案信息库,给毕业生查询档案去向以及转递档案带来不便。

3.档案材料单一

有的学生档案材料单调、千篇一律,有的材料只有成绩单、毕业生登记表、体检表以及中学时的简单材料,从档案中只能看到,以极其概括性地泛泛而谈的评语和专业学习成绩的好坏,体现不出学生的特长和个性,这将不利于学生档案转为干部人事档案的考察材料。

4.档案转递工作不及时不规范

当前,毕业生档案传递方式五花八门,学校的档案投递方式有通过机要传递的,有派专人投送的,也有的让毕业生自己携带,甚至出现乱投递现象,造成档案“满天飞”。还有个别院校不重视毕业生档案传递的时效性,延误档案的传递,造成“人档分离”现象,直接影响毕业生就业和人事代理工作,给毕业生和用人单位带来不便,也降低了毕业生档案的使用效率。

三、高校学生档案管理的改进措施

1.制定相应的法规和制度

做任何事情都必须有法可依、有章可循,特别是管理学生档案这项专业性很强的工作。对此,要制定相应的管理条例,以档案学的理论为指导,参照《档案法》、《干部人事档案工作条例》等,根据学生档案管理工作的性质、任务、特点,对学生档案管理工作的各项内容作统一具体的规定,以此提高人们的对大学生档案管理的认识,重视大学生档案在人力资源开发和管理中的价值,从而加强档案管理的严肃性,从而提高干部人事档案的质量,使学生档案管理工作走向规范发展的轨道。

2.全面提高档案意识

首先要加强教育,对高校学生、教师、班主任加大宣传学生档案重要性的力度,从抓思想教育入手,逐步引导他们对档案形成正确认识,消除思想上的模糊认识,逐步宣传应归档材料的各种要求及规范归档材料的实际意义,使他们认识到搞好高校学生档案管理工作是关系到高校教育改革的大事,是关系到客观公正地反映一个学生实际情况,使他们能够顺利地毕业、就业的大事,只有各方面提高了思想认识,才能真正形成高校学生档案管理的良好局面。

3.利用计算机辅助管理学生档案

目前,社会已进入信息化时代。面对先进、系统的计算机管理,档案管理实行计算机管理是时代的呼唤和形势发展的必然要求。目前越来越多的人已经认识到了在档案管理中采用计算机进行辅助管理的重要性和必要性。随着各高校在学生人数的逐年增加,学生档案管理也要采用计算机辅助管理,建立学生的档案信息数据库,实现学生档案管理系统化、科学化。这样既减少人力损耗,也使档案管理更准确、快捷、全面、方便,更适应时代发展的需要。学生毕业后,其人事档案及时向有关单位转递,利用计算机管理档案转递的凭证如存根、回执单等,以便学生查询档案的去向,从而使档案管理工作跃上一个新的台阶。

4.规范档案材料的收集整理工作

作为高校学生档案管理的工作人员,要经常主动地与形成学生档案材料的部门及各系主管学生档案的负责人联系、协商、沟通,及时收集各部门形成的档案材料。高校学生档案的特别是归档时间较为集中,在学生毕业离校前将有大量材料归档,管理人员对各类材料要做到边收集、边整理、边归档,还要及时鉴定其完整性,有缺漏地及时采取各种补救措施,从源头上解决档案材料质量差的问题,做好提高归档材料的质量工作,进一步推进高校档案管理工作的规范化和系统化。

5.提升学生档案管理人员的自身素质

大多数高校学生档案管理人员都是兼职档案员,他们没有受过专业的学习,主要通过平时工作积累经验,因此档案管理人员必须要加强档案业务的学习,充分利用各种机会进修,系统掌握档案管理的基础理论和专业知识,大力提高专业知识水平和管理能力,掌握档案工作的思维方法和工作方法,应用现代化办公技巧,提高档案处理的现代化水平,以此增强自身的素质,处理好档案各个环节如档案材料的收集、审核、传递、立卷归档方法等。

总之,高校学生档案管理工作是一个系统化、规范化、科学化的过程,我们要充分认识做好高校学生档案管理工作的重要性与紧迫性,不断地探讨与研究高校学生档案工作的规律,使这项工作开展得更扎实,更有成效,使高校学生档案工作在实施科教兴国的战略中发挥更大的作用。

参考文献:

[1] 潘玉民.杨小红.专门档案管理[M].沈阳:辽宁大学出版社,1993

[2] 黄启慧.论高校学生档案在就业指导中作用[J].皖西学院学报,2001,(11).

[3] 倪凤霞.档案工作在学生管理中的作用.辽宁教育学院学报,2002,(8)

[4] 侯巧丹.试述高校学籍档案管理的意义.山西财经大学学报,2001,(4)

[5] 杨燕.浅论学生档案的特点及其管理与传递.淮南师专学报,2000,(4)