网络环境下高校灰色文献资源共享平台建设探析

刘晓凤，马云峰，罗丽娟，张瑞祥，钟 萍

1.重庆医科大学图书馆，重庆 400016

2.重庆医科基础医学院计算机教研室，重庆 400016

网络环境下高校灰色文献资源共享平台建设探析

刘晓凤1，马云峰2，罗丽娟1，张瑞祥1，钟 萍1

1.重庆医科大学图书馆，重庆 400016

2.重庆医科基础医学院计算机教研室，重庆 400016

本文探索在高校如何因地制宜地对灰色文献资源进行收集、整理和开发，提出建设灰色文献资源共享平台可能是一种行之有效的方式。与此同时，本文以重庆医科大学为例对高校灰色文献资源共享平台的建设模式，包括灰色文献资源的选择策略、组织方式、共享平台的建设原则、技术支持及应注意的问题等方面进行了论述。

网络环境；高校；灰色文献；资源平台；

AbstractTo investigating the conditions that how to collecting，arranging and developing the gray literature in colleges and universities，and suggest that to building a shared platform for the gray literature might be an effective way. In the meantime， the main objective of this paper is，using our university as an example， to discussing the construction models of gray literature: including the choice of strategy and the organization of gray literature， the construction principles of shared platform and the technical support for the shared platform.

KeywordsNetwork Environment; Universities; Gray Literature; Resources Platform

1 灰色文献的概念及国内外高校灰色文献资源开发、利用的现状

灰色文献(Grey Literature)是指用访问、会议、报告、通信等非正式的科学交流手段提出，但没有正式出版和定价，却在一定范围内流通的文献[1]。根据科学引文索引的论述和有关情报研究单位的资料显示，灰色文献在整个信息源中所占的比例已超过20 %，这种新型的文献源已经成为继期刊、图书之后的第3种重要情报源[2]。灰色文献也是高校教学、科研中不可缺少的一种重要信息源。

在国外，西方发达国家主要从20世纪60年代开始对灰色文献进行收集利用，日本也在20世纪80年代中期开始建立各种类型的灰色文献数据库，我国则起步较晚。目前，我国具有较大规模的灰色文献数据库主要有：1）学位论文及会议论文资源：中国学术会议论文全文数据库；中国医学学术会议论文库；中国知网的重要会议论文全文数据库；中国优秀博硕士学位论文全文数据库；万方数据资源系统的中国学位论文数据库；2）研究报告资源：国研网的国研报告；中国商业报告库；3）电子预印本资源。另外，在专利、标准等资源国内都已有相关权威机构在收集、开发。但对于其他类型的灰色文献如教学资料，科技报告， 政策管理性文件，内部刊物和内部交流资料等进行收集开发，并以灰色文献资源共享平台的方式将这些资源进行展示，国内目前未见公开的文献报道。

因此，加快灰色文献的收集、整理、开发，并通过“高校灰色文献资源共享平台”的方式将它们展示出来，是信息发展的必然要求，对于提高各高校的文献保障能力具有重要意义。

2 高校灰色文献资源平台建设的关键因素

2.1 平台的资源选择策略，包括资源收录范围、选择方法与途径

2.1.1 资源收录范围

高校图书馆需要着重开发的其它灰色文献主要有以下几类：1）如自编教材、讲义、配套习题集、学科专业建设资料、精品课程资料、优秀教案课件、教学大纲、教学日历、教学方法研究、教学评估、考试试题及答案等。科研资料包括课题立项报告、结题报告、科研成果汇编、成果鉴定以及专利申请文件等[3]。2）科技报告：教师的科研报告、实验方案、研究方法、试验报告、课题进展情况的实际记录与研究成果的系统总结、技术咨询报告等。3）尚未被国家权威机构收录的学位论文资源。4）尚未被国家权威机构收录的会议资料：会议资料主要指各种研讨会、报告会、学术讲座等的一系列论文、报告、记录等资料。5）政策管理性文件：学校各行政部门执行的由各级政府下发的政策性文件、行政命令、规章制度，由学校自行下发的各项学校管理制度等。6）内部刊物和内部交流资料：内部刊物如各类学报、校报、党政简报、各种业务专题等。读者可以从中了解教学动态、研究方向、研究成果、课题进展等[3]。7）其它资料，如名老中医医案医话、毕业生档案、毕业生动态档案、翻译手稿等[2]。

2.1.2 资源选择方法与途径

1）建立专门的管理机构。配备相应的人员：可考虑制定合适的收集制度和管理条例。例如，呈缴本制度，文摘报道制度以及灰色文献的收藏原则和保管细则等。也还可聘请本校教生为兼职灰色文献联络员，尽可能多地丰富本馆及本校的文献库；

2）扩大收集途径，认真进行筛选。如：广泛收集书目信息、争取捐赠、做好馆际互借和馆际交换工作、加强网络搜集等等。同时，注意对收集到的灰色文献进行筛选，把思想性好、科学价值大、实用性高的文献保留下来，以提高灰色文献的利用价值。

3）加强纸制灰色文献的数字化。各高校利用已有的数字化集成系统、扫描技术等对纸制灰色文献进行数字化加工，并进行恰当地组织、编目。

4）做好剔旧工作，注意灰色文献资源的时效性。灰色文献据有时效强、更新快的特点，因此相关工作人员除了做好日常的分类、排架、目录组织、数据库维护等工作外，还要注意及时剔旧，以提高馆藏灰色文献的质量。

2.2 资源组织方式

如何采取标准元数据对“高校灰色文献资源平台”的大量资源进行描述？如何对灰色文献信息进行横向、纵向地整合，并使该平台支持开放式集成？

初步设想可以根据学科按照《中图法》进行分类，标引主题词，按《中国文献编目规则》进行著录和标引 ，以灰色文献篇名、责任者、收藏单位或收藏个人为基础著录。

对各种内部刊物也可以采取比照期刊的方法进行著录。

对学位论文，因博硕士、本科生可以大规模网上提交论文，研究生部、院系安排专人审阅和验收、并建档入库备份按密级发布、图书馆根据论文发布范围开展网上检索与利用、文献传递等多方位交流与服务．形成了研究生部、院系、图书馆等多层面管理和利用的科学运行模式。可实现对学位论文这种最丰富、可持续性强的灰色文献资源的便捷、高效管理和利用[3]。

对于精品教案、精品课件、讲座录像、光盘或其他流媒体文件等教学资源的数字化建设．图书馆联合院系将这些教学资源按照国家图书馆或CALIS的电子资源的著录方法编目，或在进行纸质灰色文献编目同时标引856字段，建立多种检索方式．拓宽检索范围[3]。

2.3 共享平台建设的原则

高校灰色文献资源平台的建设力求遵循下列原则：

1）学术性原则。一是灰色文献资源收集要具有权威性、正确性；二是要以科学的态度对网络信息资源进行鉴别。选取能反映本学科发展前沿水平的网上灰色文献资源：对学术性网络灰色文献资源进行全方位存取与梳理、整合，积极运用先进的网络搜索技术(如动跟踪技术、自动漫游技术等)对这些网站进行自动跟踪．使之成为高校灰色资源共享平台的重要信息来源；

2）实用原则。高校灰色资源共享平台的建立应以用户实用为出发点．根据不同文献类型与资源数量确定相应级别；

3）用户原则。平台设计应美观大方，给用户一种视觉上的享受。为平台带来更大的亲和力。平台要提供多种出口，页面之间切换要灵活、方便，结构要平衡，层次分明．为用户提供互动式服务；

4）发展原则。平台应具备可扩充性和可维护性。鉴于网络技术的迅速发展，系统应为今后的扩充、升级、维护等留有充分余地。

2.4 实现各种灰色文献的集成检索

表1 国内外常用的主要技术

探索高校灰色文献资源平台的实现技术，主要指如何实现各种灰色文献的集成检索目前国内外常用的主要技术见表1。

其中，SPT(Subject Poaal Toolkit/Scout Poaal Toolkit学科信息门户软件包，简称SPT)是美国威斯康星-麦迪逊大学的ISP项目的成果之一，该软件支持GNU的GPL协议，可以免费获得源代码，其基本技术架构建立在PHP+MYSQL的基础上，具备完备的信息平台的功能，包括元数据、OM、RSS等支持。

3 我校筹建灰色文献资源共享平台的概况

3.1 平台提供的主要服务内容

平台计划各种题材资源所占比例大致如下：学术站点40%，馆藏灰色文献资源30%，学科拓展服务30%；国外资源所占比例约占30%，国内资源所占比例约占为70%。在此基础上我们打算逐步提高国外资源的比例，降低国内资源的比例。

目前希望该平台主要提供以下服务：

1）及时报道灰色文献领域的最新动态，注册用户可以获的以日程表的形式列出国内图书情报领域会议动态信息。

2）提供网络灰色来源索引(GreySource Index)，不但提供了众多灰色文献生产机构和组织(如图书馆、信息中心、协会等)的网站地址，还提供网上已有的灰色文献目录。

3）提供灰色文本库(GreyText Archive)，该库是一个书目档案库，它搜集了有关灰色文献研究方面的电子文档，这些文献可以通过电子邮件获得。

3.2 实现技术

各高校可以根据自身实际情况决定采用何种技术，比如重庆医科大学可考虑利用Web技术、数据库技术、搜索引擎技术、维基技术、知识管理技术的相关技术理念，采用Sql server2008+VBScript或JavaScript的技术组合开发基于B/S结构的“重庆医科大学灰色文献资源共享平台”，采用模块化的架构设计，支持SSL传输协议，提供细粒度访问控制，提供角色管理以及授权管理。该平台不仅便于普通用户、系统管理员、审核人员都能较好使用，还注重保证内容按知识点变换重新组合，在保持与学校图书馆网络资源风格相同的情况下分别设计了便于普通用户和网站管理人员使用的友好界面。该网站为我校的教学和科研提供灰色文献信息服务。该平台充分考虑了内容审核人员、系统管理人员、普通用户和门户内容知识结构的要求。即做到：

1）系统管理人员能够方便进行后台维护工作：增加或删除内容审核人员账户、保持数据库完整性与一致性；

2）内容审核人员在获得权限(有效账户)后，在指定的栏目内完成内容审核工作，不同的类型资源栏目有不同的审核账户，有序的审核工作保证本门户有足够的资源和内容得到及时更新；

3）保障普通用户对平台的结构清晰，能够访问的资源或链接准确有效；

4）保障学科各级目录分类可以根据不同主题重新组织，从知识结构上保持与最新研究一致性，增强平台的活力。

该平台系统功能结构示意图如上，它提供的主要应用有以下几方面:

1）资源上传方法：

通过两种方式可以实现资源的上传，一种是注册用户在前台将本地资源上传到资源服务器，经管理员审查后入库；另一种是资源库管理员针对已经在资源库服务器上的现有资源进行批量入库，就是将资源的检索信息批量地加入到数据库资源中心。资源入库过程还提供如下功能：自动生成缩略图、动画截图、视频关键帧，以及自动分类、等级划分、权限划分（公开级别划分）。

2）资源入库管理：

入库的资源还需经过知识管理员的审查，才能确定它的实用范围，包括那些帐户拥有使用权，是否公开等关键信息。

作为资源库负责人，除了对会员用户上传的资源进行审查和验收，以及对现有资源批量入库外，还需要进行其他资源管理，比如设置资源星级、适用范围、下载点数、资源发布、评价管理、日志管理等，资源编目的导入/导出，以及资源的清理、删除等。

3）资源浏览及内容检索：

注册用户通过资源搜索引擎检索感兴趣的资源，使用包括：关键字检索、主题检索、关联检索、时间检索，在内的手段发现自己需要的资源；然后，根据资源的权限进行在线预览，在线点播、资源下载等操作，还可以上传资源评价或者浏览资源评价。

4）系统基础设置模块：

应包括用户管理以及系统的基础数据，比如存储方案，机构设置，系统配置、积分管理、日志查询等等。作为Web站点，还提供站点设置、界面定制及个性化，信息发布等功能。作为注册用户，还可分配个人空间，便于用户交流和使用，包括个人信息（上传资源、下载资源、积分记录）、日程安排、消息留言、个人书签等功能。

4 平台建设中需要注意的问题

4.1 用户跟踪反馈

可在平台中加入计数器用以跟踪统计用户访问该平台的情况，积极开展用户的跟踪反馈服务；通过Email加强与用户的联系，了解用户需求，并根据用户的要求，有目的地收集并添加实用站点及相关资源，以便用户能有针对性地使用站点资源。

4.2 系统安全与维护

当图书馆主页公布后．它便置于复杂的网络中，会遭受各种形式的网络攻击。如黑客攻击，病毒入侵，轻则造成数据丢失，严重时会导致系统瘫痪。因此，应选安全性能好的操作系统，安装合适的防火墙，及时备份重要数据，定期查看日志，及时更新病毒软件，修补网络漏洞等。定期，清除"休眠用户"，保证更多更好的服务更多用户，保持平台的活力.

4.3 灰色文献资源使用中的版权问题

灰色文献大部分是内部资料，它具有发行量小、未经正规渠道出版发行等特点，这使其版权所有者很容易受到侵权；新传播媒介网络的产生，使得灰色文献的版权问题变得更加复杂。因此，我们可以通过大力宣传以及采取专门措施等方式，长期有效地开发和利用灰色文献。

总之，建设高校灰色文献资源平台对于加强灰色文献的开发和利用以及丰富各高校的馆藏都具有重要作用。

[1]范文芳.灰色文献版权保护刍议[J].河南图书馆学刊：2008，28(3)：61-63.

[2]魏鑫.高校图书馆灰色文献的收集、开发和利用[J].四川图书馆学报:2007(5)：76-78.

[3]刘洪.试论高等中医药院校对灰色文献的开发利用[J].情报探索，2008(11)：38-40.

The Construction of Grey Literature Resources Sharing Platform in Colleges under the Network Environment

LIU Xiaofeng1,MA Yunfeng2,LUO Lijuan1,ZHANG Ruixiang1,ZHONG Ping1
1.Chongqing Medical University Library,Chongqing 400016
2.Chongqing Medical University School of Computer-based Medical Teaching and Research Section,Chongqing 400016

G254

A

1674-6708（2010）24-0069-03

刘晓凤，图书馆副研究馆员，研究方向：信息资源的组织与管理