大中型水电站设备招标及合同执行中的注意事项

张冰雪, 张雅娟

(四川圣达水电开发有限公司,四川乐山 614900)

1 大中型水电站设备招标采购的特点

(1)大中型水电站设备采购的种类繁多。主要包括水轮发电机组及附属设备、金属结构设备、公用设备、变压器、断路器、开关柜等电气一次设备,计算机监控、继电保护、辅机控制等电气二次设备等。

(2)设备采购技术含量高。每项设备都有其特定的参数和性能指标,需要精准理解每一个指标的含义,严格界定设备之间的接口,准确地与建筑物进行匹配,确保所采购的设备安得下去,用得起来。

(3)设备采购程序复杂。包括招标计划的拟订、招标文件的编审及修定,投标单位的资格审查,标书发放、补遗通知及答疑通知审查和发出,开标、清标、评标、决标,合同谈判、合同文本的会签。整套程序如果准备充分,一般而言设备采购至少需要 2个半月时间,大型设备和技术复杂的设备采购所需时间则更长。

(4)设备招标管理模式复杂。一般来讲实行分级管理、分级负责制,形成公司、子公司两级招标管理模式。公司设立招标管理中心,下设招标管理办公室;子公司设立招标管理小组,下设招标管理小组办公室。招标组织机构常设计划合同管理部门,根据招标工作需要,还设有招标委员会、评标委员会及决标委员会等。

(5)招标采购时间紧迫。由于种种原因,从开展招标工作到设备采购到货的时间要求都非常紧张,导致设备招标时间短,设备生产制造时间短,在一定程度上将影响招标工作的质量,进而影响设备生产制造质量。

2 设备招标环节的注意事项

(1)注意综合考虑影响招标计划编制的各种因素,做到科学合理。

大中型水电站设备种类繁多,招标计划不但要考虑设备的安装进度、设备生产制造周期、招标投标周期、合同谈判及会签周期,还要考虑到厂家的生产任务饱满情况,考虑整个工程进度计划、实际进展程度以及不可预见因素的影响,否则很容易造成设备生产厂家的货物积压,进而影响厂家生产的积极性;或者因设备到货不能满足现场工程进度要求而影响整个工程建设进度。

(2)注意平衡商务和技术权重,不宜过分控制价格。

从工程建设投资的角度讲,招标控制价格往往受到设计概算或单位内部执行概算的制约并定有投资指标考核,因此,主要着力于控制设备的采购价格。但从设备运行管理的角度考虑,设备采购价格的高低势必影响设备后期生产运行的维护成本,一般成反向关系 。

大中型电站的大型设备往往倾向于技术成熟、设备运行维护成本低、设备故障率小的产品,这类产品往往价格较高。但一般设备及元器件由于在招投标和合同签定过程中未合理权衡价格与品牌质量,过分注重投资控制,以概算投资决定产品的取舍,以价格较低作为首要选择因素,从而导致所选择的设备虽然能基本满足使用要求,但性能并不优越、可靠性差。

如何处理这一问题呢?一是从全寿命周期成本考虑,选择全寿命费用最低的产品;二是考虑设备运行维护期间故障率高低对生产运行造成的影响和损失,这比设备本身的维护费用甚至设备本身价格还要高;三是对于投标商的投标报价尽量不要过分压低价格;四是在设计概算阶段就要全面考虑,从全寿命费用角度做投资概算,在概算中提高设备造价的比重。这样处理既能采购到价格合适、技术可靠、运行稳定的产品,又能不突破概算。

(3)注意充分研究设备招标文件的技术标准和技术要求。

一些水电工程项目往往将可研报告设计与初步设计合为一个阶段进行,而这个阶段的主要目的是为了获得项目的批复,设计深度往往不够。在工程实际实施过程中,由于各种各样因素的影响,工程招标阶段的设备选型以及参数和性能要求在可研阶段设计的基础上均会有所变化。在招标实际操作过程中,由于设计工作量大,时间紧张,招标完成、甚至在合同签定后又发现有些技术条款和参数需要进行修改,有的甚至在第一次设计联络会召开后、准备正式进行投产时,还会出现需要修改技术条款的事情,既影响设备生产进度、从而影响整个工程进度,也给设备的生产质量带来隐患,同时,也不利于设备投资控制。因此,必须注意充分认真地研究设备招标文件的技术条款,既不能简单照搬其他电站或项目的技术条款,更不能将国家和行业标准照抄了事,一定要结合工程特点和设备性能参数要求,认真研究讨论每一个技术条款,才能保证所选设备的可靠性。同时,在招标文件发出后,也要充分利用投标单位对招标文件技术问题的澄清要求,组织相关技术人员和专家对相关技术问题再次进行讨论确认;同样,在评标阶段、合同谈判阶段都要抓住机会,对技术含混不清的问题进行明确。

(4)注意现场踏勘安排。

对于大型设备采购招标,笔者建议应组织现场踏勘。因为大型设备的运输涉及到道路和桥梁限制、超宽超高等问题,需要投标单位自行承担责任并测算相关费用。同时,组织现场踏勘要按照相关规定登记,避免暴露投标人身份,以免引起招标中的其他问题。若不组织,一定要求投标者自行踏勘。

(5)注意开标和清标安排。

投标截止时间、开标时间要充分考虑实际的道路堵车和天气状况,不要因为时间原因无谓浪费投标资格,甚至引起招标失败。对于大型设备或参数复杂的设备,要认真组织清标,按照技术要求、参数、性能等项目列出对比表格,以便于评标对比。

(6)注意合同谈判阶段的有关事项。

合同谈判阶段要认真梳理合同条款,就设备接口、供货范围、交货时间进行明确。由于在实际实施过程中,对于一些新增设备及零部件,厂家往往要先谈价格、再处理问题,并且质量保证期一过厂家可能就不管了,对设备生产运行非常不利。故在合同谈判阶段要特别注意以下问题:①对于设备质量保证,如果由于厂家设计等引起的质量问题,既使过了质量保证期,仍然需要由厂家来承担相关责任;②对于设备供货中属于本设备专用配套的、或紧密相关的零部件,但属于合同供货范围之外,仍然由设备厂家提供,并按照合同内货物的条款执行,而且需要先供货满足现场要求后再完善手续,价格按照合同价格或市场价执行;③对于合同价格:按照规定是不能协商价格的。但在实际操作过程中,大多数招标项目,无论是招标人还是投标人都或被动或主动的进行价格协商,但作为招标人,一定要考虑投标人的实际状况,一旦价格过低,将直接影响产品质量,一方面给设备安全运行带来隐患,另一方面则增加后期运行维护成本。

3 合同执行阶段的注意事项

大型水电站的设备生产制造进度直接影响整个工程的建设进度,哪怕是一个小零件不到位,都有可能推迟电站投产发电,从而给投资方造成损失。为尽量避免此类情况出现,在招标完成签定合同后,需密切关注合同执行阶段的各个环节,认真监督合同实施情况。

(1)及时开好设计联络会并认真落实会议要求的各项内容。

设备生产制造设计联络会作为设备设计的关键环节,一定要认真对待;要求所供审查的设计图纸资料必须经过厂家内部审查程序后才能提交。应注意积极协调各方认真落实会议内容,确保各方在最短时间内解决实际问题。

(2)及时采取多种措施,确保设备按计划生产。

成立催货工作小组,明确设备催货分工范围,对口联系厂家,协调相关事项。对重要设备采取驻厂监造的方式,根据厂家反馈的信息和现场进度要求,及时派人深入厂家生产基地进行巡视,了解设备生产动态;及时组织供货协调会,根据工程建设的实际进度和厂家生产的实际情况,组织厂家、设计、监理、施工单位就交货进度进行沟通协商,调整交货时间,以确保供货满足现场安装进度。如遇重大自然灾害和不可预见因素、交货进度确有困难而影响现场安装进度时,需及时向上级主管单位反馈,请求出面协调沟通。

(3)认真组织设备验收,及时协调处理设备缺陷。

根据合同和设计联络会以及设计实际变更情况,及时组织进行设备生产制造的关键环节及出厂验收,对发现的问题和缺陷及时要求整改,不能影响现场的安装进度。设备到货后,根据到货清单和相关要求,认真组织到货验收,对所发现的缺陷要求厂家及时进行处理,必要时返厂处理,同时提交相关报告。遇到紧急情况时,在与厂家沟通后,直接委托安装单位进行处理,并由业主、监理、安装单位共同签证,费用由厂家支付安装单位,如果厂家支付不及时则直接从结算款中扣除后转付安装单位。

(4)及时进行合同结算,确保生产资金的使用。

要确保设备按时交货,还需要发包人按照合同要求及时进行合同结算,确保将合同预付款、投料款、进度款、验收款足额按时支付给厂家,以便厂家及时启动项目、采购原料、投入生产。从合同条款上讲,合同签定生效后并不等于合同自动履行,合同一般约定在合同生效后一定时间内发包人需要先支付首笔预付款,设计联络会开后需要付投料款,到货后需要付进度款。而在实际操作中,由于各种各样的原因,发包人并没有按照合同要求及时支付相关款项,从而使得承包商有足够的借口推迟交货,进而给发包人催货带来难度。

4 招标管控责任探讨

目前,大中型水电站的建设管理实行现代企业制度,涉及到管理机构包括本级公司(简称子公司)经营班子、董事会、股东会,还有上级公司(简称母公司)及各职能部门等多层关系。在电站设备招标管控方面涉及到的管理机构主要有:子公司招标评标领导小组、招标办公室、计划合同管理部门,母公司招标管理领导小组、招标办公室、计划合同管理部门、评标委员会、决标委员会。招标评标及报批程序非常复杂。一般规定,在一定金额范围内的设备招标由子级公司自主进行招标并报母公司备案,超过一定金额标准后则由母公司组织招标。

对于由母公司组织的招标,如果母公司全部负责招标过程的所有事务,承担招标的所有责任,待签定完合同后交由子公司执行,这样运作招标环节责权分明,办事顺畅;但在实际招标操作中,往往是某些环节由母公司负责,而有些环节又由子公司负责,从而导致每级公司都要对相应环节进行流程报批,而且由子公司负责的环节还得上报母公司批准,无形中增加很多流程,在招标环节上就需要花费很多时间和精力。同时,还容易在非招标环节造成责任不清的问题,比如,工程建设投资进度和质量管控责任均由子公司(法人)承担,但由于母公司组织招标引起的设备采购对现场进度投资和质量造成影响的责任如果仍由子公司承担并对子公司进行考核就有些不合理。这种管控方式需要不断完善和总结。

5 结 语

大中型水电站设备招标及合同执行过程中有很多需要注意的事项,笔者只是谈了一点个人体会,仅供参考。