会计电算化在华能火溪河电站的运用

任泰运

(四川华能涪江水电有限责任公司,四川 成都 610041)

四川华能涪江水电有限责任公司是在四川省平武县注册的华能控股公司,主要负责涪江中上游的水电站建设,从 2002年正式开始进行涪江上游火溪河梯级电站的建设,在短短的 8年时间里,公司克服了时间紧、任务重、人手少、战线长的重重困难,已经成功使涪江上游火溪河流域自一里、水牛家、木座、阴坪四个电站陆续投产发电,为华能的事业增光添彩。特别是公司财务部的同志,积极主动、保质保量地完成了各项财务工作,保障了基建和生产经营任务的顺利完成,尤其在会计电算化方面作了大量工作,取得了令人肯定的成绩。

首先是会计核算。我们在建立会计帐套之初,就明确了走会计电算化的道路,放弃了手工作帐的老传统。根据财政部发布的《会计电算化管理办法》的原则,选择了经过国家有关部门认证的、合格的电算化系统:用友财务软件系统,使我们的财会电算化工作有了可靠的保证。在实施之前,与用友公司的技术人员做了详细的沟通与协商,明确了我们需要的会计核算功能模块,最终确定首先使用总帐和 UFO报表两个模块。对于另外的一些功能则在以后需要相关功能模块的时候再另行增加(后来根据工作需要增加了固定资产和材料模块),作到充足够用,绝不浪费,讲求效益。同时,将我们使用的电算化软件系统及相关管理制度报送平武县财政局、税务局等相关政府部门备案。建帐之初,我们作了一系列的会计电算化初始设置,包括安装总帐系统,增加了新帐套、明确了会计人员工作岗位和操作权限,严格按自一里电站概算建立了会计科目体系,录入科目期初余额,并根据电站参建施工单位、设备厂家和公司个人往来核算的需要,在辅助核算里启用了项目核算、客户核算与个人核算功能。在期末设置中,把一些常用和期末结转的凭证按照出现的频率手工进行自定义录入,从而大大减轻了一些重复性较强的凭证录入工作量。在 UFO报表系统中,我们按照国家统一会计制度规定,先后设置了资产负债表、损益表、现金流量表等符合要求的会计报表,并根据公司管理的实际需要单独设置了投资完成情况表,并对公式进行了反复的检查和试算,根据具体工作中的会计科目的变动,随时修改公式,从而保证了财务报表数据的及时性和准确性,让各级领导能及时看到工程的最新投资完成情况,为工程建设决策提供了依据。华能火溪河电站因其是连续滚动开发,同时进行四个电站的建设,参建的施工单位多达 30多家,设备材料厂家有上百家,而财务人员却长期只有 2人,大家业务时间主动加班,几乎天天工作到晚上十一、二点,一个多月才回家休息 3天,凭着对华能事业的坚定信念,我们的财务人员经受住了考验,坚持了下来,圆满完成了与火溪河电站各参建单位的相关会计往来核算工作。

根据内部控制制度要求,我们按照会计分工对财务人员用友会计软件的操作权限进行了设置,通常一张凭证由制单、审核、记帐、帐务主管签字几个流程才能完成,从而保证了凭证的安全性,确保了不相容的职务由不同的人执行。同时要求财务软件的操作密码长度不得低于六位,且应由字母、数字和特殊符号组成,不得单一使用字母或数字,密码也必须定期修改,以满足内部控制的需要。随后,我们将一些不兼容的工作分工放在公司新成立的信息中心,在他们的配合下,电算化的财务服务器由他们管理、进出机房在他们的陪同下进行严格的登记、电子会计档案的备份也交由他们落实。信息中心的工作人员在财务服务器上的操作,只有操作系统的维护权和财务数据的备份权,没有财务数据的修改权,对于财务信息的安全与独立性有了更为制度化的保证。在实施会计电算化的同时,我们严格按照相关要求,将会计凭证、总帐和相关明细帐用书面形式打印出来,从而保证了帐务数据纸质材料的完整性。

电算化工作取得的成绩离不开公司领导的重视,在贺瑜章总经理的直接关心下,公司在有限的预算里,重点保障了财务部门对财务核算相关硬件的要求,配备了足够的电脑和打印、扫描设备;为了安全起见,帐务处理使用的电脑是单独配备的台式机,用内控专网单独连接,与外网隔离开,不易受到外网的攻击,从而提高了其安全性能。考虑到财务人员经常在成都和工地两地办公的情况,专门为财务人员配备了笔记本电脑,用于平时收发邮件、资料收集、报表填制。帐务系统用专线连接起来,保证了工地和成都都能同时使用,从而可以方便地实现移动办公。随着工作的逐步发展,财务人员的陆续增加,我们对用友财务软件系统进行了 4次升级,从最初的单机版升到网络NC版,从 1站增加到多站点。在自一里电站编制竣工决算的时候,我们根据实际情况的需要,增加了固定资产和材料模块,建立了固定资产卡片,实现了计算机自动分类计提折旧;通过材料帐套的设置和使用,每月与库房进行材料收发及库存金额的核对,从软件上保证了更好的财务工作质量。升级后的财务软件有很多功能更加简化和方便,比如现金流量表的设置和查询,以前作一套现金流量表非常困难,需要花费大量的时间,并且不易进行检查,现在的版本在每次录入凭证时都要求输入现金流量,月末现金流量表就自动生成。在老企业管理模式中常常需要三、四人才能完成的工作,现在通过人与电脑的有机结合,一个人就可以完成了,从而大大提高了工作效率和数据的准确性。

虽然我们的会计电算化工作取得了显著的成绩,但是我们也清醒地看到了一些值得改进的地方,比如说,在会计科目设置上以及分电站核算的模式上,我们以前对会计核算统一性与兼容性考虑不周,在刚开工的时候,我们是按照概算的体系设置科目的,不足之处在于这种科目体系不能直接满足与施工单位对帐和编制竣工决算的要求,工程后期相关的工作量相对较大。现在则是结合在 2008年实施新会计准则的基础上,按集团审定下发的会计科目设置科目体系,并结合管理概算的科目进行明细设置,基本上是按施工标段设置的,可以非常方便、准确地与施工单位对帐,以后编制竣工决算也比较容易。目前,公司的在建工程是按照一套科目,分项目辅助核算的办法实施的,比照同行业的其他兄弟单位的科目设置方法,以后我们将把电站明细直接设在科目明细里,而不通过辅助核算反映,这样可以在帐目核对时看的更加直接、明白。

在实现会计核算电算化的同时,我们也要求达到会计管理的电算化。目前,根据集团管理革命的要求,我们正在作财务数据信息化建设的工作,经过在远光财务软件上科目对应关系的设置,已经完成将用友的财务数据通过远光软件统一转换上传到北京,然后进行集中取数、运算,进而实现部分报表的自动生成,从而减轻了财务人员反复录入一些基础数据的简单操作,最终实现了财务报表的自动填报,满足了不同人员对相关数据的需求。同时,远光还开发了电力 ERP,包含了现金管理、预算管理、资产管理、材料管理等 29个功能模块,我们通过试用其借款管理功能,每月测算利息支出,到期准备相应的资金付息。面对未来的挑战,我们为了贯彻实现先进的企业管理思想,需要应用信息技术来实现对整个企业资源的一体化管理。ERP是一种可以提供跨地区、跨部门甚至跨公司整合实时信息的企业管理信息系统,它在企业资源最优化配置的前提下,整合企业内部主要或所有的经营活动,包括财务会计、管理会计、生产计划及管理、物料管理、销售与分销等主要功能模块,以达到效率化经营的目标。

电算化工作是一个系统工作,只能按企业的发展目标分步骤实施。目前,我们仅作了最基础的部分。会计电算化向 ERP发展是大势所趋,不管是审计机构,还是税务机关,在对我公司进行帐务稽查时,都会在基本财务数据的基础上进行多方面的分析,并要求通过电脑输出到存储设备上,以方便进行查询;会计电算化同时是一项技术性较强的工作,涉及面较广,内容较复杂。目前,在会计电算化越来越依赖网络时,我们的财务人员也自觉加强了计算机知识的学习,特别是针对公司目前主要使用无线网络的特点,主动向信息中心了解相关设置与问题的解决办法,今后我们将更加加强培训会计在软硬件方面的知识。

在华能火溪河梯级电站的建设中,我们利用会计电算化在工作中取得了一些成绩,满足了基本建设工作的相关需求,随着火溪河一库四级电站的陆续投产发电,接下来我们不仅要继续作好涪江干流上的电站建设工作,还要努力作好生产经营工作。今后,公司的重点将会放在梯级电站统一调度上,我们的会计电算化工作也要适应新形势的要求,按照华能集团的统一布署,根据华能四川水电公司的工作安排,在继续作好会计核算的基础上深入实现会计管理的电算化,作好会计预测,编制财务计划,进行会计控制,开展财务分析。通过我们的工作,加快会计辅助决策支持软件的实施来帮助对产品销售和定价、生产、成本、资金及企业经营方向等内容进行决策,并输出决策结果,协助领导完成科学决策,以形成一个完整的 ERP体系。我们相信:会计电算化工作必将在华能的事业上作出更大的成绩。