试谈高校档案管理人员素质的提高

臧大巍

（山东广播电视大学，山东 济南 250014）

试谈高校档案管理人员素质的提高

臧大巍

（山东广播电视大学，山东 济南 250014）

高校档案工作是高等学校事业发展的重要基础工作之一。不断提高档案管理人员的素质，不仅是新形势下高校发展的客观要求，也是高校档案管理队伍自身建设的内在要求。要在政治素质、职业道德素质、业务素质、应用现代化管理手段能力、创新服务理念等方面不断提高高校档案管理人员素质。

高校；档案管理；素质要求

高校档案是高等院校活动的直接记录，高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是衡量高校教育质量和管理水平的重要尺度。它不仅历史地记录了学校过去和今天的每项工作、活动的全过程，而且真实地记录着成功的经验和失败的教训。随着改革开放和社会主义市场经济的不断深入，以及高等教育事业的飞速发展，高校档案管理已成为高校建设工作中的重要内容。

2008年8月20日，根据《档案法》和有关规定，国家教育部和国家档案局制定了《高等学校档案管理办法》（以下简称新《办法》），并自2008年9月1日起实施。新《办法》对从事档案工作的管理人员提出了更新、更高的要求，规定档案工作人员不仅要 “具备档案业务知识”，更要具备“相应的科学文化知识以及现代化管理技能”。因此全面提高档案管理人员的素质，不仅是新形势下高校发展的客观要求，也是高校档案管理队伍自身建设的内在要求。笔者认为适应时代和形势发展的需要，应从以下几个方面不断提高高校档案管理人员素质，不断提高档案管理工作的服务质量。

一、加强政治理论学习，不断提高政治素质

档案工作是一项政治性工作，档案管理人员必须具有正确的政治方向，具有较高的政治素质。档案管理人员应在树立正确的世界观、人生观、价值观的基础上，认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论等一系列重要思想论述，努力用“三个代表”重要思想和“十七大”精神武装自己的头脑，树立并落实科学发展观，具备在思想上、政治上、行动上同党中央保持一致的政治觉悟，自觉地坚持贯彻党和国家的有关档案工作的方针、政策，具备一定的理论政策水平和分析处理问题的能力，主动适应新时期发展的需要。

档案工作又具有机要性、保密性的特点，这就要求档案管理人员要认真学习国家有关保密工作的法律法规，充分了解保密工作的重要意义。在档案管理工作中不断加强保密观念，提高保密意识，严守党和国家的机密，遵守档案保密制度，不将档案随意堆放，提供利用时要处理好保密与利用的关系，确保档案的安全。在档案管理工作由封闭或半封闭型转向全面开放的过程中，强调档案的保密性尤为重要。

二、提高职业道德，忠诚档案事业

档案工作是一项默默无闻、十分清苦、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者，又是体力劳动者，在当今市场经济条件下，面对大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作，要安心档案工作，就要树立良好的职业道德。这就要求一要忠实履行职责。高校档案工作者充分认识档案工作的重要意义，热爱档案工作，树立“俯首甘为孺子牛”的思想，甘于清苦，乐于奉献，甘为无名英雄；要树立干一行爱一行的坚定信念，以严谨的工作作风、高度的责任感和敬业精神，忠实地履行自己的职责，精心地做好档案工作。二要认真管理档案资料。高校档案工作人员担当着管理、保护档案资料的重任，必须以对人民高度负责、对历史高度负责的态度，整理好、保护好、使用好档案资料，最大限度地发挥它们的作用，为学校发展、教学、科研服务。三要协调好各种关系，及时进行沟通。要协调好领导之间的关系，争取良好的工作环境；要协调好与归档文件处理部门的关系，从管理制度化、规范化和标准化来加强归档文件处理的统一性；要协调好、沟通好学校各职能部门，确保归档文件的齐全完整。有了这种奉献的理念、良好的心态、宽大的胸怀，才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。

三、努力练就精明强干的业务素质和能力素质

档案工作既是一项业务性工作，又是一项管理服务性工作。这就要求从事档案工作的专职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。为了适应新形势下档案工作的需求，高校档案工作人员必须加强业务学习，学习新知识、新技术，拓宽知识面，优化知识结构，做到业务精良，技术过硬。

高校专职档案管理人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，在务实基础上促进创新，努力成为一名掌握科学的、先进的工作方法，一专多能的档案工作人才。还应具有较高的语言基础知识、历史知识、写作知识和书法知识。语言文字是档案管理工作和档案服务工作的基本工具，不具备扎实的语言知识就无法从事这项工作。所以一个优秀的档案工作者只有掌握了扎实的专业知识和其他档案工作相关的学科知识，才能更好地胜任档案工作的需要。

适应新形势下高校档案工作的需求，档案工作人员还必须通过脱产、半脱产等多种途径提高自身档案理论和业务水平；通过新知识、新技术讲座等形式掌握计算机、网络技术等现代化知识和技术；通过参加学术研讨活动，扩大知识面，努力成为复合型人才；通过参观学习等活动，开阔视野，活跃思维，共同切磋交流，掌握档案工作的未来发展动态，增强预见和创新能力。

四、具备应用计算机、网络等现代化管理手段的能力

现在高校普遍建立了完善的校园网，网络已成为高校各类信息的传递中心。高校档案管理工作正在建立自己的管理网络系统，如网络收集系统、网络查询系统等，使档案管理网络成为学校档案现代化信息服务中枢，逐步实现档案管理工作的现代化。高校档案部门和人员也基本配备齐全了照相、录音、录像、扫描、复印等现代化设备，广泛使用了档案管理软件，正在逐步实现信息交流网络化、咨询业务智能化、档案管理标准化、档案工作程序化，实现档案计算机管理。

这就要求档案管理人员要具有应用现代化工具的管理能力，档案管理人员必须注重专业知识的学习与更新。要把不断学习计算机、网络知识作为生活中的必须，把应用现代化管理手段作为自觉行为，把终身教育作为一种必然选择，努力学习，不断”充电”，拓宽视野。同时以档案学科新理论为指导，运用新技术来改进档案工作，档案管理人员可以利用计算机迅速有效地收集信息，对档案信息进行电子化、数字化的有效控制与管理，完整安全地保护信息；通过专用网络便捷地向社会传播档案信息，使档案成为重要的信息资源；能及时准确地提供信息，使利用者在短时间内跨地域、跨时间、跨学科、跨内容地寻找到所需的信息。

五、不断创新服务理念

高校档案工作存在的基础和最终目的，就是为学校各项工作服务，为社会服务。高校档案管理工作只有按照现代管理的人本理念，设定准确的人性假设，变被动服务为主动服务，通过认真研究社会用档人士和师生的心理需要与工作动机，围绕他们的需要和中心工作，搭建以人为本，人人平等的档案服务平台，正确处理为社会服务和为师生服务的关系，坚持校内与校外平等、教师与学生平等、领导与同志平等的档案工作原则，优先重点，兼顾一般，构建和谐的管档、用档氛围。面对档案服务大众的大趋势，高校档案工作者要在努力为本校各项工作提供优质档案服务的同时，积极开辟新的社会服务渠道。

档案管理人员要牢固树立为利用者提供优质服务的宗旨，要增强服务意识，不摆架子，按照客观规律办事，踏踏实实地做好本职工作。在服务态度上，要做到主动、热情、和蔼、耐心、周到、及时；在服务语言上，要做到文雅和气，谦逊有礼。

［1］徐攻.关于建立高校档案管理信息网络的若干思考［J］.广东工业大学学报，2003，（9）.

［2］吴雅娟.高校档案工作的新特点和新问题［J］.档案管理，2003，（5）.

［3］王实.浅析高校档案利用服务创新［J］.档案时空，2003，（8）.

［4］陈艳欢.高校档案在协调中谋发展［J］.档案通讯，2003，（5）.

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G271.6

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1008—3340（2010）01—0060—02

2009-11-07

臧大巍，男，山东广播电视大学办公室工作人员。