加强对档案电子文件“三性”的保护

徐州供电公司 董 梅

加强对档案电子文件“三性”的保护

徐州供电公司 董 梅

目前档案文件分为传统的纸质文件和现代电子文件两类。所谓电子文件是指以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文件、电子信函、电子报表、电子图纸等等。

电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的，这就为电子档案管理带来一些不安全的隐患。因此，对其“三性”（原始性、真实性和完整性）的保护便迫在眉睫。

与纸质文件比较，电子文件有几个特点：

1. 电子文件需要借助现代办公设备才能阅读利用；

2. 电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递；

3. 电子文件的利用是可共享的，不受时间和距离的影响；

4. 电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同，它对场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性等条件的要求很高。

正因如此，电子文件的原始性、真实性和完整性才受到前所未有的挑战，对电子文件以上三性的认定是非常困难的。这主要是因为：

一是电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。

二是电子文件易于被盗。在网络上传递的电子文件有可能被非法截获或更改。

三是电子文件易于复制。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。

四是电子文件易于“变形”。电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的环境，这种适应往往使得电子文件的自身结构、格式产生改变，因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

五是电子文件没有了特定的“防伪标识”。电子文件不便于签字，不再具有特定的字迹。人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。我们还不能为每一份电子文件盖章或签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的“三性”，也就是无法辨别它的真伪，首先需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。

随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要。电子文件归档应对存储载体有严格要求，并且明确保护措施，不致因载体原因而对电子文件的原始性、真实性和完整性造成危害。为实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患，因此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。

首先要建立电子文件全过程管理的制度。

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。因此，一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。

其次要建立电子文件管理的记录系统。

电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

电子文件管理系统本身也应具有实时记录功能，随时将需要保留的信息记录下来。由于这种“跟踪记录”具有原始性，它可以成为证实电子文件真实可靠的有效依据。对于从收集、积累阶段就在网络系统上传递的电子文件，可通过网络系统的自动记录功能记录有关信息；对于以存储载体方式进行收集、积累的电子文件，还要辅以必要的人工记录。

再次，要变革档案人员的知识结构。

我国档案人员要适应信息技术和档案事业的发展必须采取积极措施抓好知识更新，引进、消化、适应信息技术的成果，使档案人员拥有广博的知识，以适应信息技术发展的需要。可以肯定，加快档案人员知识结构的变革，多途径、多层次培养人才，是档案工作迎接信息技术革命最根本的对策。

另外，各项技术性工作要跟上。

比如，随着加密技术的改进，可以在电子通信系统中采用“双密钥码”进行加密；可以采用光笔签名、数字签名的方式加密；可以利用分组密码进行消息认证；可以给每个合法用户一个“通行证”，确保特定用户进入；可以设置防火墙，凡符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外；可以设置防写措施，将已归档的电子文件改为“只读性”文件，即只能读不能写的不可更改的文件，从而识别和保护电子文件的原始结构。

上述这些技术对于维护电子文件的真实、可靠都具有很好的效果，我们相信，随着这些技术的完善和普及，电子文件的原始性、真实性可得到更为可靠的认定和更加有效的保护，从而确保电子文件的凭证作用。