关于会计档案管理工作规范化

海日古丽·艾拜都拉

（和田师范专科计财处 新疆和田 848000）

关于会计档案管理工作规范化

海日古丽·艾拜都拉

（和田师范专科计财处 新疆和田 848000）

会计档案管理是单位对自身的会计专业核算资料整理成册，并按照相关的法律加以保管处理的规范行为。会计档案是指记录和反映单位经济业务的会计凭证、会计账簿、财务报表等会计核算资料形成的重要的历史资料和证据。会计档案是社会最基本、最完整、最真实的记录。

会计档案管理；完善法律规定

为进一步规范会计档案管理活动，加强会计档案管理工作，根据《会计法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，财政部和国家档案局于1998年8月发布了新的《会计档案管理办法》，1999年新颁《会计法》也对会计档案管理工作进了一步强调，这对于完善会计档案管理制度，促进会计档案管理水平的提高，起到了有力的推动作用。当然如何更好地贯彻执行《会计档案管理方法》《会计法》的有关规定，切实加强会计档案管理工作，充分发挥会计档案在社会主义市场经济建设中的作用，还需要广大档案工作者和会计工作者进一步提高认识，大胆实践，努力创新。

一、档案管理的要求

我国《刑法》有十几条规定涉及到会计核算资料的造假、隐匿、故意销毁、伪造和编造行为，这些实质都与会计档案管理有关。会计档案管理应符合以下要求：

1.合法性。会计档案管理的合法性是指单位管理或委托管理的会计档案由符合法律规定的会计核算资料构成，会计档案的整理归档、保管处理符合相关法律法规的规定。

2.完整性。会计档案管理的完整性是指任何独立核算的单位都将其全部会计资料加以整理，入档保管。完整性包括两个方面：一是每个单位都将会计核算资料加以保管。二是每个单位的会计应包含所有的会计核算资料。

3.客观性。会计档案管理的客观性是指各单位管理或委托管理的会计档案必须是真实发生的经济业务所形成的会计核算资料，不能伪造、编造或隐匿会计核算资料。

4.长期性。会计档案管理的长期性是指会计档案管理工作长期存在。为更好地维护国家经济秩序、维护法律的尊严，对单位记录和反映其经济业务的会计核算资料必须长期保存，以备查阅、使用。

二、会计档案管理的法律规定及其完善

为保障经济记录的完整与安全打击和防范违法行为，促进社会和谐发展，必须从以下几个方面完善会计档案管理的法律规定。

1.会计档案管理规范应上升到法律层次，专章规定于《会计法》中。会计档案管理要求仅仅在《会计法》第42条作出了规定。《会计档案管理办法》虽然对会计档案管理做出了详细全面的规定，但其仅仅是一个部门规章，不具有法律上的强制效力。为达到会计档案管理的强制效力，改进单位会计档案管理工作，应该将“会计档案管理”专门作为一章规定于《会计法》中，同时废止《会计档案管理办法》。

2.修改会计档案的最低保管期限规定。随着社会经济的发展，社会经济效率的提高，《会计档案管理办法》中规定的会计档案最低保管期限对民事纠纷当事人来说显得太长。这是因为根据我国《刑法》规定，对经济领域的刑事犯罪嫌疑人进行追诉的最长期限为20年。在司法实践中，最低保管期限为10年和15年的会计档案对于犯罪的查证起着非常重要的作用，因而为保证国家经济安全，保护当事人的合法权益，打击经济犯罪与职务犯罪，应将这两类会计档案的最低保管期限延长为20年。

3.增加会计档案管理检查制度的规定。由于没有严格的会计档案管理检查制度,现在有许多单位在发现问题时往往查不到相关会计档案。虽然《会计法》等法律法规定了内部会计监督与内部审计制度，但内部监督不具备超然独立性，一般的会计监督可以做到，涉及高层主管的会计监督往往效果不佳。为保证会计档案的合法、完整、客观，做到长期有效的管理，应将会计档案管理检查制度写进相关的法律法规中。

4.加快会计电子档案管理立法规定。随着社会科技的进步，使用磁性介质保存会计信息的现象将会越来越多。然而目前采用的会计档案保管方法没有多大改变，仍以电子档案为辅、纸质档案为主。实践中，仅仅是部分有条件的单位在保管纸质档案的同时将电子档案报财政厅，既浪费了人力、物力，又增加了管理成本，因此应尽快立法规范会计电子档案的管理，以达到法律的超前性。

三、鉴定销毁及利弊

1.鉴定销毁。国家财政部、档案局一九九八年三十二号文件明确规定，会计凭证档案的保管期限为十五年。其中有债权债务的凭证档案、有项目建设的凭证档案、有未了事件的凭证档案不得销毁。针对以上几条是可以准确把握，其余的财会凭证档案基本是以滞后销毁来应对利用。据在一个地域的调查及不完全统计，大多数机关团体、企事业单位对已满保管期限的财会凭证档案基本没有实施销毁。第一，是为了应对利用。只是利用的目的根据具体情况有所不同。第二，销毁财会凭证档案存在风险。档案管理部门一般不会轻易提出对已到期的财会凭证档案实施鉴定销毁，即使提请鉴定销毁，审批领导也不敢轻易批准销毁。按规定对已满保管期限的财会凭证档案鉴定销毁，不用承担责任。但是，由于国家的经济制度改革以来，经济事物呈现出多样性、复杂性，加之改革需要不断探索、实践、完善，一些事物存在着不确定性。对于财会凭证档案查证利用也存在未知的因素，倘若能够预期已满保管期限财会凭证档案的后续利用，尽管工作、手续繁琐，还是可以对已满保管期限的财会凭证档案进行筛选、重组、保存利用。只因财会凭证档案的后续利用特征及指向模糊、难以把握界定。一旦保管期满就销毁，所有的单据化为乌有，整个经济的信息链条受损，再也无法应对利用。因此，财会凭证档案十五年保管期限是不能满足利用的需求，延长财会凭证档案的保管期限至二十五年以基本满足利用需求。

2.利弊分析。按期销毁或保管期满后继续利用与否，是由经济事物来决定的。市场经济也是法制经济，当与经济有关联的问题出现时，需要通过规范的程序或法律的途径来解决。法律是以证据为准。证据能使蒙冤事件得以洗清，反之，又使国家或集体的利益不受侵害和损失；证据能使一个隐蔽的事件通向彰显。与此同时，发展经济、构建和谐社会不仅仅需要知识、科技、勤奋，还需要诚实、秩序、公正、守法。当一个集体或个人不能自觉遵守秩序、维护公正、法律时，就得借助于有效地监督、管理手段来达到目的，财会凭证档案是客观的证据，能满足监督、管理、维护公正、法律的利用需求。目前，根据国家对财会凭证档案已满保管期限的销毁规定，并非强制性的。如不实施销毁，已满保管期限又未销毁的财会凭证档案毕竟属于“编外”档案，一方面还存在利用，另一方面却不被正视、被打包成捆弃置一边，甚至出现混乱及损毁；如果实施销毁，当出现棘手问题时，正常的工作秩序不断受到干扰，舆论受到是非的蒙蔽，整日被纠缠的事件所困扰。相比之下，放宽并延长财会凭证档案的保管期限，需要的只是适当的保存空间，这样会更有利于财会凭证档案的有效利用、更有利于经济的持续发展、更有利于社会的和谐及稳定。

当然，会计档案管理领域还有许多问题需要进一步探讨，在具体工作中也还有好多问题还需要解决，这些问题的解决，也并不仅仅是档案管理部门的事情，而是需要包括档案工作者在内的全体员工提高认识，更新观念，大力协作，在方法和措施上不断创新。

[1]财政部，国家档案局.会计档案管理办法[Z].1998.

[2]会计法、档案法、刑法[Z].

海日古丽·艾拜都拉（1960-），女，维吾尓族，和田师专计财处工作，主要从事财会档案工作。

2009-12-24