档案管理信息化建设所面临的问题与对策

周丽霞

(黑龙江省收费公路管理局牡丹江管理处)

信息时代的到来使得社会发生了很大的变化,档案管理也不可例外的受到了信息化的冲击,为适应信息化的要求进行了相应的信息化改革与建设,这种建设是一项综合工作需要考虑多种因素,以一种合理有效的、可操作性强的信息化建设方案推进档案管理的信息化进程可以起到事半功倍的效果,可是现实中的具体问题是档案管理不得不面对的。

1 档案信息化建设的主要任务

《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出了档案信息化建设的主要任务是:制定档案信息化管理的有关标准,研制、推广档案管理应用软件;加强电子文件和电子档案的管理,做好电子文件、电子档案的积累、保管、利用,保证电子文件、电子档案的齐全、完整、有效,建立、规范、联通各区域网络,建立全国档案信息网络,并入国家信息网。

档案信息化建设的最终目的就是切实加强档案信息资源的合理配置和科学管理,使档案信息资源实现数字化、标准化、系统化、网络化。档案信息化体系由基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设五个方面构成。我们可以形象地将信息化建设的各方面比做 “路、车、货、驾驶员、交通规则”。内部网、外部网、互联网等各种不同类型的网络就是“路”,计算机的软硬件是“车”,数字化的档案信息就是“货”,档案 信息化建设的标准规范就是信息高速公路上的“交通规则”。掌握现代信息技术和档案专业知识的复合型人才就是“驾驶员”。五者缺一不可。

2 档案信息化建设的要求和原则

档案信息化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求。它也是一项耗资大、要求技术含量高的业务建设,档案馆要想在信息化建设中有所建树,使档案工作适应社会和时代发展的需要,应坚持量力而行的大原则。

档案信息化建设的终极目标是最大限度地实现信息资源的社会共享,是一项耗资巨大、复杂的系统工程,都需要高昂的费用,因此在信息化实施过程中,一定要审时度势,深入调查,科学论证,努力保证软硬件配置、软件开发标准和网络结构等在各实施阶段的一致性,将有限的财力用在信息化建设的关键部位,保证软硬件资源的可继承性,使其既能适应当前信息业的特点和要求,还能符合今后发展和应用的趋势,尽可能避免资源的浪费。

档案信息化建设包括基础设施、管理规范、数据库等方面的建设,在资金、技术、设备、人才等方面都有很高的要求,对于人力、财力有限的档案部门来说,独立完成这些项目存在相当大的难度,这也是制约档案信息资源建设的一大难题,只有坚持协作的原则,加强与政府信息化办公室、相关单位的沟通、协调与配合,才能保证这项工作在各阶段的顺利实施。

档案信息化建设不仅在量,更在于质,从已于显现效果的馆藏档案目录数字化开始,有选择地对馆藏档案进行全文数字化,在信息服务的特色内容和独特形式上做文章。用自己的特色信息服务满足社会需求,使自己的信息具备“惟一性”,并将馆藏信息资源加工成系统的、专题的、有序的信息,有机地将它们连接成一个整体,为利用者提供优质、高效的服务。

档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。

3 档案信息化建设存在的问题与对策

档案管理观念上的一些问题,制约了档案信息化建设的进程。目前,档案部门仍然存在着“为保管而保管,重保管轻利用”的思想,存在着“等、靠、要”、“安于现状”、“不讲求社会效益和经济效益”的旧观念,还存在着 “闭架借阅”、“你查我调”的做法。现代信息社会日新月异,新技术及相关学科理论的不断渗透,使得档案管理领域不断出现新情况、新问题,特别是思想观念落后、思想认识跟不上时代步伐,缺乏开放和创新意识,成为制约档案信息化建设的重要因素。

档案保密和档案安全受到挑战。网络环境下,影响档案保密和档案安全因素主要有以下两方面。

(1)人为因素,档案部门的安全意识和保密意识不强,往往在自己的档案网页上随意发布信息。对发布的信息缺少严格的审查和管理;

(2)技术问题,当前电脑病毒横行,又加上黑客的恶意攻击,使得档案信息的安全和保密受到威胁。

数字化文件归档管理问题突出。当前档案信息系统和网络建设各行其是,层次不一,规范性、开发性、服务性、共享性较差,不能适应档案信息资源共享的要求。另外,很多办公自动化系统设计时没有档案管理者参与,或者因档案管理者缺乏相关知识无法参与,使得数字化文件从生成到归档存在着不少问题。

高素质的档案管理人才严重缺乏。信息技术的突飞猛进,促进了档案管理的变革,原有的管理方式、方法、手段都不能适应信息化管理的要求,因而对档案管理人员提出更高要求。然而档案部门从业者整体素质不高,人才缺乏,难于适应信息化建设的要求。

面对以上问题我们应当在以下几个方面给予充分的重视。

(1)转变传统观念,积极为现代社会服务。破除“重管理设施购置、轻服务研究”的做法,树立开放意识和创新意识,使得档案管理有利于档案信息的利用,服务于经济建设,服务于社会;变被动服务为“面向社会,多方联系”的主动服务,拓宽服务渠道,改善服务功能,并用前瞻的眼光来研究利用者潜在的需求,积极主动地为利用者提供方便、快捷的信息服务。同时在加强馆际交流,加强宣传和推销自己的同时加强档案信息的开发利用并进行深层次的加工开发档案信息资源,为信息时代提供优质高效的服务。

(2)建立完善的安全管理制度。档案管理的服务性决定了档案馆要尽可能多地开发档案信息,以便提供利用,以达到档案信息利用功能的最大化,实现档案信息资源共享,其核心是建立完善的安全管理制度和针对数字化档案的一整套严格的安全措施,从每一个环节解决信息失真的隐患。

(3)健全与档案信息化相关的标准规范。档案信息化建设的目的是保证用户能高效、快捷、简易地获取档案数据库中的信息。这要求档案数据库中信息存储与呈现必须实现标准化与规范化,兼顾国际标准,做到标准规范,避免档案信息资源的重复开发、利用率低等问题,为实现档案信息资源共享奠定基础。

(4)培养和引进高素质的档案管理人员。档案信息化建设的核心内容,就是开发利用档案信息资源,并与档案管理工作有机整合。档案信息化建设是一门专业性很强的工作,它要求管理人员既要有高度的工作责任感,良好的职业道德,办事细心的工作态度,乐于奉献的精神,又要有扎实的档案管理的理论知识、科技知识,尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能,全面了解和自觉执行档案信息管理方面的法律、法规、制度和标准。因此,面对新的形势,迫切需要造就一支高素质档案队伍。如果档案管理者水平不高。缺乏创新意识,就会成为档案信息资源开发的瓶颈。因此必须特别重视人才的培养,必须建立 一支适应信息时代的复合型档案干部队伍,对在职人员进行各种形式的再教育,以适应新技术发展的需要,同时注意引进多方面的专业人才,充实档案干部队伍,建立复合型多层次的专业技术队伍,以适应档案管理现代化的需要,适应信息化时代的挑战。

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