探析如何搞好档案信息化建设

□李 静 □蔡勋星 □米宛昇

（南阳市白河橡胶坝管理处）

一、档案信息化的定义和内涵

（一）定义

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务。

（二）内涵

档案信息化可以从以下几个方面来理解：要实现档案信息的数字化和网络化；要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；要实现档案信息高度共享；要引发档案管理模式的变革。

二、档案信息化建设的主要任务

（一）加强档案管理现代化软硬件基础设施建设

档案信息化基础设施建设是档案信息化建设必需的物质保障，它关系着档案信息化建设的成败和整体水平。其整体规划包含了档案信息化建设的整个硬件平台和网络，一旦设计不当或者是没有进行整体规划，后果不堪设想，必将造成档案管理平台和网络的运行不正常，甚至系统崩溃。信息化档案管理基础设施是指馆藏信息的数字化程度（数据库）和建立在互联网上的网络应用系统（网站）。做好档案网络服务应注意以下方面：

1.要建设符合馆藏信息特点的高水平档案数据库，这是网上提供档案服务的最佳方式之一。而且高水平的数据库应该是信息量丰富，信息特征揭示明显，数据可靠，易于扩充，高度共享和便于检索。至于数据库的形式可根据需要建立目录数据库、全文数据库、图象数据库等，还可根据馆藏档案特点建立专题档案数据库。关键是要把握建库质量。

2.要建立突出服务特征的档案网站。目前的国内档案网站建设，无论从内容、功能和栏目设计上服务性特征还是很明显的。但是技术研发能力低，实用性不强也是不容忽视的问题，这直接影响了使用者的访问和浏览。一个功能齐全的网站，它的服务性不仅仅表现在馆藏信息的发布上，还包括一些互动性的咨询服务和业务服务，以及邮箱服务。诸多的服务项目会使档案网站保持鲜活的生命力。

（二）加强档案信息资源建设

档案信息资源建设就是建设数字化的档案信息资源库，信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心。档案信息的数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库。以目前的技术条件，档案信息化的重点应在电子文件管理上，纸质档案数字化可以缓行，把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门。这样做有如下好处：

1.有利于档案工作与电子政务快速接轨，使档案工作立竿见影地为机关、社会提供有效服务，又能利用电子政务平台推进档案信息化的进程。

2.有利于借鉴吸收电子政务的信息管理标准，在现阶段接轨中先期制定电子文件接收、管理标准再制定档案数字化标准，由近及远地建立档案信息标准，这比直接制定纸质档案信息处理标准要便捷。

3.在缺乏相关技术标准的情况下，可先进行档案数字化鉴定、著录标引、信息组织、系统设计、已有格式的转换等前期基础工作上，等条件成熟时再对大量的纸质档案进行数字化处理，可以收到事半功倍的效果。

（三）加强档案应用系统建设

档案应用系统建设包括：

1.档案管理软件的开发和应用，在全国推广应用相对统一、符合规范的软件，为档案信息交换、档案信息资源共享创造条件。

2.文档一体化管理系统的开发应用，首先与电子政务系统同步建设，协调发展；档案局（馆）参与当地政府上网工程和电子政务建设，主要是加强档案信息建库入网工作，争取纳入当地电子政务建设总格局中，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件。其次档案行政管理部门应建立链接各地区各级档案网站的门户网站，为最终构建中国档案工作信息网做好准备；建设示范性数字档案馆和电子文件中心，它是档案信息化建设和应用的最高形式。简言之，档案应用系统建设是信息获取、存储、加工、提供利用等所必须的各种平台。基础设施建设和档案信息资源建设，只有通过应用系统才能发挥其功能和作用。

（四）加快档案信息资源管理标准规范的制定和实施

标准化是数字化、网络化的生命线，也是档案信息化建设的重要基础之一。档案信息化是一项系统工程，必须坚持规范性原则，统一标准，统一规范，以避免各地各级档案信息化建设各自为政，互不兼容，重复建设。信息规划、法规、标准、政策的滞后，已成为阻碍档案信息化的主要因素。为加快有关标准、政策等的制定，建议一方面要吸收国内相关行业的成果，例如图书、情报部门与政府部门有关信息标准，它们比档案部门已先行一步；另一方面要借用社会的技术力量，事实已证明仅靠档案部门自身的力量难以解决有关信息技术问题；还有就是要研究、借用国外档案信息化的经验。

（五）加快档案信息资源管理专门人才队伍建设

电子政务建设与信息资源整合是一项全新的事业，而档案信息化建设和网络运营主要是档案部门的工作。它不仅涉及到档案学，还涉及其它相关学科，如计算机科学、网络通信科学、法学、传播学等，需要一大批既懂信息化、电子政务知识，又懂档案管理、信息组织和计算机操作知识的复合型技术人才。档案信息化人才队伍建设，可以进行在职培训或出去深造等各种形式的再教育，努力学习多学科知识，重新构建自己的知识体系；也可以引进这些方面的人才，优化人员结构，建立复合型多层次的档案专业队伍，以适应档案工作现代化的需要。

三、依托电子政务建设，加快档案信息化建设步伐

（一）依托电子政务建设，建立档案信息化建设的组织保障机构

电子政务是“一把手”工程，只有各单位的主要领导把电子政务建设放在重要的位置上，才能保障该项工程的全面启动。同样档案信息化建设也需要建立一个在“一把手”直接领导下的具体负责档案信息化建设的规划、组织、指导及监督其实施的强有力的组织机构，并由既了解信息化专业知识，又熟悉档案业务工作的人员组成，这是确保电子政务持续、稳定、快速发展的组织保障。

（二）依托电子政务建设，获得档案信息化建设的财政支持

将档案信息化工程项目化，作为电子政务建设中的一个子系统、子项目，争取立项，从而获得财政支持。

（三）纳入当地电子政务发展规划，保证信息资源共享

在电子政务环境下，档案行政管理部门依法履行职责的首要任务，是在广泛调研的基础上制定出切实可行的规划。各地方档案行政管理部门应根据本地区电子政务建设和档案事业发展的实际情况，争取将档案信息化建设纳入当地电子政务发展规划之中，实现两者协调发展，遵守电子政务的相关标准，集中开发，统一使用，保证信息资源的共享。

（四）依托电子政务平台，主动沟通，促进协调发展

各地方档案行政管理部门应主动和有关部门沟通，如应与政府法制部门沟通，要求介入政务信息公开和共享相关法规的制定；与信息化工作主管部门沟通，争取将档案信息化建设规划纳入本地区信息化建设的整体规划；与国家保密部门沟通，共同提出加强网络环境下档案信息安全工作等。从而使档案信息化建设与电子政务建设同步协调发展。