浅谈科普信息资源数字化档案馆建设

崔 薇

河北省科学技术普及服务中心，河北石家庄 050011

浅谈科普信息资源数字化档案馆建设

崔 薇

河北省科学技术普及服务中心，河北石家庄 050011

在科协工作中，科普工作占据了半壁江山，其中产生的海量非涉密科普资源如同一个巨大的矿藏在科协事业中发挥着重要作用。在信息化建设的背景和趋势下，科普档案要发挥更大作用，须在数字化建设上下功夫。本文简要探讨了科协建设数字化档案馆的必然性、重要意义和方法，从而实现科普信息档案资源的数字化创新。

科普档案；信息资源；数字化

1 数字化的必然性

在科普事业发展中，计算机网络、数据库、多媒体等技术得到了广泛而充分的应用，如数字科技馆、数字博览馆、科技搜索引擎等，传统的科普信息正以数字化的方式呈现出新面貌，成为新型的档案形态。基于计算机网络技术的信息档案，集合了不同载体的科普资源，其数字化的存储形式，网络化的连接方式，既实现资源共享，更便于提取利用，成为文书档案的重要补充。

一方面，出于计算机管理的基本需要，科协形成了大量数字化档案信息。作为科普工作的主要阵地，科协拥有一批专家、学者及其科技和学术成果，在获取科技信息方面拥有得天独厚的条件；另一方面，日常工作和档案管理中广泛应用计算机，数字化文件档案随即产生。此外，大部分科协建立了公务信息或公众科普信息网，先进的技术手段和快捷的网络环境大大提升了科普工作效能，公众第一时间了解科普信息，他们不仅是科普的受众，更成为参与者形成互动，由此产生大量机读文件，即电子文件也就应运而生。

2 数字化的好处与影响

科普档案信息一般用纸质文档存储在档案室里，查找检索既费时又占用物理空间，不便于维护。备份档案需要大量的人力物力，人工处理相对不可靠。建立科普信息电子档案馆就是把纸质信息通过扫描、录入到计算机数据库中，以计算机存储档案信息。数字化的好处是：检索快捷方便、实时同步备份、存储空间小，维护方便、安全。

科普数字化档案馆建设会产生深远的影响。首先，科协网和公众科普网中拥有的各类数据库，使各类数据更加及时、准确的归档。数字化科普档案馆能为不同地点、不同时间的访问者提供服务，前提是接受服务者有联网的电脑，就能进入管理系统根据所需查阅档案信息；其次，档案归档更加及时、快捷，信息再开发、再利用更加方便。文书处理人员将收文或发文输入到计算机中，相关部门根据各自的权限在线处理，年终归档时，只要向数字档案馆提交分类组卷清单，将数据通过报送系统传输至系统数据库中即可；第三，数字档案馆是无纸化的，它使档案的鉴定、整理、编目、再利用工作背后的活动和意图更趋明晰，信息实现超时空流动，数字化档案馆将成为名副其实的档案信息控制中心。

3 数字化科普信息档案馆的建设

1）完成现有档案信息向数字化转化的过程，是数字档案馆建设的第一步。通过手工录入、机器扫描等手段，将档案信息存储到光盘、磁盘等存储器中，这是数字档案馆建设的基础工作。此外，要实现数字化科普档案的基本环节，制定各项规章制度，完善管理机制建设。

2）数字档案馆的信息收集

采用文档一体化管理方式进行档案信息收集，是数字化档案归档管理的根本方式，其手段也是通过计算机网络管理实现的。数字化的内容包括：文字、图形、声音、影像等。科普档案资源产生的背景包括：档案产生的原因、形成过程、责任者等。元数据包括：数据字典、逻辑结构、系统环境、软件平台、应用程序等，从而保护上述信息的完整性、延续性。

由于科协网建设已日趋成熟，文书处理人员只需要通过科协网转发一份到数字档案馆即可完成上述收集工作。

3）数字档案的保管

鉴于数字档案载体的特殊性，对传统纸质载体档案保管“八防”的要求就不再适用，取而代之的是数字存储设备、光（磁）盘存储等，大量的信息浓缩在极小空间里，对安全的要求更为苛刻，主要包括设备安全与信息安全。设备制造、系统安装和应用软件的配置，应考虑能够抵御自然灾害、突发事件等。信息安全应保证数字档案的可读性和可利用性，跟踪设备的更新情况，在出现不兼容或不可读取等问题之前，应将旧载体上的数字文件转换到新载体上，严防信息丢失、被非法修改等，特别是在网络环境下，尤其处理好共享与保密的关系，解决好逻辑性处理与物理存储管理等问题。

4）数字档案馆的使用

公众科技网络、科协网站及其应用技术日臻成熟，已提前为数字化档案馆这一设想的实践铺垫了极好的网络环境，也为开展科普档案资源服务创设了条件。在同一工作平台上，制作文件与检索工具基本同步，同一系统软件加工而成的文件内容，以及文号、题目、作者、时间、密级等检索字节使后期归档更为规范，减少了差错率。

5）数字档案馆管理机制的建立

根据数字化档案馆的特有属性，制定符合需求的规章制度，不断完善数字档案归档、保密、鉴定、备份等制度，完善在线使用者的身份认定审核制度、网络安全防范制度等，确保数字化档案馆运行安全。

6）数字化档案馆从业人员的素质

数字化档案馆对工作人员的素质要求较高，不仅要精通传统档案的鉴定、整理、保存知识和技能，也要求对计算机网络技术的掌握能力。既要做到对档案准确分类，特别是专业性强的档案要做到精确把握，又能够熟练运用计算机操作、数据录入、查询、基本网络管理等技能，为使用者以其所需提供个性化服务。

可以预见，不久的将来，数字化技术能够把几十年、甚至更长时间的科普信息资源浓缩在体积很小的数字存储设备上，为每一个需要它的人服务。

G203

A

1674-6708（2010）22-0003-01

崔薇，馆员，河北省科学技术普及服务中心主任助理兼信息部长