浅议新形势下独立学院办公室工作

余小军 葛 俊

（江西师范大学 江西南昌 330027）

独立学院是近10年来我国高等教育办学体制改革创新的重要成果。它的兴办，为发展民办高等教育事业、促进高等教育大众化做出了积极贡献。作为学院的综合性职能部门，办公室工作在学院内部及对外关系中的地位和作用日益显现。办公室在独立学院管理中发挥着承上启下、协调左右、沟通内外、联系各方、协调平衡的纽带与中枢作用。办公室工作水平的高低将直接影响到整个学校的管理工作，并进而影响独立学院整体事业的健康发展。新形势下，独立学院办公室的主要功能不仅仅只是“办文、办事、办会”，而要从传统的事务性工作中跳出来，时刻把握时代脉搏，跟上时代发展潮流，解放思想，开拓思路，与时俱进。独立学院办公室工作要继承和发扬优良传统和宝贵经验，更要有创新精神，在实践中积极探索办公室工作的新途径、新方法。

一、独立学院办公室的基本职能

1.协调牵头作用。独立学院办公室是独立学院的神经中枢，在独立学院中处于关键位置，担负着处理机关日常事务，同时也是综合协调牵头部门。综合协调是独立学院办公室工作的重要职能之一，它贯穿于学校的各项管理工作之中。协调主要包括政策协调、关系协调、工作节奏协调、社会协调、人际协调、资源协调，等等。办公室与领导接触相对较多，处于政策信息的前沿，既要把握政策信息的及时传达，也要把握政策信息的权威性。对于其他部门而言，办公室起着领导代言人的作用，也是其他部门意见的反馈者。学院在运转中，领导的管理风格思路各异，各部门所处位置各异，教职工工作特点各异，容易引发各种矛盾，办公室要站在全院高度，从中做好协调沟通作用，使得学院工作有统一的方向和目标，从而着力提高工作效率和管理水平。

2.服务窗口作用。独立学院办公室在独立学院运转中起着承上启下的作用，担负着沟通上下、联系内外的责任。既要为领导服务，交办领导完成的每项任务，又要为其他部门做好服务和保障工作，还要为广大师生员工做好服务。做好服务是办公室工作的出发点和落脚点。同时，独立学院办公室也承担着对外联系任务，代表学院处理对外事务，起着上情下达，下情上报，对外联络的作用。

3.参谋助手作用。学院领导既是决策者也是指挥者，决策指挥是否得当正确，很大程度上取决于是否全面详细了解学院的整体情况。随着独立学院改革不断深入，办公室要注意收集各类信息，对各类政策、法律、法规、文件、意见等信息进行梳理，特别是在一些重大问题和事件中，办公室更应该是主要信息的来源。总之，办公室应及时把握学院发展和运转的第一手资料，为领导提供全面准确的信息，供领导参考决策，做到出谋而不决策，参与而不干预。

4.督办检查作用。督办检查就是保证学院各项工作落到实处，保证学院各项决策的权威性。就其实质来说，它是办公室落实决策、政策、批示的一项后续保证手段。办公室应该对学院的政策决策进行监督，检查落实进展情况，协调处理存在的问题，确保政策决策落到实处，确保政令畅通，确保政策决议的权威性和工作的时效性。同时，要利用这一手段发现工作中的问题，获得大量准确及时的信息，为今后决策提供准确的事实依据。

二、当前独立学院办公室存在的主要问题

1.办公室定位不当。当前部分独立学院办公室职能定位不当，部分工作人员自身职责定位不当，过多沿袭传统的高校办公室的职能和职责，缺乏与时俱进的思维，缺乏主动性和创造性。在实际工作中，墨守传统的工作模式和思维方式，运行机制落后，缺乏创新性的工作机制和办事规程。

2.办公室工作职能过多过繁。由于独立学院的办学时间普遍不长，学院机构不全，加上独立学院按照民办机制运转，大多数独立学院办公室职能过多过繁，承担了承上启下、协调左右、沟通内外、联系各方、协调平衡的工作，导致工作涉及面广，工作内容繁杂，工作责任大。另外，由于独立学院的运行机制属于高效精干型，人员较少，导致任务十分繁重。

3.办公室工作人员素质和技能不高。独立学院办公室工作人员多根据工作需要从其他科室选调，多属于“半路出家”，缺乏专业培训，缺乏专业技能，缺乏工作经历，缺乏综合性复合性行政工作能力，缺乏政治意识、大局意识、法制意识、质量意识、效率意识、保密意识和服务意识。加上办公室工作责任大任务重难以抽身接受系统全面的专业学习和培训，以致不能完全适应办公室工作环境，不能充分理解办公室工作的内涵，这些都直接导致办公室工作效率低，广大师生的满意度低，进而影响各项工作的正常顺利开展。

4.办公室运行机制落后手段滞后。由于独立学院运行机制的独特性和办公室工作定位不当，导致办公室难以建立起一套真正意义上的民营式机构的运行模式和议事规程。同时，独立学院办公信息化程度不高，没有建立起全面的信息化工作平台，办公手段比较原始，已经难以适应独立学院管理发展的需要。

三、新形势下做好独立学院办公室工作的建议

1.调整办公室工作职能。独立学院要根据独立学院的自身特色和时代需要，调整独立学院的办公室职能。独立学院办公室要坚持做到到位不越位、理解不曲解、参谋不参和、参谋不主谋、献策不决策、管家不当家，在此基础上实现由参与性向参谋型转变，由封闭型向开放型转变，由定性思维向创新思维转变，由事务管理型向政务服务型转变，更有效的实现科学预测、科学决策、调节和控制目标，进而高效工作，真正发挥适合独立学院运转和发展的办公室职能。

2.加强办公室岗位责任制建设。独立学院应该建立健全学院机构设置，根据工作职责设置岗位，责权明晰，加强办公室岗位责任制建设，使办公室人员的职称评定、学历进修等待遇和工作绩效挂钩。“工欲善其事，必先利其器”，独立学院要想方设法改善或提高办公室的工作条件和生活条件，在政策许可下，多为任务重责任大的办公室多办实事，尽最大努力为他们在政治上铺路搭桥、工作上鼓励撑腰、生活上排忧解难，使得办公室人员从被动处理事务转变到积极主动参与管理服务、强化政务服务、做好协调综合的工作中来。

3.加强办公室人才队伍建设。首先，要提高办公室人员素质，做好应该加强“入口关”，严格选调工作人员。其次，要加强办公室人员的思想建设，提高政治觉悟，强化办公室人员的政治立场，培养办公室人员的事业心和敬业精神。为此，要加强和重视办公室人员的培训，着力加强办公室人员的政治理论和业务知识学习，提高贯彻落实党和国家教育方针政策的自觉性和坚定性。再次，要加强办公室人员业务技能建设，加强业务培训，逐步使办公室建立起一支熟悉业务、精通行政管理的专业型队伍。另外，还应该强化服务意识、创新意识、协调意识,提高政治敏锐性，树立和维护办公室的权威和形象。同时,要建立科学合理的选人用人机制，通过制度建设激励办公室人员工作的积极性和主动性，建设一支高素质、高水平、高技能的专业化独立学院办公室队伍。

4.加强办公室信息化建设。独立学院要结合当前独立学院行政管理工作的特点，加强独立学院信息化建设，运用现代办公管理手段，建立起符合校情的行政办公信息化管理系统，建立起信息化管理平台，提高办事效率和行政管理效能。同时,要规范管理制度，规范工作标准，规范办事程序，建立健全规章制度，构建规范化、科学化的管理体系，最大限度发挥工作人员的创造力，提高办公室整体工作效能，促使工作规范化，程序化，办公室工作和谐发展。

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