浅谈疾病预防控制档案信息资源的开发利用

朱静1李爽

（1.牡丹江市疾病控制中心;2.黑龙江商业职业学院 黑龙江 牡丹江 157011）

疾病预防控制部门担负着承担政府公共卫生职能、疾病预防控制、健康教育与促进等重任，在保护人民健康、维护社会稳定和促进经济发展等方面起着重要作用。疾病预防控制档案是指疾病预防控制机构在疾病预防、卫生学评价、公共卫生监测、卫生检验检测、健康促进与教育等活动中形成的具有保存价值的各种文字、图像以及其他不同形式的历史记录载体。其真实地记录着疾病预防控制机构的主要职能活动，是疾病预防控制机构开展各项工作的基础信息和重要依据。疾病预防控制档案的开发利用工作包括二个方面，一是疾病预防控制档案信息资源的开发，就是档案部门根据疾病预防控制工作的需要，采用专业的方法和现代的技术，从所保管的疾病预防控制档案中发掘有用的信息材料，及时反馈给有关业务部门，以利于疾病预防控制部门分析研究；二是档案的利用工作，确切地说，就是疾病预防控制部门利用档案所取得的经济效益和社会效益。其中开发是实现利用的前提和必要条件，而利用档案信息所产生的社会效益和经济效益是衡量开发程度的重要标志。如何在新形势下做好疾病预防控制档案的开发利用工作，使其走出传统的思维、工作模式，笔者认为应从以下几方面来把握。

一、强化疾病预防控制档案工作的科学管理，丰富档案的信息资源结构

做好疾病预防控制档案的开发利用工作，档案室藏量的丰富和优化与否起决定作用。疾病预防控制档案机构要加强档案的接收与征集工作，千方百计扩大档案的接收范围和征集门类，力争做到档案数量充足，内容丰富，结构合理，质量优化，这就要求建立一个专门的机构即设立一个综合性质的档案室，以便对归档的档案能进行更规范、更科学的集中统一管理。多年来的实践证明，疾病预防控制档案实现集中统一管理，极大地方便了疾病预防控制档案的查阅和利用，保障了疾病预防控制档案的信息资源来源广泛，管理优化，便于利用。

二、强化疾病预防控制文件材料收集归档工作，确保归档文件材料齐全完整

疾病预防控制文件材料是疾病预防控制部门在疾病预防控制、卫生检验检测、健康教育、科研培训及党政工团等活动中形成的各种门类、载体的原始记录，是疾病预防控制档案的直接来源。疾病预防控制文件材料收集归档工作作为疾病预防控制档案管理工作的重要前提和基础工作，为档案管理工作提供了实际的管理对象，是疾病预防控制档案部门取得档案的重要手段。随着《档案法》的贯彻实施，疾病预防控制档案管理正在逐步走向规范化、标准化，但在实际工作中还存在这样或那样的问题，如因重视不够而导致文件材料收集不全，一些人把应归档的文件材料当作“家底”据为己有，不愿归档；因归档制度不明确而导致文件材料收集归档不及时；因整理不及时而导致文件材料移交归档不规范等。这些在日后很大程度上影响了疾病预防控制档案的开发和利用工作。

1、提高认识，加强文件材料收集归档工作。一要加强对《档案法》的宣传，提高对疾病预防控制文件材料收集归档工作重要性的认识，提高档案人员的法制观念和业务素质，明确文件材料收集归档工作的责任。要通过宣传，将档案意识根植于各级领导和有关人员的头脑中，使领导和有关人员把对档案工作的理解与支持落实在行动上，要像抓疾病预防控制工作那样抓文件材料的收集和归档.二要落实“三纳入”，以保证收集归档工作顺利进行。在布置各项疾病预防控制管理程序中，要同步做好文件材料的形成、积累归档工作；在安排科研、基建等各项活动的工作计划同时，规定保证疾病预防控制文件材料整理和归档工作的时间和计划；在各有关部门和有关人员的岗位责任制中规定各级、各类科技人员和管理人员对文件材料形成、运转、积累、整理和归档工作的职责，并且作为考核与奖励的一个条件。三要每年举办档案法律知识和业务培训，向全员宣传相关的法律法规及管理标准，营造一个主动归档的良好氛围。

2、健全规章制度，加强疾病预防控制文件材料及时归档。一要建立健全各项规章制度，保证文件材料收集归档工作的顺利进行。二要制定文件材料归档制度，以保证归档工作的标准和规范。

3、按时归档，加强疾病预防控制文件材料的规范整理。按照《档案法》，文件材料应当由文件材料形成部门按照归档要求，负责整理立卷、装订成册、编制移交目录。具体来说，文书文件材料的整理应按照《归档文件整理规则》要求来整理；科技文件材料应按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》来整理;会计文件材料应按照《会计档案管理办法》的要求来整理;照片档案应按《照片档案管理规范》的要求来整理。

三、完善疾病预防控制档案的补充机制，防范和杜绝档案信息资源的流失

要完善疾病预防控制档案的补充机制，广泛开展档案的征集工作，想方设法收集散存于领导和个人手中的资料，以增大室藏档案的时间跨度，增大所藏档案的信息量，弥补所藏档案资料的不足。另外，要做好疾病预防控制档案的开发和利用，还要严防档案资源的流失。首先，要加强档案人员的自身权益意识，不能只注重开发而忽视档案资源的流失，还要加强档案人员的责任感，将严防档案资源的流失提到认识的高度上来。

四、更新观念，拓宽疾病预防控制档案开发利用的服务范围

观念是行动的向导，要有效地开发利用疾病预防控制档案信息资源，就必须转变旧的观念，确立全新的观念。新形势下档案工作者要树立主动服务观念。服务性是档案工作的根本属性，只有确立服务的观念才能产生自觉的服务行动，要变被动为主动，将利用者的需要放在首位，不断提高服务质量，不断提高服务技能和水平，为利用者提供高质量、高效率的档案服务。

五、提高自身素质，努力造就新型档案专业人才

现代社会是知识经济占主导地位的社会，而信息产业是知识经济的基础，现代高新技术的蓬勃发展必将对档案的开发利用工作产生巨大的影响。面对这样一个变革的时代，如果档案工作者不迎头赶上，努力提高自身的素质，就会使档案工作者在疾病预防控制档案信息资源的开发利用上准备不足，就会处于被动的地位，因此档案工作者要有一种紧迫感。一要加强思想意识的转变，只有努力学习才能创新，只有求新才能发展。要以丰富的理论知识和实践经验为后盾。疾病预防控制档案工作是一门技术性很强的工作，从知识的形态来看，疾病预防控制档案是最直接、最原始、最新鲜、最准确的知识载体,它不是翻翻查查那样简单，而是一门研究性很强的工作，这就要求档案工作者本身的业务水平尽快跟得上时代、跟得上档案事业的发展。二要档案工作者努力学习档案专业技术知识，提高自身素质，熟悉疾病预防控制的全过程，提高自己的业务指导能力和水平。三要尽快掌握现代化的科学技术，特别是计算机技术。档案的现代化管理对疾病预防控制档案的开发与利用提出了新的课题，要适应形势，努力学习现代化的档案管理技术，以达到疾病预防控制档案的深层次开发与利用，不仅要进行纵向联系，即同行业间的互通、互补档案信息，还要进行横向的联系，就是与各行各业间保持联系，从单一的信息向综合性信息发展。

由此可见，在新形势下，要做好疾病预防控制档案的开发利用工作，就要从内部职能做起，强化档案工作的科学管理，注重接收、征集工作，加强疾病预防控制文件材料收集归档，不断更新档案人员的思想观念，积极迎接新技术的挑战。档案工作者要坚持不懈地努力学习，不断提高开发档案信息资源的能力，充分发挥档案的作用，为疾病预防控制工作提供有效服务。