地方院校档案数字化建设的若干思考

谢 鹏

(重庆交通大学 档案科 重庆 400074)

高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志。信息技术的飞速发展和广泛深入的应用，对我国政治、经济和社会文化等许多方面产生了巨大的影响，也带来了诸如知识经济、信息社会化、科学发展观等许多管理理念的创新。在这种大环境下，高校档案事业的地位和作用愈来愈突出，档案工作涉及的范围越来越广泛，档案工作在档案数字化、档案法制建设、档案职业道德与素质等方面出现了许多新事物和新问题，档案管理、档案利用以及档案管理体制和工作方式等都在经历重大的变革。地方院校在人力和财力上与部委所属的重点高校有一定差距，按照践行科学发展观的要求，档案数字化建设应当统筹兼顾，资源共享，有所为有所不为。

一、设计方案

高校档案数字化建设不可能一蹴而就，需要有组织有计划地进行。上级部门要总结部委所属重点高校档案数字化建设的经验和教训，制定高校档案数字化建设工作规范，用来指导地方院校高校档案数字化建设。各学校要明确一名领导负责，确定具体部门和人员来实施这项工作。根据自身情况制定科学的建设计划,计划既要有长期计划，也要有短期计划；既要有整体规划，又要有项目实施方案。逐步使学校馆藏档案资源数字化，档案工作自动化，档案信息传输网络化。把学校档案建设成为信息资源中心，

二、建立制度

地方院校要根据自身特点制定:档案管理办法、档案实体分类实施办法、归档范围和保管期限表、不归档范围及处理办法、立卷归档流程、电子文档管理制度、档案鉴定销毁制度、档案管理考核办法、文档一体化工作制度、文件保密制度、网络安全管理制度这些制度必须要科学化、标准化、系统化。制度建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、立卷、检索、交换和传播流通、保密和安全等各个方面。只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象，才能快速、高效地推进档案数字化建设。

三、目录体系建设

数据库目录体系是检索和整合信息资源的平台，在目录体系建设中，按照学校隶属建制关系和电子校务相互关系，整体构建目录体系，对二级目录要与时俱进地不断完善，通过科学合理的目录体系推进档案信息资源整合，提高档案信息服务水平。

四、数据库建设

档案数据库建设是档案数字化建设的一个重要的组成部分，要求软硬件的配置要标准化和通用性，在数字化的不同阶段要保持一致，保证数字化技术、软硬件配置的可继承性，达到数据标准、设备兼容、数据库共享、文档一体化“无缝连接”等要求。

有了数字化的档案信息资源还不够，还必须建立与之相匹配的档案资源数据库，使数字化的档案信息有序化地存入数据库中。主要包括目录数据库和全文数据库。为方便利用，要建立专题档案数据库，如:科研成果数据库、精品课程和教学团队数据库、学生学籍和成绩数据库、专家人才数据库、论文数据库、表彰奖励数据库、校友数据库等，地方院校可根据自身实际情况选择性的建立专题数据库。

五、注重安全性和保密性

档案数字化建设要注重档案信息的安全和保密。档案由封闭走向开放，在开放性服务过程中存在不安全因素和保密问题，面临各种各样的安全威胁与攻击，主要包括窃取机密攻击、非法访问、恶意攻击、计算机病毒等。

数字档案馆与数字图书馆相比，不仅起步晚，而且其内容也受到很大的限制。图书是公开出版物，而档案则不同，它涉及到安全性和保密性等诸多问题。确定数字化档案信息开放的范围，应该着重考虑它的保密性和实用性因素，认真审定开放范围，建立对外开放与内部控制两个完全断开的网络管理系统。将档案中未解密的档案材料单独建库，作为内部控制系统严格控制利用。所以档案信息要按公开、限制、保密等不同等级来区别对待，采用加密技术、签署技术、防写措施、网络监控技术和访问权限控制技术，为不同用户、不同数据和信息设置不同的使用权限。架设软件或硬件防火墙、对于常见的病毒、木马等进行自动更新和自动拦截，建立攻击者黑名单、日志记录等机制。对于所有采用数字化的信息采用双机热备机制，以确保所存储的数据不被丢失，并定期做备份，都是有效的手段。

六、馆藏档案按需要进行数字化处理

馆(室)藏档案数字化是一项庞大的系统工程，在工作中应避免不必要的资金浪费以及增加管理和维护的负担，以科学性和实用性原则进行馆(室)藏档案数字化。地方院校馆(室)藏档案数字化工作必须从实际出发，对馆(室)藏档案有重点、有选择性地进行筛选，确定范围，分清轻重缓急，分层次、分阶段、分步骤进行。比如说:珍贵档案、具有长远使用价值的档案、具有特色的档案、利用率高的档案、对外开放的档案，可先进行数字化处理。

七、实现人员转型

地方院校档案工作者须实现思想上的转变与工作方式的更新，由原先的“档案实体管理”模式扩展为“档案信息处理”模式。档案信息资源的形成、收集、传输、整理、存储、检索、保管、保护、利用、鉴定、销毁、统计等全过程都在发生巨大变化，档案工作人员所担当的角色也会随之发生重大变化，他们不再是单纯意义上的档案保管者，他们应当成为:信息资源的管理者；信息资源的分析与组织者；信息提供与传播者；信息利用的导航者。档案管理技术的发展和档案管理者角色的转变，必然要求档案工作人员不断调整知识结构，拓宽知识面，学习和掌握档案数字化工作岗位应该具备的专业知识和业务技能，成为档案工作的复合型人才。[1]

八、做好档案的利用、编研工作，服务于师生和社会

档案信息数字化建设为实现档案信息发布、全社会共享，提高档案利用率的目标提供了有效的途径。档案信息的数字化建设真正体现“信息数字化，传输网络化，馆藏超时空化，服务有线化，利用者足不出户便可查阅有关的目录、索引和全文”。[2]大宗的档案信息由“藏”变“用”，更好地满足了档案利用者的需求，体现了档案的服务特色，改变了档案工作的“神秘”色彩，实现档案公开化、大众化，由封闭式管理逐步走向开放。

主动提供利用，将档案部门建设为丰富、完备的信息资源库。定期公布数字档案目录。由于档案存放在学校档案馆，学校大多数人对于档案的内容都不是很了解，档案馆人员应通过各种途径、方式，定期公布最新的档案目录，让全校师生了解档案的内容，最大限度的发挥档案的作用。从主要提供档案原件服务转到提供经过摘录或综合的档案信息服务上来；从主要提供原始信息服务转到提供经验成果上来；从主要为研究历史服务转到更多地为领导决策、为教学科研服务上来；从单纯提供信息服务保障转到开发档案信息产品、发展文化功能作用上来。同时，要充分发挥档案馆自身特色优势，开展档案咨询、展览、缩微、扫描、寄存、修裱和多媒体制作等多样化服务，增强建馆、养馆的造血功能。[3]

健全的档案数字化工作体系一是学校范围内的局域网式的自动化集成管理，面向档案馆(室)的收集、整理、存储、利用等主要业务工作环节，使档案业务管理在自动化的基础上形成一个整体；二是通过校园网面向学校各教学、科研、管理和服务部门，提供用户在各自办公室甚至住宅、宿舍内的网络工作站上对馆藏档案进行网上利用等服务。三是通过校园网连接教育网，开展合作业务。实现教育网内全国高校档案资源共享，并通过国家教育网络接通国家信息网络，参与全国性资源共享。建立数字化档案系统，将为社会经济、文化的发展发挥出不可估量的作用。

[1]袁琳.试论高校档案数字化建设[J].黄冈师范学院学报，第24卷第1期,2004年2月.

[2]罗伯特·B·丹哈特，珍妮特·v·丹哈特．新公共服务:服务而非掌舵[J].中国行政管理,2O02，(1O):66-69.

[3]饶永.简论高校档案数字化建设[J].电子科技大学学报社科版,2004年(第6卷)第2期.