建立企业情报档案的必要性及对策

宫政 刘玲

（哈尔滨哈投投资股份有限公司供热公司 黑龙江 哈尔滨 150001）

在当前激烈的竞争环境中，企业档案部门如何最大限度地服务于企业竞争情报研究，并在发挥能力的过程中提升自身的发展潜力和社会地位，已成为知识经济大环境下档案部门必须要解决的问题。笔者认为，在企业档案部门建立情报档案十分必要。

一、建立企业情报档案的必要性

（一）企业档案部门自身拓展职能的需要

传统的企业档案工作一度停留在信息管理流程的末端，收集内容和方式表现为内向性、单一性和被动性特点。市场经济和知识经济的发展给档案部门带来了机遇也带来了挑战，档案部门只有把握这一机遇，在实体保管的基础上，积极开展情报档案工作，才可以提高档案信息的价格含量，摆脱档案信息开发“内部热”、“外部冷”的尴尬局面，获得持续发展的动力。

（二）企业经营决策的需要

信息经济理论认为，在市场经济中，信息具有对称分布的特征，也就是“信息的不对称性”，在这种情况下，总是掌握信息更多的一方占据市场竞争的优势。建立竞争情报档案，对情报信息进行系统的收集归档，可以辅助企业准确地预测市场潜力，指导企业制定竞争策略，有效地提高市场竞争力。

（三）企业信息一体化建设的需要

企业信息一体化要求档案工作不仅要为企业日常经营活动提供需要的市场信息和技术资料，而且还要针对企业的变型、资产评估、改产兼并、经营方式、建立现代企业制度、进军国际市场等多方面需要提供最佳的解决方案。实践证明，走档案、图书、情报一体化的道路已是形势所需，而要实现信息一体化的资源的优化整合，建立竞争情报档案是必然的选择。

二、建立情报档案的对策

（一）拓展职能，有针对性地开展面向决策的情报档案的收集

1.企业档案自身情报功能的挖潜

如前所述，企业档案中存在大量的情报信息，如企业的产品图纸、技术档案、生产档案、设备档案等本身就是重要技术和经济情报，通过对它们的归纳和分析，可以为企业活动提供决策支持。挖掘企业档案的情报功能，不仅可以实现档案隐性知识的显性化，还可以避免经营管理活动中的大量重复劳动。

2.企业竞争对手信息的收集归档

美国战略管理专家D.E.channon认为，只要采取系统和持续的方法，企业要获取竞争对手的合法信息，简直易如反掌。实际上，任何一个企业在自己的日常经营活动中，都会自觉或不自觉地以各种方式将有关自己的信息暴露在竞争对手面前。这些信息的绝大部分以公开的文档形式存在，如广告、年度报告、财务报表、企业刊物、产品说明书、信用调查报告、招聘广告、会议资料等。它们是重要的情报档案信息源，通过对其进行有针对性的加工分析，可以为企业提供竞争对手一方部分或全部的发展趋势和潜在态势，做到“知己知彼，百战不殆”。

3.关于竞争环境档案信息的收集、整理与分析

随时把握竞争环境的脉动，有助于企业明察秋毫，抢占市场制高点。企业档案部门应该积极参与其中，供助网络、新闻、报纸等媒体手段捕捉宏观环境类信息，如表现政府政策导向的政治环境、通货膨胀、汇率调整、原材料价格变动等直接关系到企业兴衰的经济环境、关于有法可依程度的法律环境，反映消费者观念变化、价值趋向、潮流形式的社会环境等等。将这些信息及时建档，可能为企业提供发展的方向和尺度，做到“知天知地，胜乃可全”。

4.专利情报收集和分析

专利情报是指“通过对专利说明书、专利档案和专利公报中大量的、个别的、零碎的专利情报进行加工组合分析，从而产生的具有竞争性的企业情报”。专利信息是一种具有极大参考价值的技术和诀窍，据世界知识产权组织调查，在科研中查阅利用专利档案，可以缩短科研时间的60%，节省科研经费的40%，同时，它也是一种来源稳定、数量庞大、内容广泛、新颖，能够直接反映产品技术路线、竞争态势的公开信息源。这充分说明，探讨企业应用专利情报的有关问题，对引导企业进行科学决策，增强企业竞争实力具有重大的现实意义。建立专利情报档案应该作为情报档案工作的一项重要任务来抓，通过对某一专利特征进行检索，将所得信息进行分类、排序、组合、分析等再加工，使分布在专利说明书和权利要求中大量分散的、无序的信息，整理成为可以利用的专利档案信息，这不失为一种行之有效的方法。

（二）加强与社会组织机构的合作与交流

加强与档案中介机构的合作。市场经济条件下，要求企业档案资源配置和服务方式的转变，一些应动而生的档案咨询机构、档案事务所在档案管理、档案法律咨询、业务评估等方面做了不少成功的尝试。企业档案部门委托这些中介机构开展竞争情报档案的策划和论证，无疑是双方拓展职能的又一创新点。另外，充分利用企业外部的情报支持系统，如与专业竞争情报研究所、市场调查机构等合作和交流，利用这些机构的资源优势和技术优势，加大力度进行有效的搜集、分析,能够在了解竞争对手、明确竞争目标、制定竞争策略等方面有所突破。此外，企业档案部门应该定期与竞争情报研究委员会交流，参与竞争情报理论和实践的学术研究和交流活动，这不仅是捕捉情报动态的一个机会，而且对普及情报知识、提高自身专业技能有很大帮助。

（三）信息化建设

计算机网络通过异地共享和远程调用突破了情报搜集的时空限制；我国近五百个商情数据库为情报研究立下了赫赫战功，企业可以从中查找到大到经济环境、政策法律，小到诸如竞争对手的基本情况、建设规模、财务状况、产销状况、领导层及员工状况等详细信息；大量电子化、数字化的新型文件涌现，要求档案人员进行筛选和加工，增强技术密集度已十分必要……所有这些都将信息化建设提上日程。企业档案部门应及时导入数字化管理概念，在档案、图书、情报信息一体化的基础上，构建以网络和数据库为支撑，以情报信息系统及智能化的决策支持系统为基础的信息平台。在信息系统的运行管理中，还要明确各环节的责任人和操作规范，以保证信息的实效性、真实性和安全性。

（四）相关法规制度的制定和完善

首先，建立竞争情报评估制度。这种将情报档案定性的定量化的方式，不仅可以有效地评价情报档案的优劣，还可以激发档案人员的成就感，调动积极性。评估可采用目标管理和质量管理的方法，由企业信息主管部门联合档案部门进行绩效评估，以形成客观公正的绩效考评和人事决策。

其次，情报档案工作的开展需要内外部的监督机制作为保障。建议相关档案部门制定情报档案工作的实施规范，由档案行政部门实施执行监督，加强情报档案工作的监督和测评，以防止不正当竞争的出现。为保证监督的透明度，政府部门也需要制定和完善竞争情报法规及信息价值评估和安全管理体系，从法律上加强竞争情报的鉴别、预测和信息安全教育，强化企业竞争情报的自我保护意识，规范信息竞争行为。

此外，建立适度信息披露制度，能为情报档案工作的发展开辟广阔前景。因为政府掌握着社会80%的信息资源，而目前只有极少部分公开，况且信息割据、相互封锁、行业垄断和不正当竞争等又限制信息的流动。通过制定和实施《信息公开法》或相应的法律法规，以合法的信息披露渠道向社会公众适度公开信息，特别是经济和科技信息，将极大地促进企业竞争情报档案工作的开展，提高企业竞争力。