目次提醒在学科领域外文期刊报导中的实际应用

吴 震（上海工程技术大学图书馆 上海 201620）

上海工程技术大学图书馆（以下简称我馆）本着为“教学、科研”第一线服务的宗旨，与“本科教学、研究生培养、重点学科建设”紧密联系的特点，一直以来都在努力探索和实践适合本校实际的读者服务环境和服务体系，并围绕上海工程技术大学的学科特色开展各种读者服务项目。

外文期刊目次推送是我馆近年来开展的一项针对专业学科领域的个性化信息推送服务，是提高馆藏外文期刊现刊阅读率及非馆藏外文期刊数据库使用率的有效途径，是教学科研人员了解前沿学科、获取国内外最新科技动态信息的时效保证。

1 数据库提醒服务

随着互联网技术的广泛应用、网络信息资源的海量增长，各数据库和网站纷纷提供题名、文摘、目次查询服务甚至免费全文服务，此外还开展了与之相应的书目信息的提醒服务，为图书馆适时开展目次报导提供了便利[1-2]。何谓提醒服务?其英文为Alerting services[3]，也称Current awareness services[4]（最新即期通告服务），是一项帮助用户跟踪不同学科知识领域的最新研究及发展状况的定题定期推送服务，即将用户选定的感兴趣的相关主题及专业领域的最新信息通过电子邮件自动提醒用户的服务方式。提醒服务的形式有：期刊提醒、新书提醒、会议提醒、专利提醒、先期印刷版提醒、新闻提醒、网络资源提醒等。以Journal alerts[5]（期刊提醒）为例，由于期刊自身文献类型的特殊性、时效性和学术研究人员的广泛需求性，使其成为最早开展提醒服务的文献类型，期刊提醒服务相对成熟和完善。期刊提醒需要用户在数据库或网站上注册，并提供有效的E-mail地址。用户在设置用户名、密码等信息后登录定制相应范围，便可享受免费的最新期刊目次提醒服务。期刊提醒一般有两种方式：TOC Alerts（目次提醒）和Search Alerts（检索策略提醒）。

（1）TOC Alerts（目次提醒，英文全称为Table of Contents Alerts）

所谓目次提醒，即对用户所选特定期刊通过E-mail自动发出其最新一期目次，通常远远早于纸本期刊的正式发行[5]。目次提醒定制界面提供 “journal list”（刊名表），一般分“subject list”（主题分类）和“alphabetical list”（字母分类）两种排序。如IEEE Xplore Digital Library 就是以字母顺序排序的刊名表，用户只要在需要提醒服务的期刊的状态框选中“alerts status”（提醒状态），再点击 “submit selection”（递交选择）即完成设置[6]。许多数据库和出版公司网站都有此类提醒服务，如Ingenta、ACS、ASCE、 Institute of Physics、Royal Society of Chemistry、Cambridge University Press、Oxford University Press、SAGE、 Springer、Taylor & Francis(Informaworld)、Wiley-blackwell、Emerald等[7-8]。

（2）Search Alerts （检索策略提醒，也称主题检索提醒）

所谓检索策略提醒，即数据库对用户所选学科主题或学科领域的检索策略进行保存，系统根据用户所选频率（按月、按隔周、按周、按日）进行检索自动更新，并将检索结果通过E-mail发给用户[5]。如在EBSCOhost数据库快讯（alerts）定制界面中，可选择欲保存的检索策略[9]。具体的操作步骤为：利用高级检索途径完成检索操作后，点击“检索历史记录/快讯”，打开检索历史界面，选择欲保存的检索策略； 点击“保存检索/快讯”，页面会提醒只有注册用户才能创建快讯； 登录My EBSCOhost创建快讯，进入定制界面； 选择“将检索另存为快讯”，并填写相关内容，包括检索快讯名称（附说明补充栏）、E-mail 地址（可多发）；打开“频率”、“发表文章的最后时限”、“快讯通知时间”，可分别通过3个选项的下拉菜单选择所需选项及快讯格式、邮件格式、电邮属性等选项，最后保存快讯，完成设置。

2 外文期刊目次报导

外文期刊的目次报导从最初的扫描目次页将其以HTML格式保存发送（也称手工目次报导，如图1）到由服务人员注册网上数据库定制TOC Alerts信息，并在收到邮件后直接转发给用户（也称依托数据库系统目次报导，如图2），前后经历了两个阶段。现阶段就是利用数据库提醒功能来丰富目次数字化报导需求。

数据库的定制是有选择的集中一次完成的，如对于同一出版公司出版的几种期刊，在注册时可以一并完成，避免了以后重复选择数据库和搜索网址。当然也有一些定制服务需要在下一年重新更新注册、定制，所以需保存定制信息和注册网站。笔者对馆藏外文期刊作以数据统计，下面是以数据库名称排列、选择的已完成定制目次提醒服务的十余个数据库和期刊网站及与其相对应的具体刊名种类。

（1）ACS Publications 其注册网站的网址为 http://pubs.acs.org/， 提醒服务邮箱为marketing@acs.org，定制期刊7种：《Journal of Medicinal Chemistry》；《Journal of Chemical Information and Modeling Perspectives》；《Journal of Natural Products》；《Industrial & Engineering Chemistry Research》；《Nano Letters》；《Organic Process Research &Development》；《Biotechnology Progress》。

（2）Ingenta 其注册网站的网址为http://chinesesites.library.ingentaconnect.com/，提醒服务邮箱为intouch@ingen taconnect.com，定制期刊6种：《International Materials Reviews》；《Aircraft Engineering and Aerospace Technology》；《Proceedings of the I MECH E Part A Journal of Power and Energy》；《Proceedings of the I MECH E Part L Journal of Materials: Design and Applications》；《Proceedings of the I MECH E Part D Journal of Automobile Engineering》 ； 《Fashion Theory》。

（3）Wiley-Blackwell 其注册网站的网址为http://www3.interscience.wiley.com/cgi-bin/home， 提醒服务邮箱为WileyInterScienceAlerts@wiley.com，定制期刊6种：《Journal of Economics & Management Strategy》；《The Modern Language Journal》；《World English》；《Language learning》；《The Economic Journal》；《The Econometrics Journal》。

（4） Oxford University Press 其注册网站的网址为http://www.oxfordjournals.org/， 提醒服务邮箱为oxfordjournals-mailer@alerts.stanford.edu，定制期刊3种 ：《Applied Linguistics》；《ELT Journal》；《Computer Journal》。

（5） Thieme Publishing Group 其注册网站的网址为http://www.thieme.de/connect/en/， 提醒服务邮箱为alerts@thiemeconnect.de，定制期刊2种：《Planta Medica》；《Synlett》。

注：其特点为：①工作量大，每期新到馆期刊都要进行目次页扫描、存档； ②成本大，需对口匹配硬件设备； ③数字化程度底。

注：其特点为：①自动化程度高，通过搜索引擎等检索工具查询、确定数据库或出版商网站； ②效率高，一次注册完成目次提醒定制的，系统自动定期发送E-mail； ③数字化程度高，时效性强。

（6） PMA 其注册网站的网址为http://www.pma.org/， 提醒服务邮箱为bkuvin@pma.org, 定制期刊2种： 《MetalForming Magazine》；《American Tool,Die & Stamping News》。

（7） IEEE Xplore 其注册网站的网址为http://ieeexplore.ieee.org，提醒服务邮箱为toc-alert@ieee.org，定制期刊41种：IEEE Publications。

（8）Professional Engineering Publishing 其注册网站的网址为http://pep.metapress.com/home/main.mpx， 提醒服务邮箱为marketing@pepublishing.com，定制期刊4种：《International Journal of Engine Research》 ；《Proceedings of the Institution of Mechanical Engineers, Part A》 ；《Journal of Power and Energy》；《The Journal of Strain Analysis for Engineering Design》。

（9）AMA 其注册网站的网址为http://www.atyponlink.com/AMA/loi/jmkr， 提醒服务邮箱为alerts@atypon-link.com，定制期刊1种：《Journal of Marketing Research》。

（10）IGI Publishing 其注册网站的网址为http://www.igi-global.com/， 提醒服务邮箱为journals@igi-global.com，定制期刊1种：《Information Resources Management Journal》（IRMJ）。

（11）MRS 其注册网站的网址为http://www.mrs.org/s_mrs/index.asp， 提醒服务邮箱为 enews@mrs.org，定制期刊1种：《Journal of Materials Research》。

（12）ASCE Publications 其注册网站的网址为http://pubs.asce.org/journals/aerospace/default.htm，定制期刊2种：《Journal of Aerospace Engineering》；《Journal of Electronic Packaging》。

（13）Bentham Science Publishers 其注册网站的网址为http://www.bentham.org/，定制期刊2种：《Current Pharmaceutical Biotechnology》；《Current Drug Discoveries Technologies》。

（14）Informaworld(Taylor & Francis) 其注册网站的网址为http://www.informaworld.com/smpp，定制期刊2种：《Journal of the Textile Institute》；《Textile Progress》。

另有一部分期刊无法满足定制目次需求，可以将该期刊网站提供的“newsletter alert”（快讯通知）作为提醒服务，以弥补期刊目次报导的不足。这些期刊刊名和注册网站分别是：

（1）《AATCC Review》 其注册网站的网址为http://www.aatcc.org/media/index.htm。

（2） 《Art in America International Review》 其注册网站的网址为http://www.artinamericamagazine.com。

（3）《A.T.A. Journal》 其注册网站的网址为http://www.testex.com/index.php id=18&L=5。

（4） 《Accessories》 其注册网站的网址为http://www.accessoriesmagazine.com/。

（5）《Apparel》 其注册网站的网址为http://www.apparelmag.com/ME2/Default.asp。

（6）《Knitting International》 其注册网站的网址为http://www.inteletex.com/registration.asp。

（7）《Textile Horizons》 其注册网站的网址为http://www.inteletex.com/registration.asp。

（8）《Chemical Engineering 》 其注册网站的网址为http://www.che.com/freetrial.html。

（9）《Injection Molding Magazine》 其注册网站的网址为http://www.plasticstoday.com/imm。

（10）《Automotive Engineer》 其注册网站的网址为http://www.ae-plus.com/index.htm。

（11）《Automobil Industrie》 其注册网站的网址为http://www.automobil-industrie.vogel.de/。

3 围绕学科领域开展个性化目次推送

由于上海工程技术大学具有浓郁的“工科特色”，馆藏外文期刊也以理工科类居多。近年来，上海工程技术大学学科专业建设遵循“1+2+3”框架，即重点建设现代交通运输工程学科群“1”，积极推进现代艺术设计、现代管理工程与公共政策决策支持系统两大特色学科群“2”，努力发展生态化工与先进材料、先进制造与控制工程和应用基础学科三大工科支柱学科群“3”，覆盖至全校各院系学科专业[10]，所以我馆在推出目次报导时，围绕学校重点学科专业群，有的放矢、按需求侧重不一开展服务。就两年来报导数量统计，馆藏外文期刊总数为128种，服务于重点学科群20种，涉及汽车、轨道、航空学院； 特色学科群17种，涉及服装、艺术、管理学院； 支柱学科群76种，涉及化工、材料、机械、电子电器、基础学院。具体见图3。

4 目次报导的实际应用及管理过程中获取的经验

4.1 具体目次报导服务实施

我馆推出目次报导服务已有两年的时间。最初推广时，工作人员就决心很大，将馆藏外文期刊刊名目录按学科专业制成各学院表单，亲自上门分发给各学院，并了解各学科专业具体所需，收集学院反馈信息，其中最主要的一项是要求教师提供个人有效的E-mail，以保证最终目次服务的推送成功。最初的需求量并不大，但个别教师踊跃度极高，索取服务的期刊多达十几种。目次报导服务在实际操作中，“一对一”和“一对多”的操作程序是相同的，因为只要有需求，哪怕是单种期刊只有一位读者要求，工作人员也要进行数据库查询、注册、定制、邮件收取、邮件转发等步骤，所以工作量并不会因为需求量少而减轻。相反，这要求工作人员更加注重工作中的细节。例如，分发到各学院供教师从中筛选需要目次服务的期刊目录表单，看似有明显的学科类别，有些期刊却是跨学科的，以计算机人工智能方面的期刊来说，需要把它们同时归入电子电器学院和机械学院。还有些学科带头人或科研人员本身的研究跨越多领域，也需要工作人员对这类期刊进行细分，分门别类地多次分发到不同学院。以材料学院的某学科带头人来说，他在研究本学科的同时，也从事基础物理学方面的研究，所以需要工作人员把这两方面相关的期刊同时归属到材料学院和基础学院。 总之，这些都需要图书馆与院系密切沟通，以提高目次报导的满意度。

4.2 邮件收、发管理

服务人员专门设置一个固定的校园网邮箱来收（接收数据库定制邮件）发（发送给用户的邮件）电子邮件，在注册网站Alerts定制服务时，也填写同一邮箱。这样接收数据库系统的提醒邮件并将其转发推送给用户时，使用的是同一邮箱地址，也便于打开邮箱，将收到的TOC Alerts在同一界面转发，及时推送到用户邮箱上。所有数据库网站注册同一用户名，使用同一密码，便于日后定制服务修改。

4.3 邮箱设置

在校园网邮箱“地址簿”栏目中，分别创建“个人地址簿”和“组地址簿”。对于个人地址簿，以“学科-姓名”格式来填写“代号”栏，学科基本上沿袭院系的名称，并按拼音排序以方便查找； 对于组地址簿，以刊名来填写“代号”栏，基本上一种期刊对应多个邮箱地址，在地址栏以添加个人地址簿的方法多人多次添加即可。

4.4 邮箱存档

在“文件夹”一栏创建新文件夹，按月份命名，将每月已完成推送的邮件归入（转移）月文件夹以存档，待每年12月结束后创建新文件夹，以年命名，将本年度12个月接收邮件全部归入年文件夹以存档。下一年以此类推，只需更改年份文件夹名即可。 这样既可保证日后数据的可查、可检，也便于统计，更便于出现特殊情况时通知所有用户。如我馆情报部曾举办一场数据库（由数据库商）培训，通知时间比较紧，若正常在图书馆主页上发布通知，可能无法保证教师们及时获知，而通过我馆建档的组地址簿群发，起到了明显的效果，使许多有需求教师都及时参加了培训，得到的反馈也很好。

5 结 语

图书馆的服务主战略应紧密配合学校的整体发展战略。图书馆作为全校的文献信息来源中心，应充分发挥其文献资源对教学、科研及重点学科建设的保障和支撑作用，建立多渠道、多层次、多元化的创新型、开放型服务体系，并以完善读者的需求为最终目标。快速发展、快速更新的学科专业及与之相关联的专业设置、课程体系等各个环节的教学与科研人员的新要求、新目标，也对我们图情人员提出了新的机遇和挑战。我们应分批分阶段提升报导的服务水平和服务质量，完善馆藏外文期刊的所有定制，熟练掌握各数据库定制，为日后非馆藏期刊报导打下基础，推进目次提醒个性化服务进程。

[1] 薛 海, 周小延, 徐永红. 利用网上外文科技期刊开展目次报导的实践[J] . 情报资料工作, 2004(S1):331-332.

[2] 冯佳洁, 许 静, 吴智茹. Alert 提醒服务在图书馆个性化信息服务中的应用[J] . 图书馆学刊, 2009(8):24-26.

[3] Alerting Services [EB/OL] .[2009-11-20] .http://library.leeds.ac.uk/info/200202/alerting_services/110/alerting _services.

[4] Current Awareness Services [EB/OL] .[2009-11-20] .http://www.library.cornell.edu/resrch/current.

[5] Journal Alerts [EB/OL] .[2009-11-20] . http://library.leeds.ac.uk/info/200202/alerting_services/112/journal_alerts.

[6] IEEE xplore [EB/OL] .[2009-12-03] . http://ieeexplore.ieee.org/xpl/periodicals.jsp letter=A&type=0&list =ieee.

[7] Lancaster University Library [EB/OL] .[2009-11-20] .http://libweb.lancs.ac.uk/keeping2.htm.

[8] Oklahoma State University Library [EB/OL] .[2009-11-20] .http://www.library.okstate.edu/database/alertservice.htm.

[9] 刘克英. 网络数据库Alerts及其使用方法[J] . 图书馆工作与研究,2007(3):23-24.

[10] 上海工程技术大学[EB/OL] .[2009-10-25] . http://infopub.sues.edu.cn/UploadFile/SUES_ 2009518 14330841.doc.