浅谈公文的解读与修改处理问题

卫 世 平

公文处理是办公室人员最基本的日常工作，通过一系列紧密衔接的程序，完成公文的拟制、处理和管理业务，实现信息的沟通，其根本目的在于推动工作的运转，辅助领导进行科学管理和正确决策。而公文出台必须符合上级组织的认知指向，也要符合广大人民群众的认知水准。制作部门在撰拟文本过程中，首先要考虑公文是否合乎实际，不但制作前要进行适当的调研与考察，而且发布后也要进行追踪了解与信息反馈，使得公文解读与贯彻执行达到既定的目标指向。一般说来，撰拟公文讲究通俗易懂，清晰定位，使得下级组织能够准确理解并且胸有成竹。撰拟文稿，还要注意信而有证，言必有中，使得公文更具有实效性与针对性。不能随意走笔成章，生发渲染，进而影响公文所产生的公信力。下面，笔者就公文的解读易懂、完善文本、把握分寸等方面问题浅谈如下：

一、辞能达意，通俗易解

一份公文出台面世，一定要考虑受众者的解读能力与认知程度，尤其是普发性周知文件，要考虑其涉及群体的广泛性。不能过于专业化或术语化，让普通群众难以理解。建国初期，财政部曾经下发一些新税制文件，让人费解。毛泽东主席听到反映后，阅读一番亲自批示给有关部门，指出：“此事我看报始知，我看了亦不大懂，无怪向明（向明同志当时任山东分局第二书记、山东省政府副主席）等人不大懂”。针对当时引发的争议，毛主席要求财政部门拿出积极对策，并要求汇报处理结果。还指出：“下达通知，匆卒发表，毫无准备。此事似已在全国引起波动，不但上海、北京两处而已，究应如何处理，请你们研究告我。”可见中央领导对文件表述的晦涩问题很重视，要求及时更正，以免造成不必要的思想混乱。时隔十年，类似问题仍有发生。据报载，在20世纪60年代初, 时任财政部副部长的吴波同志在一个晚上被叫到总理办公室，周恩来总理把一份文件递给吴波同志，询问：“这份文件你看得懂吗？”吴波同志不解，周总理继续说：“我们这个文件是要给广大群众看的，可报告里面用词这么专业，老百姓能看得懂吗？”吴波恍然大悟，难怪周总理凌晨两点打电话叫他急忙赶来。后来财政部党组对文件给予重新修改。

文件的通俗易懂，可以让“览者会以意”，便于理解与统摄。当然也不能在文件阐释中，各取所需，超常发挥。例如，建国初，中国公路运输工会主席安力夫同志讲话时引用毛主席的话，提出“生产长一寸，福利长一分”的口号。毛主席认为“福利长一分”是别人加上去的。如果引证，乃是政治上不严肃的表现。批语道：“‘生产长一寸，福利长一分’这种说法不甚确切，不要使工人们觉得今后好像只要生产，不要福利了，而要说明这句话不如‘在增加生产的基础上逐步地改善工人的生活’这样说较为确切些。”这就纠正了当时引用不当的问题。由此看出，讲述人或者公文传达者不仅话语要通俗易懂，还要辞能达意，让人完整理解原意，不能强作解人，造成认知的曲解与困惑。

二、反复修改，完善文本

公文制作出来，并不是一劳永逸的事情，在层层转发与执行过程中，要考察实际效果，看看是否合乎实际，是否理解到位。如果不进行审视或修正，往往会出现意外情况,甚至造成损失。

例如，过去农村推行走合作化道路，提出“三级所有，队为基础”的核算分配办法。有的地方把“队”理解为“大队”，有的解释为“小队”。那么如何理解与执行呢？人们各执一词。毛主席的秘书田家英有一次到浙江下乡调研，走访嵊县时，得知该地区出现了乱砍桑树的风波，原因是对文件解读产生不同的理解与认知。有的社员认为，既然大队为核算单位，那么小队的财物将会统一归属大队分配。各小队的桑树自然将会归大队所有，于是出现了“长在各个生产队的桑树一夜功夫全被砍光了”的现象。社员们认为“这些树既然是你大队的，长在我们田地里，遮了一大片阴，影响粮食产量，当然应该砍掉”。结果给那个地区的蚕业生产造成很大损失。当时田家英听了很是痛心，他说：“领导机关发指示下命令一定要慎重”。由于文件的模糊性，没有考虑到基层的问题复杂性，产生了歧义。这些树原属生产队，但在理解上加了一个“大”字（归大队所有），一字之差，造成无可挽回的损失。事后田家英深有感触说：“在中央工作更要慎重，一定要预计后果，下达一个文件稍有不妥，就会造成损失、死人。”田家英后来建议中央对文件进行补充解释，避免继续产生模糊认识。再如，有的地方下发文件，要求推行群众戒烟运动，后来湖南省委感到强硬推行不合实际，阻力较大，要求修改或废止文件。中央闻知此事，及时给予指示：“将群众性的戒烟运动推迟执行。只要当地党委认为有必要推迟进行，均可提出请求，推迟进行。此外，根据主观主义设想根本不符合实际情况的任何上级的命令指示，必须加以废止或修改者，地方党政有权提出意见。遇见这种情况，地方党政从实际出发提出意见，是正确的；不提意见，将不正确的命令指示，违反群众意见，硬着头皮往下推，则是不正确的。”这就要求赶紧废止不切合实际的文件，以免产生对立情绪，把事情弄僵。

对文件加以修改，应在不改变原意的原则下，使之具有政策的稳定性与灵活性，以便更好地适应形势。例如，在改革开放初期，允许农民进城务工，当时中央出台有关农业的一号文件，提出“允许农民自带口粮”进镇干活。可是试行一段时间却遇见了新的问题，农民短期干活完，还得返乡去拿粮食，因为在城市没有粮票，无法取粮。这样就给农民工造成很大的被动，生活极不方便。当时起草文件的杜润生与吴象以及姬业成同志再三思考，既要改动字句，又要避免争议，后来琢磨出一个字：把“自带口粮”改为“自理口粮”，“带 ”字换成了“理”字，这一字之改，可谓画龙点睛。使得文意丰富起来，概念宽泛起来，“理”的解释可以多样化：“可带，可买，可借，就多了法子，活了路子”。这样的修订与完善，破解了难题，更具有可行性。可见用妥一个字熬夜一帮执笔人，在集体讨论中，撰笔人要呕心沥血去琢磨语意，求得妥帖。古人曾云：“吟安一个字，捻断数茎须。”正好说明了推敲语句的难处。

三、撰稿吃准，注意分寸

文件的制作，要考虑事情的复杂性，不能言过其实，定论过早，以免造成工作上被动。报纸媒体配合文件搞宣传工作，也要注意分寸，不能言过其实，言语浮夸。针对一些不冷静的舆论，毛主席在审阅宣传部报批的文件，对《中央关于目前报刊宣传工作的几项通知》代拟稿着意指出：“在宣传中要继续保持谦虚的态度，不要随便宣传超过国际水平，在宣传科技成就时不得贬抑兄弟国家”。这就要求，宣传中既要“注意科学分析，力戒浮夸”，但也要注意“鼓足干劲”，把握好宣传度数，以免轻虑浅谋，失之偏颇。

老一辈革命领袖历来重视公文制作的严谨性，不但要求用语讲究准确，而且要求标点符号也要合符规范，甚至弥补文稿中的错漏。中央办公厅原主任杨尚昆同志曾起草了一份信函，由于在标点符号上不太规范，还受到毛主席的批评指正。毛主席写给刘少奇等领导人的信中提到：“尚昆写的信，自己就没有遵照中央那个指示(注解：《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》)，有许多缺点，我已做了修改，请注意。”由此可见中央领导人审阅文稿，一丝不苟，并且亲自修改，匡其不逮。

另外，毛主席对于别人的审核文稿的意见也很重视，凡是有利于改进工作的，他会给予支持，凡是不利于工作的，他会谨慎言论。例如，在1953年中央准备召开一个会议，工会有些文件处于审定阶段，毛主席的秘书胡乔木同志当时审阅了工会的四个文件，其中认为一份工会报告缺点太多，需要重新修改。胡乔木提出意见：“工会报告有一个重要的缺点，就是对目前工作中的具体问题说得不多，只是一般的纲领性的说明，对工作中有哪些要推广的好的经验，有哪些需要批评的错误的倾向，有哪些需加以澄清的争论，或者说得过于简单抽象，或者简直没有说，因此减少了应有的力量。”毛主席审阅后非常赞同胡乔木的意见，给当时的组织部长批语说：“我同意胡乔木同志所做的修改，请你和工会负责同志再加斟酌。乔木在这封信上所指的缺点，我也有此感觉。现在距开会尚有一段时间，是否可加以补充，亦请你们考虑酌定。”这就指出了工会报告的文稿没有吃准下情，也没有摸准上情，有空洞感觉，要求去粗取精，去伪存真，给予修改，理在其中。再者，遇见争议性问题，没有弄清，不宜领导人出面表态，也会婉拒各种请求。例如，复旦大学历史教授周谷城，出版了一部专著《形式逻辑与辩证法问题》，想要中央领导人写序，毛主席接到两次来信请求，就回复道：“谷城兄：两次热情的信，都已收到，甚谢！大著出版，可资快读。我对逻辑无多研究，不敢有所论列；问题还在争论中，由我插入一手，似乎也不适宜。作序的事，不拟应命，可获谅解否？敬复。顺颂教安！毛泽东。”可以看出，当时的领导人出语非常谨慎。由于学术探究，争议在所难免，当时马特和周谷城争论形式逻辑问题，属于学术圈内的事，如果政要人登高一呼，极易留下贻人口实的话语。一般说来，在没有吃准的情况下或争议不休的状况下，领导人不做表态，把握分寸，本身就是一种领导智慧的高超表现。

总之，要让公文通俗易懂，就要朝着有利于掌握与认知的方向努力，防止理解偏差；完善文本，就要根据社会实践矛盾进行修订，情随境变，因时施宜，防止陷入思维峡谷；把握分寸，就要根据现实环境与表述妥否进行字句斟酌，不能贸然行文，更不能肆意渲染，防止举措失当，工作被动。这是公文处理的依循常理。