香港图书馆数字资源采购研究*

□徐文贤 储文静

1 香港数字资源建设现状

在香港,高校和科研所图书馆要为教师、学生和科研人员服务,数字资源采购数量比例大,而公共图书馆主要提供成人自修与市民休闲等公众服务,学术性数字资源建设并非公共图书馆采购的重点。

自 1999年开始,香港对本地高校进行评估,公布最佳大学排名榜,到 2009年,已经公布了 11届香港最佳大学排名榜。在评估指标中,图书、期刊和数字资源数量也是评估内容之一。根据官方数据[1],香港八所高校图书馆 2006-2008年间购买的电子书籍统计见图 1,2003-2008年间拥有的电子期刊见图 2,2003-2008年数字资源占总资源的比例见图 3,各院校电子资源与学生比例见表 1。以下将对电子书、电子期刊数据库以及电子资源占总资源的比例作出统计分析。

从图 1可以看出,香港大学电子书籍数量一直居首位,并且上升比例比较高,2008年电子书籍种数达到 157万。另外其他七所大学电子书籍数量也有上升,但不很明显,除了香港教育学院电子书数量偏少外,其他几所数量都差不多,基本位于 10万 -20万之间。根据问卷调查,香港教育学院 2009年已经加大了电子书的采购,种数已达到 53万,但是他们还是表示希望数量继续增加,只是受到了经费限制。

在期刊方面,从图 2可以看出,八所高校电子期刊基本上呈上升趋势,其中香港大学等校有些波动。香港中文大学上升比例比较大,2008年电子期刊数量已达到 7.7万种,居八所学校之首。

表1 香港八大院校电子资源与学生比例

香港为了方便与内地以及与美国等国家的学制衔接,在 2009年把原有学制改成“三三四”形式(即三年初中、三年高中、四年大学),随着三三四学制的落实,香港各大学未来每年的入学人数将增加15%到 20%,面临空间不足的问题,图书馆更面对有书没空地放的窘境,故八大院校的图书馆正研究在 2012年前成立联合电子书库,以优化图书馆资源。八大院校在 2006年启动“电子资源学术图书馆联盟”计划,为期两年耗资 200万美金,获教资会资助一半经费,另一半由八大学校分摊。至今共购入电子书 1.5万种,共计 1.8万册。香港城市大学图书馆馆长景祥祜指出,随着电子书的引入,可以有效节省空间及实现 24小时阅读,而共享可使购书成本下降。在“电子资源学术图书馆联盟”成立后,城市大学每册电子英文书的成本最低只需 3.2美元,比印刷本平均每册 55美元便宜很多[2]。

从图 3可以看出,八所院校数字资源数量一直都呈上升趋势,2003到 2005年数量都比较少,占总资源(纸本资源和电子资源)的比例比较低,各所学校拥有数字资源数量差异都不大。2006年数量开始急剧增长,都达到总资源数量的 15%左右。香港大学 2006年和 2007年数字资源占总资源的比例上升很大,分别为16%和 17%。2008年数字资源所占总资源比例为 37.72%。

从表 1可以看出,香港大学每个学生平均拥有的数字资源数量明显比其他七所高校高很多,从2005年每人拥有 5种数字资源,到 2006年增至 109种,2008年达到 161种数字资源。

2 数字资源采购模式

香港数字资源采购主要采用单独谈判、联盟、政府招标三种模式。高校图书馆主要采取单独谈判和联盟采购模式,其采购经费都是来自大学联合会。而公共图书馆采取单独谈判和政府招标的采购模式,其采购经费都是来自政府拨款。

2.1 自主单独谈判采购模式

一般以下几种情况会采用自主单独谈判采购模式。(1)采购金额未达到政府必须要求招标的最低额度;(2)只能从唯一供应商处采购的;(3)招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。

对于数字资源而言,一般是小型的专业数据库,图书馆可自行单独谈判。由图书馆自行成立谈判小组,谈判小组由本单位的专家组成,再和供应商进行谈判。自主单独谈判,有利有弊。有利方面主要表现在:(1)通过自主单独谈判,中间环节少,可以缩短采购周期。(2)专家谈判小组由本单位的专家组成,可以根据本单位自身情况,进行针对性地谈判,争取到更好的服务。不利方面主要是:(1)因为是本单位的谈判人员,可能平时工作中都和供应商有联系,容易发生滥用职权、贪污受贿、假公济私等不良现象,有可能会损害公共利益。(2)谈判小组是由本单位的专家组成,这些专家来源的局限性,可能较多的是对专业相关的问题比较了解,而对相关法律法规知识、谈判技巧等其他知识并不熟悉,这样会导致谈判的综合效果并不理想。

2.2 联盟采购模式

2.2.1 JULAC联盟采购

在香港特别行政区,香港大学教育资助委员会下辖的八个大学图书馆馆长组成了大学图书馆联合咨询委员会(JointUniversity Librarians Advisory Committee简称 JULAC),由香港特别行政区下属大学教育资助委员会(UGC:the University Grants Committee)提供资金。JULAC最初成立于 1967年,宗旨是讨论并协调 8所高校资源共享服务方面的事项。这8所高校分别是:香港城市大学、香港浸会大学、香港科技大学、岭南大学、香港中文大学、香港教育学院、香港理工大学、香港大学。

JULAC有自己的委员会管理机构,其成员仅限于 UGC资助的八所高校图书馆的决策者。每年 4月份,JULAC会从这些决策者中选举一名成员作为委员会的主席,主席任期至少是 12个月。2006-2007年 JULAC主席由香港岭南大学图书馆馆长Mr.Frederic Nest担任。一年之中,JULAC至少召开4次会议,JULAC的所有事务都由常委(Standing Committees)和特别工作小组(Special Task Forces)的专业馆员执行。目前 JULAC不仅是 ICOLC(International Coalition of Library Consortia,国际图书馆联盟协会)的成员,还是 ISCA(International Scholarly Communication Alliance,国际学术交流联盟)的成员[3]。

JULAC下设有几个分支机构,其中一个专门机构——合作发展委员会(CDC:the Collaborative Development Committee)负责合作购买数字资源。这个机构成立于 1999年 5月,当时只是特别工作小组,后来逐渐发展成由两位 JULAC委员做主席,每个JULAC成员图书馆各派一名代表组成的委员会。它不是 JULAC内第一个致力于合作购买的分支委员会,但它现在是这个联盟内的一个主要行动机构。与其他一些地方的、国家的或者区域联盟不同,这个机构没有运作资金或是管理人员,完全依靠其成员的努力才使合作与磋商变为可能。CDC主要负责谈判方面的工作,其他诸如支付、解决存储数据等问题则由各成员馆自己处理[4]。

1999年 6月,CDC编制了一系列有关谈判的准则,以便于 JULAC成员馆在谈判期间参考。目前使用的许可谈判准则是 2004年 JULAC通过的两份文件《出版商谈判通则》和《许可协议模式》[5]。

JULAC于 2008年举行了策略性发展研讨会议,其中确定扩大 CDC的角色。2008年 11月,JULAC同意“CDC”改名为“Consortiall”。 Consortiall是整合了 CDC、HKMAC(Hong Kong Monograph Acquisitions Consortium)、ERALL(Electronic Resources Academic Library Link)三个有关图书馆资源合作采购的委员会,它扩展了原来的职责范围,以增强杠杆效益以及在市场上的知名度,争取为成员取得更大的折扣,在2007年 CDC为会员谈判购买的数字资源不到商家定价的 60%,产生的经济效益由此可见一斑。Consortiall代表 JULAC及各附属成员馆与供应商联络、议价、商讨细节和提出采购建议。也负责与香港以外其他高校合作购买团体商讨合作协议。一般来说,必须有两个或以上的成员馆参与采购,才可以组团。Consortiall最关注的是如何能够持续地为使用者提供主要的学术数字资源,要考虑的范畴包括:永久使用权;内容托管安排;镜像网站、共享平台等;持续费用;对图书馆馆藏及经费之影响;使用者的期望等[6]。

2.2.2 ERALL电子书联盟采购

受 UGC资助,由香港城市大学发起,于 2006年8月正式启动“ERALL计划”,为期 2年,于 2008年7月圆满结束。通过 ERALL,香港 8所高校图书馆组织成了一个以香港特区为基地的联盟,重点是发展英文电子书馆藏。

在香港特别行政区,教学语言主要是英语,英文专著是很重要的资源。但是英文期刊和专著的订阅价格都在大幅度上涨,这也意味着在预算不变的情况下每个图书馆的购买力在下降。ERALL目的就是想通过联盟采购,八所学校能用最小的复本数进行共享,以确保英文电子书数量最大,从而实现真正的数字图书馆。

ERALL的主要作用有三个方面:(1)在原有购买力的基础上,增加了英文电子书的藏书量。英文电子书的供应商服务都是很成熟发达的,也很昂贵。而图书馆的采购经费都很有限,香港八所高校电子书采购都有缩减。由于得到 UGC的资助,八所院校都能在短时间内增加英文电子书的馆藏量。(2)电子书能同时共享和获取。在 JULAC组织下,电子书是合作馆藏发展的一种理想形式,不需要馆际互借、代理借阅等形式,可以实现图书馆间图书的真正的共享。(3)联盟采购所带来的好处。联盟采购就可以减少复本数。从经济效应角度分析,就是用有限的经费买了最多的书,能同时供最多人使用,达到效用最大化。联盟采购可以实现买方最大的话语权,从而获得最大折扣和对供应商的协议条款的谈判影响力[7]。

2.2.3 跨区域英文电子书联盟采购模式

为了扩大联盟采购规模,JULAC和中国高校人文社会科学文献中心(CASHL)拟组成 Mylibrary电子书跨区联盟[8],2008年开始讨论可行性,2009年3月筹备组织,包括 10个 CASHL成员馆和5个香港成员馆。联盟的职责主要包括 6个方面,分别是:确认电子书集成商、会员的购书条件与作业流程规划、联盟及与集成商合约草拟和校订与确认、会员招募、选书与查重作业以及教育与推广。

CASHL和香港城市大学共同统筹选书作业,CASHL负责与 CASHL成员馆联络;城大负责与香港成员馆联络。城大代表联盟,与 Mylibrary(MIL)联络及跟进选书事宜,选书范围为 2006-2009年间的电子书,以 2007-2009年间为主。城大负责联盟采购的查重工作,确保达到联盟的目标采购额,CASHL和香港的联盟费分别是 3万美元和 4万美元。

通过各个成员馆的选书和城大的去重,总计 18类图书,其中社会科学和语言与文学两大类电子图书所占比例最高,分别是 20.3%和 16.3%。电子书复本数一般取决于联盟的成员馆数量及出版社,而此联盟是取决于出版社。一般性的出版社联盟不购买复本,重要的出版社联盟才会购买复本,复本量一般是 2本。统计表明,CASHL和香港建立的这种联盟,所购买的电子书的价格只有纸本英文原版图书价格的 8%左右,有的低至 3.3%,可见成本效益达到了最优化。

2005年台湾、香港两地 48所大学院校共同组建“学术资源倍增行动方案联盟”,并首先设定以引进目前学术性数字资源市场上可供联盟分享使用的电子书产品——netLibrary(包含 450家以上著名出版社的出版品)作为采购对象,进行 2万种以上电子书的联合采购作业,希望藉由以量制价的策略,有效降低采购成本,使西文电子书的馆藏规模倍增,同时各馆可节省采购、编目、陈列空间和推广使用等成本,并可不受开馆时间的限制,以 7×24的方式提供使用者在线检索及阅读使用,可达成以有限资源发挥多倍综合效能的目标。

学术资源倍增行动方案联盟采购原则是不重复订购,方式是买断,以取得永久使用权,特色是提供联盟共建共享的西文电子书产品。操作过程是各校先承诺一定数量的采购金额,并派成员参与联盟工作小组(选书小组、联合采购小组、教育训练推广小组),共同分摊采购作业人力成本,并按采购协议要求如期支付采购费用[9]。

除了以上跨地区联盟采购,澳门高校也已参与JULAC联盟采购。

2.3 政府采购模式

香港公共图书馆未参加以上联盟,公共图书馆数字资源采购一般是采取单独谈判采购和政府招标采购两种模式。

香港特别行政区政府的采购政策,首先重点考虑经济效益,目的是取得物有所值的货品和服务,以帮助推行政府的计划和工作,同时为所有参与竞投政府采购合约的本地及海外供货商和服务承办商提供公平的竞争环境。换言之,特区政府是透过明确、公开和公平竞争的程序,批出货品和服务供应的合约,既无偏袒,也无歧视,维持公平和公正的竞争环境[10]。

香港特别行政区本着向公众负责、合乎经济效益、清楚明确、公开公平竞争的四条基本原则进行政府采购。香港部门通常是以公开方式招标,在特殊情况下或已获有关当局批准时,部门也可按《物料供应及采购规例》[11]第 320-330条的规定,采用其他招标方式,即选择性招标、单一及局限性招标及资格预审招标。如何进行招标,香港政府有明确的限额规定:10万美元以上需要公开招标;10万美元以下要求有三个报价单;1-2万美元可以口头报价[12]。

2.4 三种采购模式比较分析

香港数字资源采购基本都是采用这三种模式,并且都占有一定的比例,如高校图书馆,单独谈判和联盟采购模式比例都差不多。而公共图书馆在超过限额范围内,必须采用政府招标采购模式。三种模式各自都有自己的特点,如表 2所示。

表2 香港数字资源采购模式的特点

3 数字资源采购流程

数字资源主要包括光盘、镜像和网络数据库(全文电子期刊、电子图书)以及单机光盘数据库。数字资源在图书馆的采购周期主要包括选择、试用、评估、购买、实施使用、产品维护及测评几个阶段[13]。以上已经介绍了数字资源采购的三种模式,与此相对应的数字资源采购流程可用图 4、图 5和图 6来表示。

图6 政府招标采购一般流程

从以上三种模式采购流程图可以看出,香港数字资源采购流程比较规范。联盟采购和单独采购非常注重谈判技巧,争取用有限的经费获得更多的数字资源服务。政府采购制度高度集中,均由政府部门直接进行,不涉及任何中介机构。香港政府采购人员除了具备很高的职业素养,还具备很好的专业水平。为了不断提高采购人员的专业水平,香港政府物流服务署经常为他们提供持续的教育和培训,包括采购专业知识、审计、会计、成本核算、仓库管理等。还安排了专门技能教程,如高级谈判课程、采购技巧以及采购法律课程等。派遣高级职员参加本地国际论坛及会议,掌握国际上政府采购发展的最新动态[14]。

4 数字资源采购价格模式

数字资源的定价一直是出版商和订购者共同关心的问题,也是一个十分复杂的问题。美国电子出版商 Stephen Rhind-Tutt将各种定价模型分为 4大类,并提炼出 50多种价格模型[15]。

数字资源采购价格模式主要有以下几种:即固定价格模式(Derivatives of Subscription Price)、并发用户数定价模式(Simultaneous Users)、用户群规模定价模式(Population-based Models)、使用效果定价模式(Usage-based Pricing)和单篇付费模式(Pay-per-view)等。在实际采购中,一般是多种价格模式综合使用,香港地区主要是采取基于用户群规模的定价模式和基于并发用户数的定价模式。随着电子书市场的逐渐成熟,香港各大高校积极组建电子书联盟,引进中外文电子书,同时也涌现出电子书的定价模式,主要分为租赁与买断两种方式。搭配租赁买断的两种模式,电子书的定价方法还可依据机构单位的规模、购买的书单数量、使用的规模、使用人数等要素进行选择。

结语

香港是国际化城市,其图书馆馆藏外文原版普遍比例高,外国读者也比比皆是。90年代初,香港高校图书馆都开始引进数字资源,和纸质资源情况类似,数字资源外文比例也很高,大多占到总数字资源的 75%左右。一直到现在,香港依然是很注重引进数字版英文专著,以推动香港学术研究。内地除了引进中文数字资源外,也在积极引进英文资源,但英文资源采购的比例还是明显低于香港地区。香港非常青睐英文电子书,但内地中文、英文电子书的采购比例相当小,这主要和我们使用的语言、阅读习惯和发展状况有关。内地基本以中文教学为主,阅读英文图书有一定的难度。另外内地图书馆空间足够大,能容纳读者所需求的纸质图书,而香港空间很小,很多图书馆将面临有书无地放的窘境。

同时香港高校图书馆非常积极参与各大联盟,寻求联盟采购优惠和资源共享。实行政府采购的图书馆单位,要严格按照高度集中的政府采购制度进行采购,在采购过程中,严格依据向公众负责、合乎经济效益、清楚明确、公开公平竞争的四个基本原则。香港与内地在行政体制上有较大不同,两地的图书馆事业也处于不同的政策与环境下,但更好地为读者服务是两地图书馆的共同追求。香港在数字资源采购方面的经验与创新,对正在发展的内地图书馆数字资源采购有诸多的启示和借鉴价值。

参考资料

1 香港专业教育网.[2009-11-12].http://www.education18.com/

2 八大院校研建联合电子书库.[2009-11-12].http://paper.wenweipo.com/2008/06/18/ED 0806180002.htm

3 黄燕妮,蔡孟欣.JULAC:区域性图书馆联盟的典范.图书与情报,2008(2):70-74

4 陈宇青,彭仁贤.21世纪数字图书馆联盟:香港 JULAC(大学图书馆长联席会)实例.图书情报工作,2003(9):6-10.

5 Consortiall.[2009-11-19].http://www.julac.org/workgroup/consortiall.htm l

6 刘丽芝.Consortiall-JULAC合作采购新里程.[2009-11-17].http://www.tgw.cn/tugongwei/info/affixes/news/liulizhi.ppt

7 ERALL.[2009-11-19].http://www.cityu.edu.hk/lib/ebook_conf/image/Highlights_ERALL.pdf

8 景祥祜.英文电子书集团采购的挑战与发展.[2009-12-3].http://www.nlcd.com.cn/news/ShowA rticle.asp?ArticleID=4817

9 学术资源倍增行动方案联盟作业说明.[2009-11-25].http://www.library.fcu.edu.tw/ebook/ebook_duble/epaper_20059_assignments.htm

10 香港特别行政区政府采购简介.[2009-10-30].http://bbs.chinabidding.com/read.php?tid=13016

11 政府采购的招标程序.[2009-11-20].http://www.fstb.gov.hk/tb/chinese/procurement/cspr-chapter3.pdf

12 RitaWong.我心仪的图书馆.http://202.114.65.58/portal/portal/group/whuguest/media-type/htm l/page/zj.psm l

13 韩新月,郑建程.图书馆数字资源采购管理系统及其主要功能要求.图书情报工作,2007,51(8):109-110.

14 香港政府采购制度简介.[2009-11-20].http://www.caigou2003.com/law/guize/200411/20041125142417_22367_2.htm l

15 Stephen Rhind-Tutt.Pricing Models for Electronic Products-as Tangled as Ever.[2009-12-3].http://www.alexanderstreetpress.com/articles/0211.pricingmodels.htm