蜂企质量信息管理系统的实践与解析

康高华 王粉琴 何腾飞

（南京老山药业股份有限公司，南京 211800）

引言：由于蜂产品加工行业的迅猛发展，以及食品安全认识的不断深化，应用计算机网络技术对蜂产品加工企业原辅料检验、产品检验、包装材料检验、留样检验的数据进行科学、有效的管理，是蜂产品加工企业提高产品质量的必然趋势，所以需要一套可靠、安全、实用的适于企业质量检验应用的“检验数据报告管理系统”。

我国蜂产品企业规模都不大，机构设置、人员安排都很精简，一般都通过纸质媒介出具检验报告，在进行检验数据分析、月报统计、生产溯源、报告查询管理等方面有诸多不便，也难于实时进行查询和统计检验数据。同时，纸质化的检验报告存在着查询和统计需要耗费大量的人工、统计分析过程容易有疏漏和错误、企业决策者无法随时获取准确的质量信息等问题。

Excel是人们很熟悉的办公和数据处理软件，Excel网络化是把Excel文件存到服务器上通过程序变为数据库，当Excel要同时处理多张工作表中的数据时，能通过SQL Server解决问题[1]。Excel报表生成时可以从数据库里直接提取出数据，构成企业以Excel为终端界面的一个系统，实现企业信息化[2]。由于勤哲Excel服务器具有将电子表格软件MS Excel和大型数据库管理系统MS SQL Server集成为一个网络数据业务协同工作平台，进而可以充分发挥Excel的办公功能，通过图、表、表间公式，实现管理意图，快速构建能够适应变化的ERP、OA、CRM、SCM等管理信息系统[3]，它能集成其他软件产品的数据库及具有工作流功能，是一个非常实用的企业应用集成工具。

笔者结合蜂产品企业的实际情况，选择北京勤哲Excel服务器软件，并以该软件为基础自行策划、设计、实施、实践，逐步形成了一套适合蜂业加工生产企业的质量信息管理系统——“检验数据报告管理系统”，此文阐述其设计方案和应用情况，希望能为蜂产品行业和企业质量信息管理工作提供可借鉴参考的解决方案。

1 设计方案及统计分析的实现

“检验数据报告管理系统”是以蜂产品企业化验室（实验室、分析室）检验工作流程为基础，将检验数据处理模块化，化验室员工在现场完成的检验数据，通过网络填写生成检验报告，检验初始信息进入数据库服务器后，各网络终端能快速准确地共享质量检验信息，各部门科室根据各自的需要随时登录对数据进行查询，减少了无意义的重复劳动。简化检验人员的工作上报和传达的途径，通过服务器保存检验数据也增强了检验数据的安全可靠性，且降低了错误的发生率，提高了工作效率。检验报告系统是围绕着蜂产品企业检验工作展开的，改变了企业可能存在的各个岗位管理相互脱钩，无法互通有无的状态，同时也满足了企业的决策者及时了解和分析第一手的原辅料、产品、包装材料等检验数据信息的实际需要。

1.1 设计方案

质量信息管理系统采用金字塔形构造，如图1。

1.1.1 质量标准

质量标准为质量管理系统最顶层，是质量信息管理的依据。它作为基本信息，规定质量标准名称、质量标准编码以及详细的检测项目、检验类别、技术要求、结果单位和检验依据等。

图1 金字塔方案

质量标准是根据产品所依据的企业标准、行业标准或者国家标准规定的内容如实填录，将文本上的产品质量标准信息转变为电子化、数据化的检验产品质量标准信息，它包含标准名称、标准编号，规定的检验项目参数等内容，输入后形成各项产品、原料、包装材料质量标准，如图2。

图2 质量标准一览表

用户输入的质量标准内容将作为检验报告系统的产品检验项目的规范参数。在填写新的产品检验报告时，根据检验报告出具类别（如出厂检验或者是形式检验）来调入相关的检测项目和技术要求等参数（如铅项目的要求只作为形式检验项目，在出厂检验报告中将不会调入），检验类别是表明该检验项目在企业哪些检验报告中出具，可输入多个，用逗号隔开，形成质量标准详细检验项目定义，如图3。

图3 质量标准详细检验项目定义

质量标准详细检验项目定义中《蜂蜜-有机蜂蜜》为质量标准名称，GB 18796-2005为标准编码，其中规定了检验项目、检验类别、指标要求等。

1.1.2 物料分类

物料分类为中心层，作为基本信息，定义产品类别，通过归类，有序管理质量标准，产品清单和检验报告。

物料分类根据企业的实际进行设置，本数据管理系统所设计的物料分类表参照了铁矿企业的铁矿石原料物料分类方式，为多级树状分类模式。通过设置根分类逐级设置枝叶级的分类，这样可以广泛应用于各种行业的产品分类，通用性极佳。在该演示的蜂产品企业系统中，产品分为保健品、食品、化妆品等，所以分类中首先定义了顶级分类为：某某保健品、某某食品、某某化妆品；在食品中下分蜂蜜、蜂花粉、蜂王浆类等；在保健品中下分蜂王浆、蜂乳、蜂胶、蜂蛹类等；在化妆品再分类。这样就形成了物料分类一览表，如图4。

图4 物料分类一览表

用户定义好分类名称，并通过选择上下级分类，便自动构成了物料分类的全称，如图5。

图5 输入分类名称并选择上级分类，自动生成分类全称

用户定义好物料分类的数据之后，便构成了金字塔的中心层，以此规范检验报告、产品清单的归类管理。

1.1.3 产品清单

产品清单为支持数据，作为基本信息，确定产品的类别、名称、规格、依据的质量标准等，设置产品相关统计参数。

由于产品是品名多样，规格多样，包装多样，但是所执行的标准却可能是一个，比如蜂蜜产品，可以有洋槐蜜、紫云英蜜，可以是500g/瓶，350g/瓶，也可以是礼盒装、简装，但他们都是蜂蜜产品，依据的标准都是GB18796。为了保证检验报告系统的可靠性，能够应用更为广泛，更强地适应企业的实际需要，设计了产品清单来解决多个品名规格对应一个标准的问题。

产品清单同时还包含了物料类别信息，能够形成树状目录结构，使得数据库的产品归类更为清晰、规范，如图6为产品清单一览表。

图6 产品清单一览表

产品清单模板中包含现行标准、物料类别，产品规格和进行产品检验月报统计相关的信息（通过产品简称来区别相同品名不同规格的产品）。

1.1.4 检验报告

检验报告为所应用的报表模板格式，作为报表模板，用户在此模板中填写数据，保存记录，记录的数据作为提供统计、查询、分析的数据来源。

1.1.4.1 检验报告的设计

检验报告是企业应用该质量信息管理系统最直接体现效率、规范的部分，其通用性和可靠性非常重要。检验报告同产品清单一样具有树状分类管理的功能，报告模板中实现了检验项目参数直接通过选择产品清单列表之后得到相关的质量标准，并根据检验类别获取相应的检验项目参数自动填入报告的空表单中，同时该检验报告还实现了工作流程管理，要求本人填报的检验报告只能由本人修改，其他用户只能查看，而且填写报告之后交由质量主管审核，审核确认的报告将无法进行修改和删除，保证了检验报告数据的准确、规范、安全、可追溯。形成了检验报告一览表，如图7。

图7 检验报告一览表

检验报告模板可以根据企业实际工作的需要，设计了格式化的报告模板，同时编写了部分VBA代码。可以自动提取出产品清单中产品的规格信息，在录入数量时候只需要录入数字，自动加入规格的量词，选择检验产品列表时，自动填入出具报告的检验单位名称。为了出具报告的美观和统一，模板具有自动根据报告表中内容的多少，调整报告格式的大小，使得报告打印在A4纸是协调美观的。

1.1.4.2 检验报告的填报应用

检验报告在应用时，可以通过选择产品清单，自动填入标准执行公司名称，标准名称，根据报告类型（出厂检验报告或其他各种报告需要）筛选出质量标准的相关检验项目及技术要求等参数自动填入到模板中，使得报告内容规范、准确。

填写完成的报告经过质量主管人员审批之后，该项报告将锁定，无法再进行撤销、修改、删除，从而保证了检验报告数据的安全、唯一、可追溯。形成了检验报告单，如图8。

图8 检验报告单应用

1.2 统计分析的实现

用户填写所有的检验报告数据最终作为月报统计的数据来源，该质量信息管理系统的质量月报表自动归类统计出来一个月的产品质量检验情况，形成质量月报表。极大的简化并规范了检验数据的统计工作，提高了检验工作的效率和水平，实现了质量信息管理的规范化、电子化、数据化、可追溯，实现统计分析工作的自动化、科学化。

2 结果

该系统是根据企业自身实际情况，在勤哲Excel服务器软件的基础上开发设计的，在运行过程中一旦发现有不足的地方可以马上进行修正，符合自身的实际需要，这与其他定制成型的数据库软件完全不同，定制软件都是专业开发人员设计，一旦购买，即使以后有部分功能需要进行调整也难以实现，特别是小企业的个性化应用，还无法承受其高昂的收费。通过实践应用，该系统运行情况非常稳定，成效明显，其实现前后效果如下附表1。

3、分析与结论

3.1 该质量管理系统的部署、设计、实现过程是一个PDCA循环过程，通过策划和实施，检查和改进不断完善了检验报告系统的通用性、可靠性、可操作性，并充分结合了人性化的设计，使得检验报告系统完全切合企业的应用实际，起到了规范和简化检验报告填写的作用，提高了工作效率，使得企业的内部流程得到有效整合和改进，降低成本，增强企业的竞争力。

3.2 检验报告的设计是基于金字塔构造。物料分类为中心点，通贯质量标准、产品清单、检验报告，构造了清晰有序的分类树状目录；质量标准为总纲，企业在修改标准内容或者改变产品执行标准的时候，只需要修改该产品在检验产品清单中所依据的质量标准中相关内容，或者取消它作为现行标准。则后续所开具的检验报告中的检验项目、依据等内容会保持与其所修改的内容一致。

3.3 质量信息管理系统的实现是基于企业实践以及ISO9001质量管理体系要求中“质量分析及改进过程”的优化，以实现企业质量检验过程的增值，使得企业产品质量管理决策更为科学化，达到持续改进企业质量管理的业绩的效果。

（附表1）

图11 质量管理体系运行过程图

[1]郑少兰：电子表格与 SQL Server的结合应用[J].电脑知识与技术,2006/35

[2]罗明：Excel集成服务器对企业信息管理的创新[J].商场现代化,2008(32)

[3]崔亚军：中小企业信息化的三大难题[J/OL].赛迪网信息化http://industry.ccidnet.com，2006～3～9