关于通过ERP系统提升采办管理水平的问题和建议

苗君

摘要：ERP是在20世纪80年代初开始出现的，以后逐渐被世界各大企业广泛接受。其中SAP是ERP最大的供应商，是德国的一家著名的生产EEP软件的公司，其市场份额位居世界之首，也是全世界最优秀的ERP软件之一，世界500强中的大多数公司都用SAP，它是企业内部管理所需的业务应用系统，主要是指财务、物流、人力资源等核心模块。通过上ERP来提升本公司的管理水平已经成为共识。天津分公司自从2007年底SAP上线以来，公司各项管理水平得到了很大的提高。本文仅从采办管理方面来论述SAP系统的MM模块上线后对公司采办管理带来的影响，SAP系统是怎样克服了传统呆办管理的弊端以及目前存在的问题和将来要改进的建议。

关键词：EPP；采办管理；SAP；MM模块

采办管理是企业管理中重要的组成部分。采办管理的好坏直接影响企业的生产效率和企业的经济效益。在2008年底，天津分公司全面实施了SAP，并于2009年1月1日成功上线，上线近2年以来系统运行平稳，使公司的管理水平有了显著的提高，天津分公司在2009年所有海油系统信息化成果评比中获得了优秀成果奖。根据系统实时报表显示，天津分公司SAP系统注册用户达到1800多人，日均录入单据超100条，实现投资计划在线控制和项目状态管理，实现物资收发36.48亿，录入各项业务单据总计122万张；系统控制符合内控要求，实现全面单轨运行，业务处理量、上线用户数位居总部系统上线单位前列。

采办管理通过MM模块得到了有效的改进，没上线前，采办管理基本存在着传统采办管理的五大弊端：

一、主要存在的问题

1.物料采购与物料管理通常为一个部门，缺乏必要的监督和控制机制

目前就天津分公司采购管理的职能部门为商务合同部，在这种模式下，其管理流程是：

业务部门下达工单→采购申请/定单→商务合同部询价/处理报价→合同签订→下发货通知单→检验入库→通知财务付款。

上述是一个完整的采购业务流程，在实际操作中有些流程如询价/报价在很多企业中不是每次都进行的，该流程主要缺点是：物料管理、采购管理、供应商管理由一个职能部门来完成，缺乏必要的监督和控制机制；同时在这种模式下，商务合同部担负着维系生产用原材料供给的重任，为保证原材料的正常供应，必然会加大采购量，尤其是在原料涨价时，这样容易带来不必要的库存积压和增加大量的应付帐款。

2.业务信息很难共享

由于大部分的采购操作和与供应商的谈判是合同工程师独立完成，没有必要的监督管理，采购信息和供应商信息基本上由每个业务人员自己掌握，信息没有共享。其带来的影响是：业务的可追溯性弱，一旦出了问题，难以调查；管理者也很难了解采办的进展情况；同时采购任务的执行优劣在相当程度上取决于人，人员的岗位变动对业务的影响大。

3.采购控制通常是事后控制

其实不仅是采购环节，许多企业对大部分业务环节基本上都是事后控制，无法在事前进行监控。虽然我们承认事后控制也能带来一定的效果，但是事前控制毕竟能够为企业减少许多不必要的损失，尤其是如果一个企业横跨多个区域，其事前控制的意义将更为明显。

4.执行预算不严格

传统的采办都是采用采办完成后进财务入帐，对于符不符合预算只能是人为控制。有时出现超预算情况，财务也可能没及时发现。

5.各种表格记录不完备，不能及时总结经验教训

以前的采购管理主要存在上述5个问题，通过SAP系统的实施，如何发现采购管理环节中的问题，集中力量解决急需解决的核心问题，并通过SAP系统运行为采购管理带来持续改进的效果呢?

MM模块是SAP系统目前天津分公司中应用三大基本模块之一，MM模块是Materials Management(物料管理)的缩写，主要分为两部分业务功能：采购管理和库存管理。

采购管理，重点关注物料和服务的采购，货源的确定采购订单到货于应付款的监控等。

库存管理，重点关注物料的移动，物料数量和金额的管理以及库存盘点等。

MM采用了严格的采购管理体系，其管理流程是：

业务部门下达需求计划/采购申请→商务合同部确定货源与价格→相关领导审批→处理采购订单→订单进一步跟踪→货物接收入库→工作量确认→通知财务付款。

采购管理包含4大功能：采购申请、采购订单、收货、发票管理。

以下是天津分公司传统的采办管理流程图：

通过MM模块的集成，可以实现对跨部门业务流程的全面监控，提高采办效率，降低库存成本。

二、采用SAP系统将极大提升采办管理水平

1.以职责为核心产生了监督控制机制

在传统的管理模式下，其贯穿的管理思路是基于部门的管理，其层次首先是部门，然后是部门对应的工作区域，即我们在部门组织机构图中所对应的需求部门，之后我们进一步去了解需求部门负责的具体工作。而在SAP系统中，尤其是国企大型ERP系统中，每名员工首先是对应各个职责，这些职责既可以是系统预先设定的，也可以灵活进行定义。如下表的采购流程在SAP系统中将包含如下职责：

上表中可以清楚的看到，系统将部分工作从采购模块中全部或部分剥离出来，如提出采购请求、检验入库、通知财务付款、供应商管理这几个工作等。系统的这种设计方法是将所要完成的工作分解成相关的职责，并对应到模块中，在ERP实施中，最好将属于一个模块的职责进行组合成一个工作组或业务部门，这样做的益处在于：

企业将同一类业务进行集中处理，体现集中管理的思想。如某企业在实施中通过职责分析，发现同一个采购定单职责由多个业务部门所拥有，在咨询顾问的建议下，将其收归为一个部门，减少了大量采购资金。

实行集中管理还减少了许多协调工作，因为企业的跨部门协调是一项费时费力的工作，减少了这些工作，无疑极大地提高了办事效率；

将属于库存的职责从原有的职能部门分离出去，有利于加强业务监督，因为从库存管理角度讲，希望存货的资金占用最少，存货的数量越“少”，管理也越容易；而采购部门希望存货的数量“多”些以保证生产要求，这样的一对矛盾使得库存管理部门尽可能的结合生产消耗来制定相关的库存补充计划，包括最大一最小计划、物料调配计划等，而采购部门通过对存货的定期检查来避免缺货。经过一段时间的运行，其存货必然会调整到一个相对合理的水平。

物流管理和资金流管理分离，即将通知财务付款职能放到财务部门，体现资金流随物流而动的管理思路，避免了对供应商付款中的很多人为因素，同时对盲目采购也起了相当的限制作用，因为付款的权利不在商务部门。

2.基础信息得到了高度共享

虽然许多企业在实施ERP时都将减少日常工作量作为成功标准之一，但在使用ERP系统后，有些岗位的工作量是会增加的，尤其是提供基础信息的岗位。具体到采购管理中，采购员、询价/报价管理员的工作会增加，因为以往这些工作都是通过

电话来完成，而ERP系统要求所有的采购单据都要在系统中进行记录，这样做对采购管理会带来如下变革：

业务的可追溯性强，ERP系统可随时查询任何时候与任何供应商发生的采购业务，并可以查出该笔业务进行的状态，包括库存接收的数量、采购退货的数量、发票数量等；

减少业务操作中的人为因素，对供应商的管理在采购管理中是一个中心环节，传统的供应商管理存在大量人为因素。使用ERP系统后，系统将按照设定的指标对供应商的状态进行分析，包括供应商供货质量分析、数量分析等，并从中总结规律制定相应的供应商管理策略，如设定相应的配额和询价优先级等。这样将业务人员的调动对工作的影响尽可能的减少，新来的业务人员可以通过系统方便的查询某一类供应商的名单、联系方式、历史供货记录，并按照设定的供应策略进行采购业务。

采办的每一环节都在系统中有所反应，所以整个采办过程都能得到控制。

3.控制体系完备

“事前控制、事中监督、事后分析”这一管理理念在ERP系统中的具体运用，是ERP系统与传统信息系统最明显的区别：

(1)流程有序，在ERP系统中可以设定哪些物料必须经过采购申请，哪些物料必须首先制定总的采购计划等来对采购工作流程进行控制，来细化采购部门的日常管理，加大管理幅度。

(2)审批严格，虽然在传统模式下，我们也强调采购管理要按照一定的层次进行控制，但是在实际操作中，尤其是跨地区的公司要这点非常难。通过ERP系统建立采购单据的审批控制流程，可以控制不同职责的员工可以采购哪种物料，其采购金额上限是多少，超过一定的金额必需经主管领导审批，否则ERP系统中将无法继续处理该单据，包括接收相应的货物、进行付款等。如果一个公司采取集中财务模式，那么配合采购流程的控制，其效果将更明显。

(3)监督有方，在采购业务处理过程中，监督人员(不仅指采购部门领导)若通过查询发现业务处理有问题，则可以终止或暂停业务处理，直到问题解决为止。如若发现某定单属于重复定单，可以将其暂停，查明原因，或取消该定单。

区别于传统管理模式，ERP系统还可以随时运行需要的报表，来反映某一时期采购业务的执行情况，包括趋势分析等，为下一阶段工作改善提供及时的信息。

4.业务基本在线执行

根据采办业务百分百上线的要求，所有采购合同必须线上提报，且所有的支付均得在线执行。以2010年为例，执行1年以来，在线结算比例从1月初的67％上升至2月的94％，之后一直维持在97％以上。这样既实现了公司提倡节能降耗无纸化办公理念，又大大提升了工作效率。

5.加强了刚性预算管理

启用刚性预算控制后，从原先的事后控制变为了事前控制，即从采购申请提报环节即开始进行控制。

提高了成本和承诺计算的准确性，便于进行成本分析和中长期资金需求预测，有利于控制财务风险和运营风险；从源头上实施事前控制，确保了预算管理的严肃性强化了没有预算“不能干活”的文化和理念，促进工作的计划性；将财务和采办信息紧密集成，方便了追溯分析，增加了透明度，提高了管理的精细化。

6.统一了表单样式

未上ERP之前，有限公司各分公司、作业公司均有自己的采购申请，采购订单，出入库单，询价单等表单样式，通过ERP上线，对各单位的表单样式进行了分析，综合了各分公司表单的优点，统一了各种表单的中英文样式，形成了向外统一的形象。

ERP系统实施对采购管理的改善不仅局限于上述6个方面，更重要的是它为业务人员带来了一种体验，让业务人员认识到信息技术是如何改变和优化业务流程的高效和快捷。

三、关于SAP系统目前存在的问题与建议

虽然SAP是目前最优秀的ERP软件之一，它集世界优秀企业管理经验之大成，但在天津分公司的实践中，由于各种原因还存在着很多问题，这就需要持续改进。ERP上线仅仅是个开始，要想达到理想水平就必须像重视上线一样重视今后的持续改进工作。目前主要存在的问题如下：

1.仍然存在事后补单的现象

虽然根据采办百分百上线的要求，在线结算比例的要求已基本达到。但是，从系统中取样分析，依然存在事后补单的现象，如，7月份至9月份，根据服务采购订单行项目的数量进行比较，从服务采购订单创建到首次服务确认，3天内占1/3，10天内占1/2，事后补单的嫌疑性很大。

2.服务采办没有很好的控制

服务采办缺乏严格的规章制度约束，导致不清晰的预算控制，致使服务确认和发票签审确认流程未能很好的衔接；

(1)由于采办需求的创建渠道不统一，导致服务采购订单创建标准不一致，有根据工作量创建，有根据预提创建，有根据发票创建，也有根据预付款创建，而没有及时根据工作计划创建服务采购订单。

(2)服务采办没有工作量明细。

(3)没有服务条目(主数据)管理，不便于统计分析。

3.总部业务部门对系统的应用太少

虽然在系统中可以查询到所有的业务信息，并且也开发了不少报表，但是，总部各业务部门仍然要各分公司逐级报送报表。

总部各业务部门对系统应用的不够深入，除了信息办外，其他部门的采办、业务均未上线。

2010年1至10月总部各部门用户登录人次如下：财务管理部3671人次，集团采办部357人次，工程、钻井、勘探、生产部1889人次。

4.需要完善的地方

系统在上线时，由于时间紧，需要公司投入人力、物力、财力及时改正实际发生的与现实不相符的设计，及时维护完善系统。

在使用方面，员工换岗缺少必要的交接程序，个别新员工没有培训而是通过老员工凭经验传授，个别用户责任心欠缺，总部缺少必要的监管机制。

针对SAP系统出现的上述情况，提供几点个人建议：

(1)建立一个机构，长期负责ERP的维护和管理

上线时，有专门的项目组负责。上线后由于没有专门的机构负责，制定一个人负责，但又不是专职。所以对上线后的管理维护工作缺乏组织上的保证。对出现的问题没能及时解决，就造成了越来越多的人对这个系统产生了怀疑。是指认为上了这个系统是个错误。

(2)与ERP供应商签订长期的服务合同

上线时，由于有供应商强大的技术后盾，问题能够及时解决。但是由丁时间仓促和今后组织还在不断地变化中，所以上线后，供应商队伍撤出，新培养的关键用户队伍又不能解决出现的问题。所以要想重视上线一样，重视应用。与供应商签订长期的服务合同，是使用过程中的问题能够及时得到解决。

(3)领导要带头使用系统

任何信息化项目都是“一把于工程”。领导的行动就是群众的榜样。领导对此项目不关心，这个项目就不会得到群众的认可。领导要重视这个项目，带头使用它。这样就会有很好的示范作用。

(4)在使用方面建立必要的规章制度

通过严格的规章制度来规范员工的使用。ACP是一个很严谨的系统，来不得半点马虎。所以，对于不规范使用系统，造成错误的要按制度追究责任。建立员工使用记录，对好的员工要有表扬。

(5)加强对新员工的培训

每次新员工上岗，都要进行ERP使用培训，把培训合格与否作为上岗的基本条件。

四、结束语

ERP系统运行后，ERP项目并没有结束，相反是进入了一个新的阶段即管理持续改善的开端：对采办管理而言，ERP系统运行后，企业人员职责明确，便于考核和管理；为公司的高效平稳运行打下了坚实的基础。我们现在需要做的是：把平凡的工作做优秀，把日常重复性的工作做认真，把每一件小事做扎实，为夺取天津分公司3000万吨的全面胜利尽绵薄之力。

参考文献：

[1]中海石油(中国)有限公司天津分公司月报

[2]招标采办流程框图与部门工作界面流程图

[3]中海油能源发展股份有限公司海油发展信息科技公司月报

[4]docin.com豆丁网资料