Excel软件在会计电算化巾的应用

郑 霆

【摘要】本文通过分析Excel软件在高效专业报表制作、财务数据分析与预测、财务函数运算中的应用，对Excel软件在会计电算化中的应用进行了探讨。

【关键词】会计电算化Excel财务管理

一、会计电算化与Excel软件

“会计电算化”是指在会计工作中运用电子计算机，是会计学与计算机科学技术相结合的一门新兴边缘学科，它随着会计学理论、会计法规与制度以及计算机信息处理技术的发展而不断发展。会计电算化的“化”字体现了一个循序渐进的演变过程，即从非电算化逐步过渡到电算化，从初级电算化过渡到高级电算化这样一个长期而艰巨的演变过程。会计电算化要求会计人员必须具备扎实的专业知识、先进的信息技术知识以及娴熟的信息技术运用技能。会计电算化的工作要求是，会计工作人员应能运用企业财务会计原理和成本与管理会计方法以及计算机技术，对传统手工会计的处理方法、流程及对会计数据的收集、存储、处理、传输和报告方式进行改造，并建立起电算化会计信息系统。Microsoft Excel软件一经问世，就被认为是当前功能强大、使用方便的电子表格软件。它可完成表格输入、统计、分析等多项工作，可生成精美直观的表格、图表。从1993年，Excel就开始支持vi—sual Basic fnr Applications(VBA)。VBA是一款功能强大的工具，它使Excel形成了独立的编程环境。使用VBA和宏，可以把手工步骤自动化，VBA也允许创建窗体来获得用户输入的信息。因此，Mi—crosoft Excel是人们日常生活中处理各式各样的表格的良好工具。而人们可以运用最新版的Microsoft Office Excel 2007来创建电子表格并为其设置格式，以及分析和共享信息，以作出更加明智的决策。通过使用面向结果的新界面、丰富的直观数据以及数据透视表视图，可以更加轻松地创建和使用专业水准的图表。

二、Excel软件在会计电算化中的应用探讨

目前，我国企业解决会计核算问题都是利用电算化软件进行的。利用电算化软件解决会计核算问题既简单又方便，但也存在一定的局限性。一是由于企业的业务种类繁多，因而电算化软件也会遇到解决不了的问题。二是由于电算化软件的功能有限，因而难以满足企业管理的需要。随着计算机应用的不断普及和会计人员素质的不断提高，会计人员应了解更多处理会计数据的工具，而不应仅仅局限于电算化软件。只有这样，会计人员在工作中遇到问题时，处理思路才会广，解决办法才会多，工作效率才会高。以下以财务管理工作中Excel软件的具体应用为例，对Excel软件在会计电算化中的应用进行探讨。

(一)Excel软件在高效专业报表制作中的应用

1Excel模板。当人们通过Excel新建报表时，通常借助于Excel内置的模板来创建专业级的报表．也可以通过Mi-crosoftOfficeOnline或者Office应用模板库提供的相关财务模板，来快速建立财务报表。2数据的导入。企业大多数财务数据都是存放在企业内部网中，而Excel软件支持常用的数据类型，如文本文档、Word文件、Access数据库及Html网页数据等。因此，通过Excel数据导人程序，可以很快地将网络中的财务数据以各种方式导入Excel表中，这样有利于财务人员快速填充财务报表的数据。

3智能填充柄。由于Excel软件支持常见的数据库类型，如字符、数值及日期、时间等，并可侦测使用者操作动作以提供实时的“省时省力”的操作建议，因此，通过智能填充柄来快速输入诸如连续的编号、日期等序列，可创建高效的工资报表。4数据的验证。借助于Excel软件强大的数据验证工具，财务人员可以尽可能地提高数据输入的准确性。例如，Excel软件提供的“文本与语音”工具，可以利用对录入数据的朗读来检验数据的正确性；可以利用“有效性”规则来降低输入大量数据的出错率；还可以利用自建文字序列提高输入的效率。

5为报表设置格式。在Excel中，格式设置是一项重要的菜单命令，人们可以通过“格式”命令来美化报表。除了一些常用的格式命令以外，财务报表还可以利用以下菜单命令，对报表进行美化。如需要对报表数据根据不同情况设置相应的格式时，可以采用“条件格式”命令，或通过自定义格式、自动套用专业报表格式、定义报表样式等方式来实现．以快速制作专业报表。

(二)Excel软件在财务数据分析与预测中的应用

财务预测是企业决策的前提与基础，Exed是一个具有强大功能的数据管理与分析软件，人们可以运用Excel软件进行财务信息的分析，以提供决策的依据。

1数据的排序与分类汇总。财务人员可以利用Excel软件的排序功能，依据数据表的一个或多个字段进行升序或降序排列，甚至自定义序列排序。Excel软件在财务分析中的主要作用是进行分类汇总，通过分类汇总，可以得到财务中诸如小计或总计的汇总数据，并且可实现数据的分级显示。2数据透视表。Excel软件提供的数据透视表可以将数据的排序、筛选和分类汇总三个过程结合在一起，它可以转换行和列以查看源数据的不同汇总结果，可以显示不同页面以筛选数据，还可以根据需要显示所选区域中的明细数据，非常便于用户在一个清单中重新组织和统计数据。

3财务预测。通过对数据统计分析之后，财务部门需要进行相应的预测，为相关部门或领导提供有价值的数据参考。这些数据能够为会计工作或相关部门的工作起指导作用。财务预测是借助于历史数据，根据相关计算工具或计算公式来获得一定的结果，并根据这个结果作出相应的决策。人们可以通过运用Excel软件的相应工具来实现对原始数据的统计与预测，而不必由具有较强数学或统计功力的财务人员来完成。此外，财务人员运用Excel软件中的函数或辅助工具(分析工具库)进行预测工作，不必掌握太多的公式就可以进行众多的分析预测。

(三)Excel软件在财务函数运算中的应用

Excel软件中的函数其实是一些预定义的公式，通过参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值与时间值、确定贷款的支付额、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示、运算文本数据等。Excel软件中的函数一共有11类，其中包括了许多财务函数。财务函数可用以进行一般的财务计算，如确定贷款的支付额、投资的未来值或净现值，以及债券或息票的价值。这些财务函数大体上可分为四类，即投资计算函数、折旧计算函数、偿还率计算函数、债券及其他金融函数，它们为财务分析提供了极大的便利。财务人员如果能够正确、灵活地使用Excel软件进行财务函数的计算，则能大大减轻日常工作中有关指标计算的工作量。

1投资计算函数。投资计算函数可分为与未来值fv有关、与付款pmt有关、与现值pv有关、与复利计算有关及与期间数有关等的几类函数。财务人员只要根据不同函数，在Excel软件中输入相应的数据就可以快速得到计算结果。

2折旧计算函数。折旧计算函数主要包括AMORDEGRC、AMORLINC、DB、DDB、SLN、SYD、VDB。这些函数都是用来计算资产折旧的，只是采用了不同的计算方法。具体选用哪种折旧方法，则须视各单位情况而定。3偿还率计算函数。偿还率计算函数主要用以计算内部收益率，包括IRR、MIRR、RATE和XIRR几个函数。4债券及其他金融函数。债券及其他金融函数又可分为计算本金、利息的函数，与利息支付时间有关的函数，与利率、收益率有关的函数，与修正期限有关的函数．与有价证券有关的函数，以及与证券价格表示有关的函数。

Microsoft Excel软件所具有的操作灵活性及其丰富的内置函数和各种数据处理工具，可以让使用者很容易地构建出复杂的财务模型，对财务数据进行快捷的分析，为企业的决策提供帮助。Excel软件访问外部数据源功能的逐渐增强．以及其一贯拥有的丰富的第三方软件包，使其在未来相当长一段时间里将继续成为财务工具的最优选择。