中国科学院联合机构知识库的建设与推广

王 丽 孙 坦 张冬荣（中国科学院国家科学图书馆 北京 100190）

祝忠明 （中国科学院国家科学图书馆兰州分馆 甘肃 兰州 730000）

随着科研成果传播和存储方式的改变，开放获取越来越受到关注。机构知识库(Institutional Repository，简称IR)作为开放获取的一种形式，近年来发展非常迅速。DSpace系统和OAI元数据收割协议更加速了这一发展。以知名国际开放存储登记平台（Registry of Open Access Repositories，简称ROAR）的注册成员为例，截至2010年3月8日，已经有83个国家共1 600余个机构注册[1]。机构知识库有利于全面搜集机构产出并提供长期保存及在此基础上增进学术交流、提高机构声望[2]。我国对于机构知识库及其相关问题的研究虽有一定的基础，但尚未形成规模，实际开发比较少。在ROAR注册机构中，国内的机构知识库仅有11个[1]。

1 中科院联合机构知识库建设推广背景

1.1 中科院联合机构知识库的建设需求

中国科学院(简称中科院)是国家在科学技术方面的最高学术机构和全国自然科学与高新技术的综合研究与发展中心[3]，有着浓重的学术氛围和丰富的学术产出。随着科研环境和学术交流方式的变化，中科院正在逐步构建数字知识环境，而机构知识资产管理无疑成为其重要的有机组成部分。中科院联合机构知识库的建设正迎合了这种需求。

随着学术成果的数字化，中科院各研究所的科研产出有着不同程度的流失。除常规文献逐步数字化外，教学课件、总结报告等也均以电子形式呈现，而自我小规模存储缺少安全机制、无法长期保存、浪费科研人员的时间且收藏存在无序性和不完整性，许多科研人员都遇到过找不到机构产出甚至自己成果的经历，不利于科研人员个人知识管理。一个动态综合的学术资源收缴传播系统有利于改善这一局面。科研人员可根据研究进展随时登录系统提交、修改及更正信息。同时系统有丰富的信息类型，如专利、教学课件、预印本、项目申请报告、研究中的报告及学位论文等。

由于科研环境和方式的改变，越来越多的科研人员倾向于阅览电子文本，机构产出数字化迫在眉睫。仅就学位论文的数字保存来说，大多数中科院研究所仍然只保存学位论文的印本，这样既限制了其广泛传播，又给科研人员的使用带来了极大的不便。因此研究所有待于建立自我电子资源收集利用系统和上缴传播机制。

一个良好的展示和统计平台有利于研究所学术声望的提高，同时还可以避免许多额外的统计工作。例如，中科院大多数研究所在年终会进行产出统计和论文收录统计等一系列的统计工作，而建立一个具有统计功能且内容完整的机构知识库可以节省这部分工作，有利于缓解年底忙碌的总结工作。

机构知识库的诸多好处只有在实践中才可以得到验证。机构知识库是数字知识环境的一部分，与图书馆建设紧密联系。图书馆有着大型馆藏和文献保存经验，并且在数字化进程中积累了丰富的经验，因此由图书馆承担机构知识库的建设任务最为合适。经过缜密的调研，有着中科院特色的机构知识库的系统开发和建设推广在国家科学图书馆（简称国科图）的详细规划下开始推进。

1.2 中科院联合机构知识库的建设目标

中科院联合机构知识库建设是国科图在中科院范围内发起的。国科图负责中科院机构知识库(Institutional Repository，Chinese Academy Science，简称CAS-IR)系统开发，而后逐步在中科院研究所中进行建设推广，最终在研究所CAS-IR建设的基础上，通过元数据开放聚合建立起中科院联合的IR网格服务系统(如图1)，形成中科院知识成果和知识能力集中展示、传播利用和服务的窗口，借此促进中科院知识成果的共享和交换。

自底向上的建设模式意味着在中科院各个研究所的建设推广成为了联合机构知识库建设的核心部分。机构知识库推广的范围和各研究所的建设成效决定着中科院联合机构知识库的最终效果。

1.3 面临的挑战

（1）研究所的图书馆员是机构知识库建设的主要执行人员，研究所科研人员是机构知识库内容的主要提交人，研究所相关领导是机构知识库建设的决策者，而这些人群对机构知识库的了解并不统一，因此，有效的宣传推广策略和方式有利于机构知识库的建设。

（2）对于各种信息类型，相关人员的上缴态度不一，特别是对于学位论文、科研数据、技术报告等非常规文献的上缴态度，并且对机构知识库系统的安全性提出了更高的要求。

（3）尽管机构知识库是基于开放获取发展起来的，但是相关人员对机构知识库的访问模式存在疑惑，对开放的权限范围认同度不一，因此，多元化的权限管理在现阶段是必要的。

（4）机构知识库是一个知识资产管理与服务的系统，具备全面、丰富的资源是建设的基础。要保证机构知识库得到良性的发展，上缴机制、管理维护办法、质量控制办法等长期运行机制及知识产权等问题是中科院联合机构知识库建设中将面临的、避免不了的难题。因此，政策机制的建设是机构知识库建设的核心之一。

（5）有中科院特色的机构知识库建设必须建立在用户需求的基础之上，因此与建设推广的对象形成良好的沟通机制，有利于项目的顺利进行。

（6）如何对中科院百余所研究所进行机构知识库推广建设是我们面临的最大课题。

2 中科院联合机构知识库建设推广策略

中科院的隶属研究所有百余所，各个研究所相对独立，并且都有各自的图书馆或图书资料室。在中科院图书馆系统的创新服务建设中，研究所的图书馆建设是其中一个重要的组成部分。机构知识库为图书馆数字化建设提供了一种途径，同时为研究所的图书馆的服务创新与能力提升提供良好的工作平台。在中科院范围内进行机构知识库的建设推广，有效的推广策略和建设方案是其成功的保障。

2.1 协同工作机制

中科院联合机构知识库的实践需要坚实的团队基础。国科图作为整体项目的发起单位，负责机构知识库的系统开发、在中科院层面的建设推广及项目全局的掌控。国科图技术团队承担了机构知识库系统的开发和技术支持工作，国科图学科馆员承担责任研究所（即学科馆员所服务的研究所）的宣传推广工作，研究所图书馆员成为研究所机构知识库的主要建设人员。中科院联合机构知识库项目在三方的协同工作机制下展开了阶段性的建设推广。

2.2 阶段性建设推广模式

机构知识库在国内的实践案例有限，考虑到中科院特色机构知识库的系统开发需要从用户实践需求出发加以测试，中科院机构知识库的建设推广最终以“试点→示范→推广”的模式稳步进行。

试点单位的机构知识库建设立足于为其它研究所树立建设榜样，以便在今后的建设推广中作参考的范例。在未开展推广实践之前，试点单位的需求拟代表中科院研究所的需求，技术部在此基础上进行机构知识库系统的基础开发和调试。因此，具有代表性的研究所的遴选和最终试点也至关重要。试点研究所首先需要具备相对良好的信息环境，以便机构知识库能够与其它相关系统进行互操作。其次，研究所对IR的了解、投入、支持等因素也决定着试点的最终选择。经过前期的调研、推荐、洽谈，中科院力学所成为中科院机构知识库的首个试点单位。经过两年多的试点建设，力学所机构知识库已初具规模[4]。

在机构知识库试点项目取得良好效果之后，中科院各研究所对机构知识库建设工作的快速响应及其建设成效，对下一步全院机构知识库推广建设工作将起到积极的推动作用。在中科院研究所范围内广泛进行机构知识库建设推广之前，国科图通过学科馆员对责任研究所的建设意愿进行调研发现，多数研究所有建设意愿或需求，但对机构知识库的了解程度不一。针对这种情况，国科图学科馆员团队和技术团队共同组织了一次面向意愿研究所（即有机构知识库建设意愿的研究所）的宣传培训，为推广工作做前期准备。作为项目的发起机构，国科图在3个月内迅速搜集存缴2006年以来的机构常规文献产出并制定了机构知识库的暂行管理办法，从建设效率和效果上起到良好的示范作用。而暂行管理办法也为将来研究所的机构知识库政策建设提供了参考。

中科院联合机构知识库的试点和示范建设都取得了良好的成效，并为中科院其他研究所的机构知识库建设提供了实例参照。但是，要在整个中科院研究所范围内进行建设推广，成功的范例仅是一方面的促进因素，而一套可行的推广策略则更为重要。

2.3 中科院各研究所机构知识库建设推广模式

经过试点和示范项目，中科院联合机构知识库的建设推广于2009年4月30日正式启动[5]。中科院联合机构知识库建设项目整体上采取自下而上的模式，决定了大范围建设推广的起点是每个相对独立的研究所。根据中科院信息服务的现有机制，学科馆员成为建设推广的连接口。在进行具体的研究所机构知识库建设推广过程中，我们采取自下而上的推广策略和自上而下的建设策略（见图2）。

在机构知识库推广过程中，学科馆员面对的第一个宣传对象是研究所图书馆员，由于他们对机构知识库及中科院联合机构知识库建设项目的了解程度不同，学科馆员需要将该项目的目的、意义、政策等向研究所图书馆员详述，并解答他们提出的相关问题。在对中科院联合机构知识库建设项目有了全面的把握之后，研究所图书馆员会向主管领导汇报建设意愿。主管领导结合研究所信息服务规划全面考虑机构知识库在研究所建设的可行性。最终，由主管领导向研究所主管所长提议建设研究所机构知识库的意向。这样自下而上的推广策略，充分调动了研究所图书馆员的积极性，将惯有的被动接受工作变为主动请求工作的模式，有利于研究所信息服务建设的良性发展。

来自研究所领导层的支持决定着对机构知识库建设的重视、投入、规划等，因此获得领导层的支持，有利于机构知识库建设工作在研究所内顺利开展。就研究所来说，机构知识库建设工作主要由图书馆承担，但是机构知识库建设和维护还需要其他相关部门（如科技处、人教处、网络中心等）的支持和配合。研究所科研人员作为机构知识库内容的主要提交者，向他们进行宣传，鼓励他们踊跃参与建设是非常重要的，并且上缴机制等规范措施有利于机构知识库长期发展。这种自上而下的建设策略可以保证研究所机构知识库建设的成效。

国科图学科馆员、技术人员协助研究所进行IR建设。技术人员主要是为研究所机构知识库建设提供技术支持。学科馆员作为建设推广的连接口除了提供相关咨询外，还根据各个研究所不同的需求参与到责任研究所机构知识库建设的各个环节，如平台建设、内容建设、政策机制建设等。

2.4 中科院各研究所机构知识库的两种建设方案

国科图鼓励研究所加入中科院联合机构知识库建设项目中。由于研究所各自的信息建设规划的差异及其他因素的影响，各研究所对机构知识库建设的意愿和规划也不尽相同。针对这种情况，国科图提供两种建设方案供研究所选择，即子项目建设方案和试用建设方案。

条件成熟的研究所可以申请机构知识库子项目建设，国科图为承担子项目建设的研究所优先提供技术支持和学科馆员支持，协助研究所进行机构知识库建设推广，此外还提供建设推广基金，鼓励研究所在真正意义上扩充机构知识库的终端用户群体，为研究所机构知识库长期良性运作做好前期工作。

对于还未将机构知识库正式列入规划或存在疑虑的研究所，国科图建议其申请机构知识库试用建设，并尽量为其提供相关的技术支持。在机构知识库试用建设过程中，研究所可转为子项目建设，正式列入中科院联合机构知识库总项目中。在研究所机构知识库建设推广推进过程中，有些试用研究所在有了初期建设成效后已申请列入正式项目建设，还有一部分研究所在看到机构知识库推广建设的成果后也积极加入到机构知识库建设的大军中。

3 中科院联合机构知识库建设推广实施现状

3.1 中科院机构知识库系统

中科院机构知识库系统在目前的开发阶段，支持对各种常规的文献类型、知识内容进行采集管理，并提供基本的浏览、检索、定制、推荐、统计等服务功能。注册用户可自助提交知识内容，对于机构知识库建设前期普遍存在的历史数据收集存缴问题，系统提供批量方式支持这些数据的EXCEL转换导入。此外，还针对中科院内的信息系统开发批量导出工具以节省管理人员的收集时间。在内容组织与保存管理方面，中科院联合机构知识库支持从个人、实验室或研究室、主题、内容类型、收录类型或发布渠道等多维度进行逻辑关联组织所收集的作品。在权限管理上，中科院联合机构知识库系统提供站点层级、专题层次、条目层次3种级别的设置来控制机构知识库的访问，在研究所IR建设初期，满足了部分人员对开放获取程度的要求。在用户服务功能上，中科院联合机构知识库为用户提供多种形式的内容浏览和检索服务，并提供内容订阅、RSS（Really Simple Syndication，聚合内容）、检索结果收藏与导出、访问统计等扩展服务。

3.2 建设推广进展

目前，中科院联合机构知识库建设推广处于“推广”阶段。经过半年多的时间，已经有51个研究所通过子项目形式正式加入机构知识库推广建设中，9个研究所处于试用建设，其中一些研究所已初见成效。

中科院上海光机所是率先响应机构知识库推广建设的研究所之一。经过半年多的建设，中科院上海光机所机构知识库的平台建设、内容建设、机制建设日臻成熟[6]。

2009年底，中科院西安光机所通过审核加入建设，在近1个月的时间里就顺利完成了OPT-IR软件平台搭建和个性化定制，并且开始积极宣传推广OPT-IR、扩展终端用户，还制定了相关的管理办法规范机构知识库使用。经过一系列的举措后，科研人员积极响应。截至目前，OPT-IR数据库中的数据量约为1 600条[7]。

在研究所领导的大力支持下，中科院合肥物质研究院IR建设工作进展顺利，社群分类上传已达3 000条[8]。在系统日渐完善的情况下，研究院正在制订相关政策机制以保证机构知识库长期运行。

中科院软件所是第一个启动机构知识库试用建设的研究所，经过前期的试用目前已正式转为子项目建设。从试用到子项目建设，软件所根据自身的情况逐步完善用以保证机构知识库长期运行的政策机制，使机构知识库建设在研究所图书馆的严密规划下有序地进行。

此外还有许多研究所在机构知识库建设上颇具效果，由于篇幅所限不能一一列举。在建设推广中，各研究所都积累了许多机构知识库实践经验。国科图也定期组织培训交流会，以便研究所之间相互借鉴经验，共同攻克建设推广中的难题。

4 结 语

实践证明，中科院联合机构知识库在建设过程中分阶段、分层次采取的一系列策略、办法、政策是有效的。学科馆员、技术人员及研究所图书馆员的协同合作机制保障了中科院联合机构知识库的建设力量。在研究所内实行的自下而上推广策略和自上而下建设策略使中科院联合机构知识库迅速地在研究所中建设推广起来。子项目建设方案在很大程度上调动了研究所建设的积极性和竞争性。

目前，中科院联合机构知识库仅完成了第一个阶段的建设工作，取得了初步成效，仍需要不断的完善和长期的维护。

中科院联合机构知识库系统也将进一步实现对更多内容类型进行捕获、长期保存、传播、利用、审计等，同时提高自身的安全性，并逐步支持研究所基于机构知识库的知识内容分析、知识关系分析和知识能力评估等方面的能力，从而支持研究所开展综合知识管理，完善机构知识环境，促进知识能力提升，最终实现中科院联合IR网格服务。

相关的政策机制是机构知识库长期良性运行的保证。笔者认为，未来需要对建设研究所机构知识库的相关政策机制进行调研，发现问题、总结成果、促进研究所之间的相互学习和借鉴。在未来的发展中，中科院联合机构知识库建设推广必须继续推进，在逐步完善已启动的机构知识库建设基础上，进一步扩大推广范围，真正建立起中科院联合机构知识库。

[1]ROAR:Registry of Open Access Repositories[DB/OL]. [2010-03-08].http://roar.eprints.org/.

[2]Lynch C A.Institutional Repositories: Essential Infrastructure for Scholarship in the Digital Age[J]. ARL, 2003(226).

[3]中国科学院院况简介[EB/OL].[2010-03-08].http://www.cas.cn/jzzky/jbjs/.

[4]中国科学院力学所机构知识库[DB/OL].[2010-03-08].http://dspace.imech.ac.cn/.

[5]研究所机构知识仓储推广建设工作通知[EB/OL].[2010-03-08].http://www.las.ac.cn/subpage/Information_Content.jsp?InformationID=5107.

[6]中国科学院上海光机所机构知识库[DB/OL].[2010-03-08].http://210.72.9.187/.

[7]中国科学院西安光机所机构知识库[DB/OL].[2010-03-08].http://210.72.148.106/.

[8]中国科学院合肥物质研究院机构知识库[DB/OL].[2010-03-08].http://202.127.207.43/.