试析电子文件与电子档案

周 玲

(水利部水利水电规划设计总院,北京 100120)

在当今社会,计算机已经进入人们学习、工作和生活的各个方面,由此产生的电子文件已被普遍认识。它作为一种信息传播方式的历史很短,但却具有其它介质所不能比拟的优势。因此,在各个领域,电子文件的应用和管理日益普及,并向着系统化、科学化和标准化的方向迅猛发展。

1 电子文件的优点和缺陷

电子文件的特性相对纸质文件而言,电子文件是一种新生事物,是依托于计算机等电子设备而存在的数字化信息。电子文件的管理和利用,必须以深入了解电子文件的特性为基础。任何事物都具有两面性,电子文件亦不例外。那么,较其它介质文件而言,其优势以及缺陷到底体现在哪里呢?电子文件是经过电子技术处理并存储在磁带、磁盘、光盘等介质上的数字信息的集合体。比较而言,其优势如下。

(1)信息的高效性。目前,计算机软硬件的水平已经非常先进,信息处理速度快,利用网络,对电子文件进行远距离传输,可同时传递给一个或多个接收者,相对于人脑和手工操作,它的效率可能高出成百甚至上千倍。

(2)数据的标准化。电子文件一般是通过应用一系列通用软件或者专用软件而产生的,在一个单位内,它的外在形式和运行规律是统一的。从电子文件的产生、处理到归档各个环节,都是在相对标准的情况下完成,因此最终形成的数据信息是具有统一的标准。

(3)文件的共享性。电子文件的共享性是由其运作环境网络化决定的。一份纸质文件同一时段只能由一个人对其进行浏览和处理,而电子文件可存储在服务器等电子载体上,通过网络,可供多人同时浏览使用,各人可根据不同权限分别对其进行处理。这样,文件运行的速度就有了大幅度的提高,文件处理的效率大大增强了。

(4)使用的灵活性。使用电子文件时,利用者可根据处理权限对其进行查阅、编辑和修改,通过使用操作命令,可以很快完成一份文件的复制和增、删、改,通过编辑和输出满足利用者的各种需要。

(5)电子文件和电子档案的一体性。文件和档案是同一事物的不同存在阶段,电子文件的产生淡化了 “归档”界限,从文件的起草、传输、办理、积累到整理、归档、着录、鉴定、保管以及利用的各环节,均是在电子网络上进行,即文书和档案工作在同一应用工具上联为一体。当前计算机软硬件及其网络技术的日趋成熟,电子文档的一体化已经能够完全实现。

虽然电子文件具有很多其它介质不可比拟的优点,但是仍然存在不可忽视的缺陷。电子文件从形成、传输到存储都是通过计算机实现的,脱离了计算机的软硬件平台,电子文件完全是 “虚无缥缈”的,既看不见也摸不到。无论是设备损坏,系统瘫痪,或者技术、设备更新,如果处理不及时得当,都可能对电子文件的管理产生影响。

(1)文件的易损性。计算机设备精密,易受干扰,并且操作相对较复杂,所以大到太阳磁暴,小到错按一键,都有可能造成难以挽回的损失。另外,计算机软硬件系统的冲突、不稳定造成的死机、突然断电等意外情况的发生,均会给电子文件的安全带来隐患。

(2)信息的易更改性由于计算机的内存储器、磁盘、磁带、可写光盘等存储载体具有可重写性,又因除磁带外,其它载体均有随机读写功能,即载体中任何部位的信息都可以被直接定位读写。因此造成了电子文件信息的易更改性,且有可能不留任何痕迹,这就造成了合法性认定上的困难。

(3)数据的不安全性。这是由电子信息的共享可能带来的隐患。由于电子文件不受载体传递的限制,对于其信息的获取者来说,等于是摆脱了时间和空间的制约。网络的发展决定了电子文件信息的共享性,而网络的不安全性也决定了信息的不安全性。计算机网络的不安全主要体现在系统过于复杂,缺陷太多,安全防范措施不够,易受众多黑客高手的攻击。可以说网络的不安全是限制电子文件和电子档案发展的最大障碍。

(4)信息与载体的相分离性。电子文件可以包括文字、图形、声音、影像等多种媒体信息,其信息形态和组成具有多样化,比纸质文件复杂得多。不同的载体往往只适合存储不同的媒体信息,这就可能造成一份电子文件的文字、图形、声音、影像存储时的载体分离现象。电子文件的信息与载体分离,会给电子文件的保管带来很多特殊问题,直接影响电子文件的真实性、系统性和完整性。

虽然电子文件存在着上述缺陷,但是随着国家相关政策、法规的建立健全,计算机软硬件技术的高速发展,计算机知识的深入普及,人们计算机操作和应用水平的提高,电子文件的这些问题必将会被逐一彻底解决。电子文件的产生和应用是科学发展的必然结果,是现代化管理的必然趋势,并极有可能取代纸质文件。

2 电子文档的管理

电子文件每日以无数计的数量产生,人类几乎无时无刻不在接触电子文件,但作为一种新生事物,电子文件的内在规律还远没有被完全摸透,管理方法也没有被非常系统地总结出来。这种状况主要是由于计算机技术发展较快,而一些相关标准的被认同和出台比较滞后所造成的。

国际标准化组织、国际档案组织及国家档案局出台的一些有关电子文件和电子档案的标准,但只是做了比较原则性的规定,而安全认证、管理、利用、保管等诸多问题还没有相应的易理解和操作的规则。各行业、各单位往往凭着自身的理解和摸索,总结制定并形成一套比较适合本行业、本单位的管理和运行标准。这样就造成了各行业、单位的管理制度、管理标准、管理方法五花八门,难以协调利用,阻碍了档案信息的社会化进程。电子文件在运行以及归档后的管理,是一整套系统工程。要使电子文件从形成、传递、归档、保管到再利用,处于科学、高效、标准、有序的状态,就需要认真理解电子文件的特性,抓住其内在规律,才能管理好、利用好。为加强电子文件的科学管理,应从以下几个方面着手。

2.1 管理方式方法的超前化

目前,由于人们还没有非常普遍地认识电子文件形成、运转以及归档保管的客观规律,因此,很多单位管理电子文件仍然难以摆脱管理纸质文件的方式方法,从而带来很多不适应症,如:按照原有收集纸质文件的时限要求收集电子文件,不能保证其齐全完整。这是由电子文件的形成特点所决定的,因为纸质文件的载体是一致的,而电子文件因其运行状态的不同,有脱机文件和网上运行文件之分,存在方式多样,载体不尽相同,那么就导致了脱机文件较易于收集,网上运行的文件收集难以达到齐全。

另外,按照档案的集中统一管理方式管理电子档案,把电子文件存储介质集中保管,与日常工作需要的矛盾就难以解决,不能保证文件运行和管理的正常开展。然而进行分散管理,又不能保证电子文件的齐全完整。上述问题是新旧管理方式之间的矛盾所造成的,要解决矛盾,必须要有超前的管理意识。

(1)文件收集工作的超前化。文件收集工作超前化改变传统的文件收集时限,变集中收集为日常文件处理中的随时收集。在文件形成时,由主办处理部门确定其归档价值,即该文件是否具有保存价值,在计算机上做出归档标识,并跟踪运行,文件办理完毕即收集至专用服务器或专用目录,保证电子文件及时归档。

(2)价值鉴定工作的超前化。传统的做法是:按年度收集文件,在整理的同时对文件进行鉴定,并划分保管期限。这个工作程序可前移至文件处理的过程中去做,在处理的同时,由相关人员按有关档案管理规定,对文件的保存价值进行鉴定,在计算机上划定其保管期限并做出统一标识。这就为年度的文件归档减少了工作量,为利用计算机自动整理立卷,储备了信息,提供了基础。

(3)文件分类工作的超前化。在年度集中归档时,由于文件数量大,又有时限要求,就给分类工作带来很大问题,往往分类不够准确,但是如果把这一工作程序提前在文件处理时进行,则可解决这一问题。近年来,我们的做法是:预先制定适合本单位档案分类原则的文件分类方案,在文件运行时,处理人员即根据分类方案所确定的类别,在计算机上分别为每份文件标注分类代码。这种超前进行的随时分类可大大地提高工作效率。

(4)着录标引工作超前化。利用计算机管理档案,着录标引工作是必须进行的前期处理工作,否则就谈不上检索和利用。在年度归档工作时进行着录标引,工作量是非常大的,为了缓解这种现象,可以将该项工作提前至文件处理时进行,即在设计电子文件数据库的字段时,将档案着录规则中所确定的项目加入数据库。文件的处理人员在录入电子文件的同时,也就按照要求把大部分着录项目内容填入,并能够自动生产着录卡片。这样分散了集中归档着录工作的压力,避免了重复劳动,为利用计算机管理档案奠定了基础,提供了保证。

2.2 信息资源的网络化

网络能够使人获得便捷直观的电子文件。目前,我国“政府上网工程”正在如火如荼地进行,许多机关、企业已经或正在建设自己的内部网(Intranet)。社会已经进入网络时代,网络正在改变人们的学习、工作乃至生活方式,对文件和档案管理也必将产生深远的影响。电子文件只有实现网络化管理,才能充分发挥其优越性。