PDCA循环在科研项目中的应用

2010-04-28 03:31:18
水利技术监督 2010年5期
关键词:策划管理体系顾客

李 飞

(长江水利委员会长江科学院,武汉 430010)

1 前言

过程方法是ISO9000族标准中八项质量管理原则之一,ISO9001:2008是以过程为基础的质量管理体系模式,它鼓励组织采用过程方法,建立、实施质量管理体系,并改进其有效性,通过满足顾客要求,增强顾客满意。

本文就过程方法在长江水利委员会长江科学院(以下简称:“长江科学院”)科研项目中的具体应用,来探讨如何采用过程方法使组织的总体业绩得到提高并不断增强顾客满意的。

2 ISO9000族中过程方法的简介

2.1 过程方法

(1)过程方法的概念。为了产生期望的结果,由过程组成的系统在组织内的应用,连同这些过程的识别和相互作用,以及对这些过程的管理,可称之为 “过程方法”。

“过程方法”是建立质量管理体系的具体方法,由此形成了以过程为基础的质量管理体系模式。

(2)过程方法的目的。过程方法的目的是获得持续改进的动态循环,并使组织的总体业绩得到显著的提高。它通过识别组织内的关键过程,随后加以实施和管理并不断进行持续改进来达到顾客满意。

(3)过程方法的优点。过程方法最大的优点就是:对诸过程组成的系统中单个过程之间的联系以及过程的组合和相互作用进行连续的控制。

采用过程方法的好处是由于基于每个过程考虑其具体的要求,所以资源的投入、管理的方式和要求、测量方式和改进活动都能互相有机地结合并做出恰当的考虑和安排,从而可以有效地使用资源,降低成本,缩短周期。

而系统地识别和管理组织所应用的过程,特别是识别过程之间的相互作用,可以掌握组织内与产品实现有关的全部过程,清楚过程之间的内在关系及相互联结。

通过控制活动能获得可预测、具有一致性的改进结果,特别是可使组织关注并掌握按优先次序改进的机会。

2.2 PDCA循环

PDCA循环适用于所有的过程,适合组织的质量管理体系的持续改进,持续改进使质量管理体系螺旋式提升。同时,PDCA循环也适合每一个过程的持续改进,它被不断地用于我们的科研活动,无论多么简单或多么复杂,都遵循如图1所示永无终止的循环。

图1 PDCA循环

P-Plan(策划):根据顾客的要求和组织的方针,为提供的结果建立必要的目标和过程。

D-Do(实施):实施过程。

C-Check(检查):根据方针、目标和产品要求,对过程和产品进行监视和测量。

A-Act(处置):采取措施,以持续改进过程业绩。

3 PDCA循环在科研项目中的应用

长江科学院2000年率先在全国水利行业科研院所通过ISO9000质量体系认证,并一直保持有效运行,所有科研项目都采用PDCA循环的方法进行质量管理并持续改进,取得了显著的效果。

这里的科研项目指长江科学院承接的科学 (试验)研究、工程咨询、仪器设备开发、工程监测、工程检测的统称。

长江科学院体系文件根据项目研究的难易和复杂程度将项目分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三类,其中Ⅰ类项目为复杂程度高且技术难度大,涉及多个专业的项目;Ⅱ类项目为重点工程的专题、Ⅰ类项目的子题或一般科学 (试验)研究项目等;Ⅲ类项目为常规监测、检测、单一专业的试验等项目,据此进行分类管理。长江科学院承担最多的科学 (试验)研究项目实现过程如下:

策划→输入→评审→验证→输出→交付→确认

下面以“跨流域长距离引调水工程系统风险分析和安全保障关键技术研究”项目为例,介绍PDCA循环的方法在科研项目中的应用。

3.1 P-Plan(策划)即项目的计划和安排

3.1.1 策划的职责

该项目属于水利部科技创新重点项目,按照院体系文件的项目分类,应属Ⅰ类科研项目,必须由院总工亲自任命项目负责人,项目负责人组织项目组成员对项目的资源、质量、进度、服务等进行全面策划,策划过程应满足 《产品实现策划程序》的要求,并负责编写作为该项目策划文件的 《科学研究项目实施计划》。

3.1.2 策划的内容

内容包括:项目组人员组成、分工和职责;项目研究的进度安排;有关组织的技术接口;试验设备、计算机软件、硬件及其它设施要求;输入文件的编制、评审及下达时间;输出文件的内容、深度、时间及格式要求等。此实施计划须经分管院长审批后方可实施。

3.2 D-Do(实施)即项目的完成过程

3.2.1 科研输入——项目的技术要求

项目负责人必须按照院作业文件 《科学研究开题报告编制规定》编写作为该项目的输入文件 《科学研究项目开题报告》,内容包括:

⑴项目的质量目标。

⑵研究目的和内容。

⑶拟解决的关键技术问题。

⑷技术路线和研究方法。

⑸计划进度与预期成果。

⑹确定研究过程的评审、验证、确认活动。

⑺项目参加人员的分工和职责。

⑻软硬件条件和已有的工作基础。

⑼确定成果交付方式和交付后的服务。

3.2.2 科研评审——项目重要阶段满足要求的评价

此项目按策划文件的安排,开题报告必须经院总工主持召开会议评审,邀请有关专家参加,对科研过程满足质量要求的程度进行评审,识别存在的问题,提出解决办法,最终形成由院总工签署评审结论的 《科学研究项目开题报告评审表》作为科研评审的记录文件,其目的是避免在项目的早期,出现不合格和缺陷的情况。

3.2.3 科研验证--项目的质量检验

按 《科学研究项目开题报告》中的规定,对该项目的输出 (成果或报告)进行验证,以保证输出满足输入的要求。长江科学院在质量管理体系作业文件 《科研报告 (成果)质量控制规定》中明确规定,验证方法采用校审法,Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ三类报告分别采用不同的审批流程,项目不同类别进行不同级别的审批程序。

此项目按Ⅰ类项目报告的审核、审定、批准3级审批程序进行验证,在 “科技报告 (成果)审批表”中分别由所长签署审核意见、院总工签署审定意见、院长签署批准意见。各级审批人员对审批签署的报告质量承担相应责任。

院总工就对此项目提出5条意见和建议:

⑴将本报告完成了合同中的哪些内容,在总体研究中的作用,以及与其他报告的关系在概述中说明清楚。

⑵第一章的背景介绍要突出本报告工作的研究基础,以及这一部分研究工作对调水工程风险分析的意义和必要性。

⑶第二章的 “风险构成研究”比较空乏,希望更深入的分析研究后充实本章内容。

⑷其余各章应补充说明本章内容的贡献,成果及其对总体研究的意义。

在报告中适当的地方按编号予以注明。

按照院质量管理体系文件要求,院总工提出的这些审定意见,是必须进行认真修改的。修改完成后,必须经审批人对修改进行验证并签署后,方可进入下一级批准程序。若对提出的审批意见有不同看法时,应与审批人一同商定。当协调不一致时,应提交高一级程序审批人员裁定。报告由批准人做出最终的终审决定后才能输出。

3.2.4 科研输出--项目的批准和交付

科研项目的输出为科研报告,此项目的输出为Ⅰ类科研报告。为保证院成果报告的编制质量及对外形象的统一,确保向顾客提供优质满意的科研成果,按院质量管理体系作业文件 《长江科学院成果报告编制格式规定》执行。

根据文件规定,此项目应由院科研处向水利部国际合作与科技司交付。

3.2.5 科研确认——项目验收或结题

科研项目的确认 (如项目验收),根据策划的安排进行。

该项目属于Ⅰ类项目,按国家有关规定,由水利部国际合作与科技司组织项目验收。验收专家组意见认为:该项目成果丰富、质量较高,圆满完成了合同规定的任务,达到了预期的目标,验收组专家一致同意通过验收。鉴于跨流域长距离引调水工程系统的复杂性,建议继续立项,进一步深入研究,尽快应用于生产实践。至此,该项目得到确认。项目负责人向科研处返回验收意见,以此作为确认的依据。

3.3 C-Check(检查)

质量管理体系的每一过程都直接或间接地影响到项目最终成果的质量,因此必须采用适当的方法对这些过程进行监视和测量、评价过程的业绩,证实过程是否保持其实现预期结果的能力。检查活动具体措施如下。

⑴每年至少进行一次对本院在质量管理体系运行过程中的状况和相关职责的管理效果的抽查。

⑵不定期由院总工主持,质管办参加对有关(特殊)项目的产品实现过程进行检查。

⑶质管办运用适宜的统计技术对检查 (抽查)的结果进行分析,对发现的不合格,责成有关质量责任人组织纠正和实施纠正措施;对发现的潜在不合格制订预防措施并实施;对于在检查中发现的有关体系文件的不适宜或不完善,由质管办对其进行必要的修改,经管理者代表批准后发布更改通知。

⑷有关抽查的结果和分析结论,在院有关质量工作的会议上、质量管理网上公布。

3.4 A-Act(处置)

持续改进是一个组织永恒的主题,由于组织要以顾客为关注焦点,而顾客的要求是不断变化的,所以一个组织要想提高顾客满意的程度,就必须开展持续改进活动。

长江科学院一向重视持续改进活动,并在质量管理体系的质量手册文件中明文规定。

持续改进活动包括:

⑴质量方针的评审和更新。

⑵质量目标的定期考核和调整。

⑶质量体系审核活动。

⑷管理评审。

⑸数据分析。

⑹纠正措施和预防措施的实施。

⑺日常改进,执行 《纠正措施与预防措施程序》。

自长江科学院质量体系建立以来,迄今已进行了10次内部审核,共发现不合格150余项。院体系文件规定,不合格项必须分析原因后制定纠正措施,通过对不合格项的整改和验证,方可关闭,这对质量管理工作的促进作用是显而易见的。

针对内审发现的问题,作为输入文件在管理评审时进行了讨论,并就此做出了改进的决定,由院质管办逐一下发 “质量改进措施表”,确定责任人、限期完成整改,其效果需经管理者代表验证。

对于监督审核 (外审)指出的问题,责成责任部门立即整改,且杜绝此类问题再次发生。

4 结 语

今天的质量就是明天的市场,单位的信誉是无形的市场,顾客满意是永恒的市场,不断完善质量管理的过程方法,尽可能地预先把顾客的 “不满意”因素在项目的策划 (P阶段)和实施 (D阶段)去除,把 “目标明确、创优策划、过程管理、各级校审、持续改进”的创优机制贯穿于项目运作的各个阶段,不折不扣地有效运行。真正做到以顾客为关注焦点,提供优良成果、提升顾客的满意度,进而获得顾客的忠诚度,从而赢得更加的竞争优势,最终扩大市场份额,树立质量信誉。

参考文献

[1]中国认证人员国家注册委员会编.质量管理体系国家注册审核员预备知识培训教程.天津社会科学院出版社,2001.04

[2]全国质量管理和质量保证标准化技术委员会秘书处,中国质量体系认证机构国家认可委员会秘书处编著.2000版质量管理体系国家标准理解与实施.中国标准出版社,2001.04

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