新形势下高校图书馆文献经费的优化分配研究*

明 海，彭春红

（苏州科技学院图书馆，江苏 苏州 215011）

近年来，高校图书馆的文献收藏环境发生了三方面的显著变化：⑴经费投入的变化。在高校合并、高校评估及新馆建设等因素的硬性驱动下，许多高校馆的文献经费迅速激增，但伴随着馆藏建设的快速发展，仍存在文献经费利用率不高等问题。⑵出版环境的变化。出版发行体制的变革和数字出版产业的发展，导致出版物类型日趋繁复，出版物价格与数量、品种同步膨胀，不仅加速了高校馆馆藏结构的变化，而且也变革了原有的文献经费分配格局。⑶用户需求的变化。学科专业设置的细化和教学科研的纵深发展，促使用户需求的专深化和精确性不断提高，而高校扩招则又刺激了一般用户信息需求总量的迅速增长。

文献收藏环境的变化在馆藏建设过程中突出地表现为两对矛盾：一是文献经费的相对紧缩与出版物价格不断上涨之间的矛盾，二是文献经费的有限性与用户需求的无限性之间的矛盾。这两对矛盾不仅难以调和，而且永续存在。面对矛盾，我们不能回避，而应当积极地寻求应对措施来解决或缓和。本文拟在分析国内高校图书馆文献经费分配现状的基础上，提出了在新形势下文献经费分配的优化方略。

1 我国高校图书馆文献经费分配的现状分析

1.1 经费分配的概况

高校图书馆作为学校教学和科研的支撑机构，其经费来源主要由正常的校内年度拨款和专项建设经费构成。在复杂多变的新形势下，文献经费的分配极为复杂，其原因在于它的影响因素不仅复杂多样，而且不可预测。通常认为，文献经费分配不仅与学校性质、学科与专业设置、图书馆定位与发展、馆藏结构与布局、用户规模与层次密切相关，而且与文献载体形式、采访观念与模式、书刊平均价格等紧密关联。因此必须综合考虑各种影响因素，才能制定出科学合理的经费分配方案与模式。

文献经费分配的核心问题是方法问题。文献经费分配主要有以下几种方法：⑴历史经验法，即根据以往文献经费分配使用情况的统计数据，结合本年度学校下拨的经费情况，并考虑文献涨价因素进行估算。甚至仅根据馆内部门之间的博弈结果或领导的偏好来分配经费。有学者将这种定性描述法又分为分项法和一次性支付法。在实际工作中，绝大多数高校图书馆都采用历史经验法。⑵模型分配法，又叫公式法，它是一种定量分析方法，即通过分析各种因素，设计各种数学公式或模型，据此来计算并确立最终经费的配额。国内使用模型法分配文献经费的高校图书馆极少，通常仅用于价格昂贵的外文书刊的经费分配。⑶二者结合法，综合考虑各种影响因素，将上述两种方法结合起来分配经费。这种方法避免了单一方法的缺陷，在实际工作中的应用将越来越广泛。

文献经费分配的终极目标是将经费合理配置到各类型文献中，提高文献保障率，满足用户信息需求。目前，高校图书馆基本形成图书、报刊、电子资源三足鼎立的馆藏格局，其中印本图书仍是馆藏重点，而电子资源所占经费比例在不断增加。对于经费配置给各类型文献的比例，一般认为，印本馆藏（中外文图书、期刊等）约占文献总经费的70%-85%不等，而电子资源占文献总经费的15%-30%较为合理。

1.2 经费分配存在的问题

1.2.1 经费来源比较单一，缺乏完善的保障机制

目前高校图书馆的文献经费来源主要靠学校划块拨款机制，来源较为单一。这种机制容易受到馆内部门之间平衡等因素的限制，结果造成经费在各类型文献之间的挤占挪用，形成“砍书保刊”等的无奈局面，使得各类型文献都无法收藏完整和系统。此外，许多高校图书馆的文献经费波动幅度较大，稳定性和可靠性较差。这种局面不仅造成文献经费在总体上的长期短缺，而且极大地破坏了馆藏发展的连续性、完整性和系统性，建立科学合理的馆藏结构体系也就无从谈起。

1.2.2 经费分配相对单薄，缺乏合理的分配机制

从经费分配的决策过程来看,决策人员的构成比较简单,一般由主管馆长、文献建设部主任、采访人员构成，或是由馆务会构成，一般没有院系或学校相关部门的人员参与。这种决策模式没有将利益相关的用户吸纳到经费分配的过程中来，缺少了用户的参与和监督，无法从总体上把握用户的信息需求，很难从宏观上把握学校的发展重点，势必造成经费分配的不公正和随意性。

1.2.3 经费分配方法过于简单化，缺乏可行的分配方式

纯经验式的经费分配方式过于简单，甚至有些主观臆断，无法充分考虑用户自身的需求特性，难以适应和指导现阶段的文献建设工作。而模型（公式）法虽能以量化的方式最大程度地平衡各类文献的比例关系，但它自身也存在一些难以克服的缺点，比如一些模型（公式）只是进行简单求和，鲜有结合用户意见进行科学定量的分析。大多数模型（公式）科学性突出、理论性过强，对于经费分配决策人员来说，缺乏可操作性，实用性不强。因此这种分配方法在我国高校图书馆的运用效果一般，大多情况下仍停留在理论研究层面，并没有对实践起到应有的指导作用。

1.2.4 经费利用率较低,缺乏科学的效益评估体系

文献经费分配的最终目的是提高经费的使用效益，科学地评价与考核经费使用效益是衡量文献经费科学分配水平的重要依据。然而，当前高校图书馆对文献经费投入的绩效情况并没有做出有效的评价，导致文献经费投入的效能无法比较,效果无法科学、准确、规范地评价。没有一套科学的经费使用效益评估体系,就无法对经费分配的过程及结果作出全面的本质的解释和判断，就很难向经费分配决策者提供决策依据，最终导致每年学校下拨给图书馆的预算经费量较为模糊，不是超出图书馆正常服务所需的资金量，造成资金浪费，就是下拨的经费严重不足，影响图书馆事业的发展。

2 我国高校图书馆文献经费分配的优化方略

基于当前文献收藏环境的变化及其带来的突出矛盾，结合国内高校图书馆文献经费分配的现状，拟订文献经费分配的优化方略可以从两方面着手：一是在微观层次上加强对文献经费分配过程的调控与优化；二是在宏观层次上提高文献资源建设和利用水平。

2.1 完善文献经费管理体制

2.1.1 构建多渠道的经费来源机制

文献经费的相对不足已成为阻碍馆藏建设的重要因素，高校图书馆必须采取有效措施加大文献购置的投资力度。鉴于单一拨款机制的不足，高校图书馆应当多元化拓展文献经费投入的途径。比如，建立长效的捐赠机制，争取社会捐赠和本校师生员工捐赠，以扩大经费来源；借鉴国外经验，从科研基金中提取适当比例的经费用于馆藏建设；从重点学科建设经费、学生学费、人才培养基金中提取5%左右用于馆藏建设等等。通过多方筹措，最终建立起以学校拨款为主，其它经费投入方式为辅的经费来源机制。

2.1.2 经费分配决策队伍的“双优化”

文献经费分配工作不仅是技术性问题，更是图书馆内部的管理问题。当前文献经费的分配决策模式是封闭式的，必须对经费分配的决策队伍进行优化和调整，才能最大限度地保障文献经费使用的公正性。这里所说的优化是一种“双优化”，它包含两层含义：一是优化经费分配决策成员的群体结构，不仅要争取文献经费的投入方即学校相关部门领导（如财务处）加入决策团队，还要吸纳文献用户即各院系师生代表加盟决策队伍，这样不仅能够保证文献经费分配的透明度与公正性，还可能使图书馆获得更多的经费投入；二是优化经费分配决策人员的个体素质，特别是要切实提高文献经费的使用方即图书馆主管领导和一线采访人员的业务素质和职业道德素质，保证文献经费分配的合理化与科学性。

2.1.3 编制合理的文献经费分配方案

我国高校图书馆文献经费分配的总体特征是分配流程随意性较强，缺乏规范化指导，因此必须编制一套书面的文献经费分配方案，为文献经费分配的各个阶段提供必要的政策导向。首先，必须对影响文献经费分配的各种数据进行调查分析研究，这些数据主要包括学校年度总经费、近年来学校的教学、招生变化情况、采访部门的历史性资料等等。其次，确定合适的经费分配方式并报馆务会通过，然后由经费分配人员落实执行。最后，在综合评估当年经费分配和使用情况的基础上，对文献经费分配方案进行修正，下年微调。

2.1.4 建立科学的经费使用效益评价机制

文献经费使用效益低下已成为制约馆藏发展的瓶颈，它造成的直接后果就是馆藏结构不合理，不能最大限度地满足用户需求。可见，文献经费投入的产出效益表现在两个方面：一是物化角度上的馆藏结构，二是效用角度上的用户满意度，这两点应当成为文献经费使用效益评价的主要指标，因此，图书馆要把馆藏结构的优化调整和用户满意度最大化当作重点任务来抓，加强这两个方面的调查研究工作。有人认为文献经费效益应由文献在使用过程中所产生的效率、效果和收益来体现，并提出将外借成本、阅览成本、效率系数、完备率、满足率、收益率作为评价中文图书购置经费效益的主要指标。文献经费使用效益评价是一个复杂棘手的问题，为了提升文献经费分配水平，提高文献经费使用效率和效益，高校图书馆必须树立以绩效为导向的投入产出理念，建立起科学的经费使用效益评价机制。

2.2 优化文献资源建设策略

2.2.1 制定馆藏发展政策

馆藏发展政策是以书面的形式系统规范图书馆馆藏建设的指导性文件，是科学规划藏书发展,合理分配文献经费的基本依据。自90年代中期起，我国图书馆界就对馆藏发展政策进行了比较系统的研究，但迄今为止，多数高校馆只有文献采访条例，尚难见到成文的馆藏发展政策文件或规范指南，这说明在我国图书馆界仍未开展实质性的制定和实施馆藏发展政策的实践活动。这种状况不利于从整体上对馆藏建设进行科学指导，必须制定一个统一的发展政策协调各种载体、语种与类型文献的建设。

馆藏发展政策的核心内容是确定文献收藏的范围、级别、载体形式及其比例关系，而各种文献的比例关系又是检验馆藏建设质量高低、经费分配是否合理的客观标准，所以在完善馆藏发展政策时必须妥善处理好各载体文献、各学科文献、各语种文献以及书刊之间的比例关系。在制定馆藏发展政策时，图书馆还要充分考虑学校的办学方向、学科特点等因素，围绕这些因素构建文献保障体系。这些均要求高校图书馆要牢固树立效益观念，讲求投入产出比，防止在馆藏建设中出现两种错误倾向：一是兼收并蓄、贪“大”求“全”；二是粗选滥采、浪费资金。

2.2.2 变革文献采访模式

建立有效的采访模式，是文献资源建设的关键。传统文献采访模式存在采购渠道单一、资源揭示不深、采访体制老化等问题。要改变这些现象，必须正确认识科学发展的多元性，建立采购招标主导下的多元化采访模式。采购招标方式使图书馆在书商竞争中获得更优惠的文献供应价格，提高了文献经费的使用效益，同时也规范了文献采购行为，增强了文献经费使用的透明度，在一定程度上抑制了贪腐行为的发生。

多元化采访模式首先要建立起团队选书制度，即建立一支以学科（采访）馆员为主，以专家、教师、学生为辅的选书团队，在这个团队中，学科（采访）馆员承担着平衡采购计划和经费比例的责任，其他人员则对文献信息进行圈选和荐购。团队选书制度增加了文献用户的比重，避免了采访工作的随意性，相应地节约了文献购置经费。多元化采访模式其次要拓宽采访渠道，变单一的采访渠道为多元化的采访渠道，即图书馆除了实行预定和现场选购的方式外，还可以采取网上订购、纲目采购、集团采购等多渠道和多方式。

2.2.3 优化文献资源配置

文献资源的优化配置，直接关系到馆藏质量和服务水平。目前，许多高校图书馆在文献资源配置方面存在诸多问题。如追求数量、忽视质量；忽略用户需求、资源建设重复；宣传引导不力、资源利用率低等等。要改变这种现状，必须充分利用有限的文献经费，合理配置符合本校学科专业需要，满足用户需求的文献资源，最大限度地发挥文献资源的整体效益。

首先，要优化调整实体馆藏。不仅要优化实体馆藏结构，合理安排印本型馆藏之间、印本型馆藏和实体数字馆藏（缩微、视听资料等）之间的比例关系，还应大力加强特色馆藏建设，为本校专题咨询服务提供资源支撑。其次，要加快建设虚拟馆藏。不仅要选择合适的购买方式引进网络数据库的所有权、使用权或服务，如通过集团购买引进大型数据库可节省大量文献经费，而且还要重组网上免费资源，如将开放存取（Open Access,OA）资源纳入文献保障体系，既丰富了馆藏资源，又节约了文献经费。最后，应积极推进合作馆藏。面对全新的信息环境，各高校图书馆之间必须实行分工与协作，进行协调采购，加强馆际互借与文献传递，以有限的文献经费建立区域性或全国性的文献资源保障体系。

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