高校图书馆采编业务外包模式研究

郭晓兰

（佳木斯大学图书馆，黑龙江佳木斯154007）

图书馆采编业务外包，作为一种新型的图书馆经营管理模式，对于提高图书馆的服务效率、增强图书馆的整体竞争能力、降低图书馆的运作成本、促进采编业务工作标准化进程、加快图书馆的重心转移，以及发挥图书馆的竞争优势等具有重要的作用。随着我国高校图书馆自动化和网络技术的飞速发展，联机编目和编目工作标准化、规范化的推进，以及图书流通市场和书商服务的日趋成熟，采编业务外包越来越为我国图书馆界所广泛运用，必将成为图书馆管理模式的发展趋势。

1 图书馆采编业务外包的内涵

所谓业务外包(Outsourcing)，是一种创新的经营管理模式。它源于国外工业企业管理中的一种经营管理方法。其基本含义是将原本由企业自己完成的业务外包给外部的承包商或供应商来完成。具体而言，业务外包是指企业整合利用其外部最优秀的专业化资源，来达到降低成本、提高效率、充分发挥自身核心竞争力和增强企业对环境的迅速应变能力的一种管理模式。

图书馆业务外包（Library Outsourcing），是图书馆参照工业企业外包模式提出的一种新型管理模式，是指图书馆利用外部的专业化资源，将一些非核心的、次要的或辅助性的业务，以合约的方式委托给外部服务机构办理，以克服内部人员不足，降低运作成本，强化核心服务，提高图书馆服务水平。这是图书馆事业改革的发展趋势，体现了图书馆现代化经营战略和管理理念，也体现了图书馆从传统向现代转型的必然发展趋势。图书馆业务外包主要有以下几种形式：采访外包、图书加工外包、编目外包、回溯建库外包、报刊装订外包、流通上架外包、计算机硬件维护外包、现代技术外包、物业管理外包等等，其中采编业务外包是目前图书馆应用最广泛、成效较显著的一种。

图书馆采编业务外包（Library Outsourcing Acquisition and Cataloging），是指图书馆和图书供应商之间，借助现代化的网络技术，通过网上数据传输，异地(或到本馆)帮助图书馆完成其图书分类、图书编目、图书加工等任务的一项业务活动。它既是当前社会发展的趋势，也是高校图书馆自身发展的客观需要，不仅能最大限度地节省高校图书馆的人力、物力、财力资源，而且能从根本上解决高校图书馆新书利用滞后等问题。

2 图书馆采编业务外包的产生与发展

图书馆业务外包是源于企业的一种经营管理模式。20世纪60年代，美国图书馆界相继建立起联机书目公共事业中心，尤其是“俄亥俄高校图书馆中心（OCLC）”协作网，引进了今天被世界各地图书馆广泛使用的在线图书馆编目公共系统。它不仅提供书目数据，实现资源共享，也对外承接外包服务，成为世界各地图书馆编目外包的服务商。迄今为止，图书馆业务外包在美国已取得初步成功，并在图书馆界有一定影响。目前日本、欧洲等一些发达国家的图书馆业务外包也已经普遍存在，而且外包的业务十分广泛。

20世纪90年代图书馆业务外包被引入我国，这方面的研究和实践与国外相比有一定的差距，尝试的范围有限。但近两年来研究开始升温，在理论与实践方面也取得了一定的成就。国内图书馆在物业管理、期刊装订等非核心业务领域首先进行了外包尝试。1998年，随着全国图书馆联合编目中心和全国高等教育文献保障体系（CALIS）的成立，我国采编业务社会化的程度不断提高。目前，书商直供服务成为我国图书馆图书采编业务社会化的主要表现形式。2006年3月23日，在中国人民大学图书馆召开的北京地区高校图书馆编目研究会理事会议上，“图书馆采编工作的社会化——即采编业务外包研究”已经被正式提出，成为当前图书馆，特别是采编部门面临的非常重要的问题之一。

国外图书馆20多年的成功经验充分证明，适度的采编业务外包是图书馆节省人力、物力、财力，提高工作效率和服务质量的有效途径。现阶段我国高校图书馆已经有大部分图书馆与书商尝试了这种崭新的合作模式，采编业务外包将会得到越来越广泛的应用。

3 我国高校图书馆采编业务外包的成因

3.1 高等教育事业的发展

20世纪90年代末，随着我国高等教育的快速发展，国家对高等教育进行改革，各高校纷纷合并重组，规模不断扩大，招生数量成倍增加，为了解决图书数量不足的问题，各高校均投入大量经费，突击购买图书。同时，教育部五年一次的“普通高等学校本科教学工作水平评估”的实施，使高校图书馆事业迈上了一个新台阶。评估方案中突出、加大办馆条件在评估中的权重。很多尚未达标的图书馆纷纷加大经费投入，因此造成了工作量激增，图书馆专业工作人员短缺，新书加工滞后，不能及时上架流通，影响读者利用的局面，使得高校图书馆开始寻求采编业务外包。

3.2 编目工作标准化、规范化的发展

网络技术的迅猛发展，从根本上改变了图书馆的工作模式。传统的编目方式逐步向合作编目、在版编目、联机编目方向发展。特别是全国图书馆联合编目中心和高等教育文献保障系统（CALIS）的联合目录数据库这两个全国性的共享平台的运行，为各高校图书馆全面开展资源共享和文献信息服务提供了先进的应用平台。

3.3 自动化和网络技术的发展

图书馆自动化系统的使用为交换编目数据提供了技术支持。网络技术的发展使在线订购成为趋势，也为外包服务商与图书馆员交流提供了便利的平台。由于图书馆自动化管理软件的功能不断完善，计算机智能化的程度不断提高，计算机著录越来越简单化，集中采编已经成为现实。同时，计算机标引工作也获得长足发展，有可能部分代替人工标引。图书馆已越来越多地使用全国图书馆联合编目中心和高等教育文献保障系统（CALIS）的联合目录数据，采用这些下载数据，只需要简单的编修工作，无论在处理时间上，还是在单位编目成本上都能获得较佳的效益。因此下载数据在编目工作中占很大比重，只有在无下载数据时才进行原始编目。

3.4 图书流通市场的发展和书商的成熟

目前，我国图书市场的全面开放打破了由新华书店一家垄断的局面，各种图书经销商大胆创新，不只是简单的买卖图书，而是借助于现代化的技术手段，将图书配送和图书加工有机结合起来，提供增值服务以获取市场空间。这种做法受到了相当多的图书馆客户尤其是高校图书馆的欢迎。

3.5 书商和出版社竞争的加剧

随着市场经济的飞速发展和社会化、专业化分工的不断深入，书商和出版社也迅速从订单式图书提供者转变成外包服务商和激烈的竞争者，促使各书商不断创新，大大提高了为图书馆提供技术服务的能力，从简单的手工加工业务到复杂的技术服务业务，为高校图书馆采编业务外包的实现提供了可靠保证。

4 高校图书馆采编业务外包模式

4.1 按加工地点划分

按加工地点划分，采编业务外包可分为“到馆加工模式”和“外送加工模式”两种。

4.1.1 到馆加工模式

到馆加工模式，即由外包服务商派出专业技术人员到图书馆对图书进行分类、编目、数据录入等工作。图书加工所需的设备及材料都是由图书馆提供，如计算机、书标、条形码、防盗磁条等。外包服务商只负责按图书馆的要求对图书进行分类、编目、数据录入等，并按图书馆的要求加盖馆藏章，打印并粘贴好条形码、磁条、书标、保护膜等，直到上架完毕。这种外包模式其实质是图书馆利用了外包服务商的人力资源。

到馆加工模式的优势：一是与外包服务商沟通便利，发现错误可随时修正；二是直接在本地操作，可以与本馆的自动化系统数据库相连，不需要经过数据的导入导出等繁杂过程，减少了很多在传输过程中出现的错误。同时便于与本馆数据进行查重，按图书馆要求分配条形码号和排架号等，发现同书异号、异书同号等问题方便修改；三是图书馆易于掌握和控制外包工作进展，例如对于读者急需借阅的图书可以优先进行著录加工以尽快投入流通使用；四是可以避免书商掺杂质量低劣图书和随便增加复本等问题的出现。

到馆加工模式的弊端：一是需要图书馆投入一定的人力、物力、设备及场地等，往往有的图书馆因受场地或设备的限制无法采用这种模式；二是大多数图书馆自动化管理软件都有用户数的限制，如ILASII2.0系统，每增加一个用户数都需要一笔资金的投入，一般图书馆会根据需要购买适当的用户数，如果外包服务商一次派来多个编目著录人员，就会造成自动化系统的操作员拥挤现象，甚至影响图书馆其它业务的正常开展；三是增加了管理工作的负担。到馆加工虽然是书商派人，但因涉及到共用设备、场地等，图书馆工作人员必然要参与其中的部分管理工作，因此，在某种程度上增加了图书馆的管理难度；四是如果外包服务商与图书馆不在同一地区，地理位置相距较远时，这种合作方式可能会增加外包成本，所以多数外包服务商采取本地临时雇用加工人员的方式，这种临时雇用的做法很难保证编目数据和图书加工质量。

4.1.2 外送加工模式

外送加工模式，或称“加工后到馆”模式，即图书馆将图书资料送到外包服务商的经营加工场所进行加工，或通过书商采购图书，并由书商直接进行加工，然后再发到图书馆验收上架的一种服务外包模式。图书加工所需的设备及辅助材料由外包商提供，并按图书馆的要求进行加工。

图书外送加工模式的优势：一是可以节省图书馆的人力、物力、空间及设施。基本上解决了高校图书馆新书积压、滞后的现象，最大限度地缩短了加工周期，满足了师生对新书的需求；二是充分利用社会资金，降低图书馆的运作成本；三是弥补了图书馆采编人员的不足；四是有效缓解了分编著录工作压力，提高了工作效率，提高了新书利用率。

如果图书馆是首次建立自己的书目数据库，在自己的硬件、软件等方面条件不很成熟的情况下，也不涉及与原有馆藏查重等问题，可以首选这种加工模式。另外，在图书馆的数据库已具有一定规模，图书馆采编人员少，新书购量又很大的情况下，也可以采用这种模式。采用图书外送加工模式，图书供应商根据图书馆划定的范围经过选书、分类编目、录入数据、加盖馆藏章、贴磁条、条形码、书标、保护膜等组织加工后送到图书馆，经图书馆验收无误后上架，供读者借阅、浏览。书商在短期内完成大量的图书加工服务，使图书馆短期内即可迅速进入正常业务运转。

图书外送加工模式的弊端：这种“图书加工后到馆”业务外包模式在质量和工作进度上难以由图书馆控制，数据传输和转换比较麻烦，容易出错。图书馆在已有一定图书规模的基础上如果选择这种编目业务外包模式，就需要加强管理和控制。首先必须与外包服务商签订约束力强的合同，明确规定外包质量（包括图书质量、数据质量和加工质量），严格送货时间，做好违反合同的惩罚规定；其次要确认外包服务商加工的数据能够完整地转换到本馆数据库中，无论是馆藏数据还是书目MARC数据都必须能实现与本地数据库的无缝融合；第三，必须要与图书馆已有的馆藏数据认真进行查重，严格控制复本数，严格控制索书号的分配，以便于图书的排架和流通阅览；最后还要保证能及时与外包服务商进行沟通。一般情况下，“图书外送加工模式”中的外包服务商大多是与图书馆图书采购的合作书商。

4.2 按加工深度划分

按加工深度划分，图书馆采编业务外包可分为“完全外包”和“部分外包”两种。

完全外包是指从选书、编目、建立数据库、图书加工到图书上架等整个流程全部由外包服务商完成，其中包括数据处理过程如分类、标引、编目、著录、条形码验收等。手工处理过程如加防盗磁条、盖馆藏章、贴条形码、书标和保护膜等。完全外包是图书馆事业发展的趋势，但目前在各方面条件还不成熟的情况下不适合选择。

部分外包是指把图书加工环节中的一部分工作，尤其是非核心业务工作（主要包括盖馆藏章、贴条形码、磁条、书标、保护膜等）交由外包服务商来完成，图书馆根据本馆实力和工作需要只完成其中的核心业务工作（主要包括分类、标引、录入数据、验收等）。随着外包服务商服务能力的提高，外包环境的日趋成熟，采编业务交由外包服务商完成的项目在逐步增加，采编业务完全外包将很快实现。

当下，不同规模、不同类型的图书馆在决定进行采访、编目加工业务外包时需要根据所处的发展阶段和发展策略，选择合适的外包模式和外包方法，确定进行外包的范围和深度。就目前而言，笔者认为，已有一定规模数据库的图书馆比较适合选择“部分外包”，只是需要与外包服务商签订比较详细的、具有一定法律效应的合同，以尽量减少合作过程中出现的问题。

5 图书馆采编业务外包策略

5.1 选择合适的外包服务商

外包服务商是外包业务的主要完成者，外包服务商的装备水平、服务质量、技术状况和市场信誉等决定了其外包业务的执行水平和服务质量。因此，外包服务商选择的好坏直接关系到外包业务的成功与否。在选择外包服务商时，应主要考虑以下几方面因素：一是外包服务商的财务状况。二是外包服务商的技术力量。三是外包服务商的人力资源情况。四是外包服务商的信誉和服务质量。五是外包服务商的工作效率。六是外包服务商对承包业务的熟悉程度。七是价格因素等等。

5.2 建立良好的沟通机制

图书馆与外包服务商是相互合作、互惠互利的关系，双方应该经常沟通。沟通是合作双方交流思想、互通信息、统一认识的过程。合作双方只有建立起良好的沟通机制，才能增进相互的了解和信任，使外包业务能够顺利进行，从而达到预期目的。

5.3 科学制定合同，明确双方权利和义务

在外包合同中，要对具体的承包内容做出详细的规定，如制定出工作目标、合作范围、运作方式、编目人员要求、书目数据质量及完成期限、责任划分、违约责任等等。合同应具有可操作性，有利于解决合同履行过程中出现的新情况、新问题。在合作过程中增强风险意识，利用完善的合同来保护图书馆自身的权益。

5.4 对外包服务商进行实时管理与监督

在采编业务的外包过程中，无论是到馆操作还是异地操作，图书馆都需要配备审核人员进行适时抽查和监督，发现问题及时与外包商协调和沟通，使外包服务商能够顺利开展工作，并取得较好效果。在加强监督工作时，可以采取多种方式。

5.4.1 事前监督。主要是指图书馆在确定外包服务商之后，在外包服务商实际开展各项业务之前进行监督。监督的内容包括：合同的签订，合作双方各种条件的准备情况，各种手续是否办理齐全；双方对合作的态度等等。监督的主要目的是防患于未然，为更好地开展各项业务奠定基础。

5.4.2 事中监督。主要是图书馆在外包服务商实际开展承包业务过程中的监督。这种监督是全面性的，涉及到外包业务的所有方面。监督的主要目的是督促各方面准确、及时地贯彻落实合同规定的内容，及时发现问题，采取相应措施进行纠正，以保证更好地完成各项业务。

5.4.3 事后监督。是指双方的合作结束之后所进行的监督。这种监督的主要目的是总结经验，对出现的问题进行补救。

综上所述，虽然图书馆采编业务外包模式目前还存在一些亟待解决的问题，但它体现了在知识经济时代传统图书馆向现代化图书馆转型过程中图书馆职能社会化的必然发展趋势。随着图书馆现代化、网络化程度的提高，虚拟馆藏比例的上升及联机编目的普及，图书馆内从事采编的人员将逐步减少，从事读者服务人员，尤其是从事参考咨询服务和信息服务人员将成为图书馆的核心力量，图书馆的整个组织机构、工作流程、人力资源应用等都应重新审视，在图书馆未来的管理中，科学、实用的采编业务外包模式将有更大的发展空间。只有大胆实践，不断总结经验，才能探索出一条符合我国国情的高校图书馆采编业务外包之路。

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