论企业情报渠道的建立

广东工业大学华立学院图书馆

〔广东省广州市 450001〕

齐铁臣*

一、企业情报渠道

随着市场竞争的进一步加剧,对企业来说培养自己的核心竞争力显得越来越重要。在一个逐渐成熟的市场里,所有企业都处于相同的经济环境里,核心竞争力的竞争体现在对资金、原材料、人才、技术、市场等资源的争夺上,而这些资源又是企业能够持续经营的根本。在争夺资源的过程中,情报越来越引起广大企业家的重视。据报道,世界500强企业都有自己的情报机构[1]。但是,在国内对情报工作比较重视的企业却比较少,无论在情报搜集、情报加工、情报管理,还是在情报应用上,都与国外企业存在着很大的差距。因此,在经济全球化趋势日益明显、国际市场竞争异常激烈的情况下,要想保持企业自身强有力的核心竞争力,我国企业必须加强对情报工作的重视,而建立稳定、可靠的企业情报渠道是所有情报工作的基础。

二、企业情报渠道的特点

企业情报渠道和政治情报渠道、军事情报渠道有一定的相同之处,比如不易获得、情报时效性强等,同时它也有自己独有的特点。

(一)多种媒介交流并存

由于企业的发展阶段、地理位置、所属行业、所属经济环境等具体因素的不同,各个企业都会采用比较适合自己的情报渠道。在经济比较发达的地区,咨询公司会成为企业的良好情报渠道;而在经济落后地区,政府相关部门就会成为当地企业的情报渠道。同时,根据自身的条件,各个企业也会采用不同的交流媒介。大型企业通常会有比较固定、正规的情报渠道,中小企业却采用松散、非正式的合作方式。在企业内部,不同级别、不同部门也会采用不同的情报交流形式。生产部门用的比较多的是上下级之间口头的情报交流,研发部门则比较多地直接面对专业资料机构,采用网络、电话、传真、样本等交流形式。

(二)内外并用,综合运用[2]

企业在实际操作中往往是同时应用多个情报渠道,集中各方面资源为我所用。在高度重视企业外部情报资源的同时,企业也必须注重内部情报资源的开发。往往一个来自企业高层正确而及时的决策是综合外部各方面情报资源,在企业内部实际情况的基础上,经过多方面论证得出来的。

(三)对情报人员素质要求较高

情报是对信息的高度提炼,是集中化了的知识,因此企业情报从业人员必须拥有全面的个人素质和完善的知识结构。对于同一条情报,不同的人对它考虑的出发点不同,得出的结论也不一样,直接影响着决策质量。从这一点讲,企业情报人员必须是接受过高等教育、拥有完善的知识结构。同时,考虑到企业情报的不易获得性,情报人员也必须拥有比较高的“情商”,能够很快适应各种突然的场合,能够和各种人士打交道。另外,要想成为一名优秀的情报人员,还必须具备一定的战略眼光和管理经验。总之,必须是技能全面的高素质人才,才能帮助企业建立可靠的情报渠道。

(四)企业情报渠道并不神秘

提到情报,人们立刻联想到的是军事情报、“间谍”等概念,这一类情报渠道是秘密的,通过一般手段是不可能获得的,也是一般人不能做到的。但是,企业情报并非如此,企业情报绝大部分是通过公开途径、利用合法手段获得的。美国海军高级情报分析员艾利斯·扎卡利亚曾经指出:“情报的95%来自公开资料,仅1%来自机密资料。”[3]军事类的情报尚且如此,那么企业情报的获得更是来自于公开渠道。只是这个情报渠道的建立是一个长期的过程,必须有专门的人员来努力开发、长期维护。

三、建立企业情报渠道必须遵循的原则

考虑到企业情报对企业经营决策的重大意义,也是由于建立企业情报渠道需要很大的经济投入,因此企业建立情报渠道要做好规划,从长远考虑,使情报渠道能够适合企业可持续发展的需要。简单说来,企业建立情报渠道应该遵循以下几条原则。

(一)连续性

建立企业情报渠道需要动用大量企业资源,也需要各个部门相互配合,有时候也需要借助外部力量的支持与合作。因此,企业要想拥有自己稳定而且可靠的情报渠道,就必须提前准备,做好长期经营的规划。情报资源具有很大的特殊性,不同于其他资源。合作伙伴在交换情报时会反复考虑所交换情报的价值和用途,给对方带来什么收益,是否能对自己构成威胁。由于这种心态的存在,企业之间情报渠道的建立受到了阻碍。只有相互之间表达出在情报工作合作的诚意才能有所进展。因此,建立企业情报渠道需要企业连续不断地投入和持续经营。

(二)价值性

企业情报最根本的作用是能够为企业管理人员提供决策依据,以提高企业决策的质量。现在的市场上充斥着各种各样的信息,要想在浩如烟海的信息海洋中找到对企业有用的情报,并非一件易事。所以,企业在开始建立情报渠道时必须反复判断这条准渠道目前和将来的价值——它能否可以给企业提供可靠的情报资源。一条可靠而稳定的情报渠道,能够使企业走上快速发展的道路,甚至使企业起死回生;否则,一条没有利用价值或者价值不大的渠道,不仅会浪费掉企业大量的资源投入,而且会误导管理者做出错误的决策,结果使企业遭受了巨大地损失。

(三)准确性

企业情报的价值体现在它的准确性上,只有准确而且客观的情报才能为企业管理者带来决策帮助。能否提供准确的情报是衡量一条情报渠道有无价值的重要标准。尤其在涉及到一些内容需要定量描述的情报时,准确就是企业情报的灵魂。一些内容需要定性描述的情报,也必须要求详细、全面。在建立企业情报渠道时,该渠道能否提供准确的情报,是企业情报工作人员必须遵循的一条重要原则。

(四)适用性

无论是在企业外部还是在内部,各种信息良莠不齐,让情报人员很是头疼。尤其信息提炼而来的情报,虽然在数量上很大,但是质量就不能全部保证了。企业没有必要收集到所有的情报,只需要获得自己所需要的、能够帮助决策的情报就可以了。因此,企业在建立情报渠道时,一定要从企业实际情况出发,因地制宜、因时制宜,建立适合自己需要的情报渠道。

(五)目标性

由于建立企业情报是一个长期、系统的工程,对企业有着非比寻常的意义,一旦失败,难以重新开始,再加上资金、人员等各方面资源的投入,这项工程不能允许失败。所以,在开始之前,做好科学的规划,明确该项情报工作的目标是很重要的。一个明确而实际的目标,不仅可以引导情报工作人员朝正确的方向努力工作,同时也为所有情报相关工作人员提供了一个美好的愿景,也就形成了积极向上的工作氛围。

(六)经济性

任何一个项目都要控制成本,建立企业情报渠道也不例外。因为,建立情报渠道是一项高投入的活动。比如,想要得到一些非公开的情报,必须通过非正式渠道才能成功,这个时候不仅要达到目的,情报人员还要努力控制相关活动的费用。在项目开始前的项目规划中,可通过财务预算尽量准确地控制相关的费用。一旦控制了成本,也就体现出有利于企业情报渠道的巨大收益。

四、企业情报渠道的几种常见形式

企业要建立自己的情报渠道,必须要有一定的基础,通常是较大型企业才有这样的条件。首先,企业的信息化工作必须达到一定的水平,能够利用先进的信息技术来开发利用各种信息资源。其次,必须有相关的情报工作人员。除了设置 CIO这样一个职位以外,必须有情报专员来专门负责企业情报工作,建立自己的情报数据库。还要给予情报部门充足的资源和足够的条件,来建立一个以企业情报部门为中心的良好的公共关系网络。

(一)建立内部情报通道

建立企业内部情报通道主要是针对企业内部情报而做出的对策。企业内部的情报工作是企业情报工作最主要的部分,只有在完全掌握内部情报的基础上,外部情报才能发挥作用。一个企业,不论大小都有固定的几个部门组成,各个部门之间、上下级之间的信息流通必须保持通畅,否则就会影响企业的正常运转。尤其在发生重大危机的时候,如果相关负责人不能及时掌握详细的实际情况,不能及时做出对策,后果将难以想象。企业内部的情报主要包括以下几种:经营管理情报、生产技术情报、产品情报、销售情报、人力资源情报等。这些日常情报虽然很琐碎,但是能够从中总结出对管理者有用的情报来。比如,连续几周某区域销售业绩下滑,是不是该区域出现了新的竞争对手;某一型号产品多次出现质量问题,到底是什么原因造成的。要想了解企业全部内部情报,必须建立一套完善的情报传递制度,使得“上情下达,下情上达”[4]。这套制度包括:某一个部门出现了问题应该找哪个领导解决,最终由谁可以做出决策;在紧急情况下,哪个级别的领导可以临时决定;等等内容。另外,在平行部门之间有什么问题或者突然情况也必须相互说明、相互之间信息资源必须共享,保持情报网状的传输渠道。

(二)借用“外脑”,拥有稳定的顾问合作伙伴

最近十几年,咨询业在我国蓬勃发展起来,尤其是在经济比较发达的东南沿海地区。咨询公司和咨询从业人员主要的服务对象是企业。当企业面临一些难以解决的问题时,咨询公司会利用自己优秀的人力资本和经验优势,针对企业的实际情况,双方共同制定出解决方案。在长期经验积累的基础上,一些咨询公司的实力迅速得到了提升,集中了一大批在各个领域都造诣颇高的专家。这些专家经验丰富,理论功底深厚,知识结构完善,同时也熟知各个行业的基本情况和发展趋势。在和企业的相互交流中,这些咨询公司和咨询从业人员当之无愧地成为了广大企业的“外脑”。因此,企业可以和适合自己的咨询公司保持恰当的合作关系,当自己有哪一方面的情报需求时,求助于咨询公司是一个很好的渠道。企业也可以把本行业或者本地区的知名专家、学者聘任为自己的长期顾问,这样“外脑”就更加熟悉企业的实际情况,甚至可以当作“内脑”使用。“外脑”还包括一些科技情报机构。这些机构可以提供某一领域以往绝大部分历史资料和最新的情报,而且非常全面、权威。如果企业需要这些文献资料的话,可以利用这条正式情报渠道。

(三)政府相关部门

随着我国“以经济建设为中心”政策的引导,地方政府都非常重视当地的经济发展,当地企业的发展都受到了当地政府的关注和支持。同时政府相关部门也千方百计地为企业提供各种服务,创造企业发展的条件。在当地政府的支持下,一些商品展销会、技术交流大会、商品博览会、商品交易会层出不穷,为广大企业提供了采购、寻找客户、引进技术的丰富情报。如果企业能够和政府相关部门保持沟通,经常参与国内甚至国外的此类活动,这方面的情报必然会使企业受益颇多。同时,和政府相关部门保持良好地沟通,甚至可以提前知晓某一政策的颁布(毕竟有些情报是通过良好的人际关系获得的),可以让企业有提前准备的时间。当然,企业建立政府情报渠道必须遵守法律,不能违背“游戏规则”。

(四)善于利用行业协会的资源

我国国内市场存在着各个领域的行业组织。同一行业的多个企业为了寻找自己各自的发展空间,避免相互恶性竞争,就相互妥协组成了行业协会(当然也可能是在政府的倡议和要求下形成的)。行业协会汇聚了各个企业的相关资料,要想了解某个企业的基本资料,行业协会是一个很好的途径。对自己主要竞争对手和供应商的持续关注,也可以让企业能够在第一时间内预测到将要发生的事情。企业和竞争对手之间不仅是竞争的关系,还有合作的关系。相互之间可能会共享部分信息资源,防范共同的“敌人”(潜在竞争者),这种合作的意愿使得企业会选择同行、竞争对手这条情报渠道。

(五)客户、消费者

顾客不仅是上帝,顾客也是企业的情报来源之一。对于企业来说,自己所提供的产品、服务和工程最终要由消费者和客户来检验,客户和消费者在企业面前是最有发言权的。有时他们的一言半语就能够让企业的产品水平和服务质量有很大地提高。有的企业任用大量的促销员,不仅是为了提升销售业绩,也是为了得到消费者的反馈信息;让客户留下批评和建议,是为了让企业有更进一步地提高。企业的客户服务部门,就是利用客户和消费者来取得相关情报的一个渠道。

五、结 束 语

企业情报渠道的建立是一个复杂而长期的过程,它不仅需要企业有持续的投入,同时也要求情报人员具备比较高的综合素质。它要求企业根据自己的实际情况来建立自己的情报渠道,也要求情报从业人员能够随机应变地应用多种方(下转第53页)式来获得自己所需要的情报。因此,企业情报渠道的建立需要情报从业人员在实际操作中继续摸索和在理论上不断创新。

[1]吴祚哲.长三角开始培养“企业情报”人员 [J].中国改革报,2007-06-05(1).

[2]苏敬勤 ,蔡洁.企业情报交流中的组织障碍 [J].情报学刊,1992,(1):70～72.

[3]廖剑岚.论企业的情报搜集[J].情报杂志,2001,20(6):45～46.

[4]马费成.现代企业信息开发利用策略 [M].武汉:武汉大学出版社,1987:204～217.