论海洋名人档案管理

张明和，侯秀生

（中国海洋档案馆，天津 300453）

论海洋名人档案管理

张明和，侯秀生

（中国海洋档案馆，天津 300453）

概述了中国海洋名人档案的管理现状，指出了实施海洋名人档案抢救性管理的重要性和为海洋名人示范建档的迫切性，讨论了海洋名人档案的概念，海洋名人档案征集的内容、范围、方法与步骤，并对海洋名人档案的开发利用和建立海洋名人全宗群提出了建议。

海洋名人；名人档案；档案文化；管理对策

Abstract：This paper summarized the management status of oceanic celebrity archives in our country,which indicated that the importance of saving oceanic celebrity archives and imminence of record oceanic celebrities.Concept of oceanic celebrity archives and content,coverage,method and steps of collection of oceanic celebrity archives were also discussed.The author also presented suggestions to archives utilization and constitute of oceanic celebrity dossiers.

Keywords：oceanic celebrity；celebrity archives；archive culture；management strategy

作者在《浅谈海洋名人档案文化建设》（刊于《海洋开发与管理》第26卷第10期）一文中曾建议，开展海洋名人界定标准和海洋名人档案管理的研究。关于海洋名人界定标准研究已在《试论海洋名人的界定标准和涵盖范围——二谈海洋名人档案文化建设》（刊于《海洋开发与管理》第27卷第7期）一文中进行了论述，本文将就海洋名人档案管理研究谈些看法。

1 海洋名人档案管理现状

据检索，南京大学自1984年1月开始建立“名人全宗”（即真实记录和反映“名人”在社会活动中形成的档案整体）在档案界引起共鸣以来，在我国海洋领域里，海洋名人档案的建立与管理问题尚未引起足够的重视，只是近十年来开始有所关注。1999年4月，江苏省档案馆决定将严恺院士的档案资料征集进馆[1]。严恺院士是1963年建议成立国家海洋局的 29名发起专家之一。中国海洋大学档案馆现已征集了该校两院院士的论著和获奖证书等个人业绩材料，其中包括文圣常、管华诗院士的科研成果档案；广东海洋大学档案馆 2007年专门设立了人物类档案；2008年10月中国海洋档案馆接受了刘好治先生夫人李勤芳女士捐赠的刘好治先生的遗物，此前，该馆还于2003年和2005年先后将海洋学家刘恩兰生前个人收藏的图书资料和海洋科普专家王世汉生前收集和自制的科普资料卡片征集进馆。

总体上看，海洋名人档案建设与管理尚处于起步阶段。仅就1963年建议成立国家海洋局的29名专家而言，他们都是新中国海洋与气象事业的先驱者，各有关单位除了他们的工作成果有所收藏外，对这些名人的其它档案材料收藏甚少。遗憾的是有些海洋名人已经过世，遗存的档案材料更为珍稀，且因条件所限，大多不能科学保管；即便健在的海洋名人中，有些因乔迁、暮年、淡居之故，所藏个人之物亦难妥善保管。因此，在近阶段，尤需实施海洋名人档案的抢救性管理，尽快建立海洋名人档案示范性典型，以点带面，逐步推广，以适应海洋文化建设的新发展。

2 海洋名人档案的征集

2.1 海洋名人档案概念

《中华人民共和国档案法》第一章第二条规定，个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录均属档案之列，这是建立名人档案的法律依据。《中国大百科全书》对名人档案的定义为：“国际或国内著名的人物在其个人、家庭和社会活动中直接形成的历史记录。”笔者认为：海洋名人档案是指社会各界的代表性或著名人物在从事海洋管理、海洋经济、海洋科学技术、海洋军事和海洋文化等活动中形成的对国家和社会具有保存价值的各种形式的历史记录。

2.2 海洋名人档案材料征集的内容和范围

对于海洋名人，只要是能够真实反映其特点、成绩、成就及其成长过程的文件、资料、实物等档案材料都应收集，且征集的内容主要是正面的[2]。具体内容和范围一般为：①生平材料：包括名人自传、履历表以及出生证、身份证、学生证、工作证、任免文书、聘书，名人家谱、族谱等社会材料以及嫡派子孙、亲属、社会关系和所在工作单位提供、撰写的反映或影响名人生活、工作及社会环境的补充性材料；②活动材料：包括名人参加各种活动的邀请书、证件、照片、声像资料、出席会议的报告、典型材料，以及史书记录等；③成就材料：包括科研成果、发明专利、著作、论文、讲义、讲稿、艺术作品等；④荣誉材料：包括各种荣誉证书、证章、奖品、奖状等；⑤手迹材料：包括各种手稿、日记、笔记、信函等；⑥评价材料：对名人进行宣传，具评价性、认定性的各种材料，包括他人为其写的研究文章、纪念文章、传记、回忆录、报告文学、事迹材料，追悼文章和悼词等；⑦声像材料：反映名人活动的录音、录像材料和照片等；⑧实物材料：指名人使用过的对国家或社会有保存价值的重要物品等。

在名人档案材料征集过程中，实际操作上不必过于拘泥这些范围，应因人、因时、因地而具个性化地开展征集工作。但万变不离其宗，这个“宗”旨在体现海洋名人的精神风范、道德情操和创新思想。因此，凡是能够真实反映海洋名人的先进思想、精神风貌的材料应为征集重点。但如果是精神遗产，即使已超出上述范围，也应适度收集，如名人收藏的书籍等。这一点，在刘恩兰先生个人收藏的图书中得到有力证明。因为在刘恩兰先生收藏的图书中，不仅有刘恩兰先生的签名，还有她研读的岁月留痕和批注，使后人从另一个侧面看到了一位海洋学家的奋斗足迹、博学广闻和学以致用的历史。特别是对于现代海洋名人，其生平材料多在人事档案中，成果材料多在科研档案中，活动材料多在机关档案中，而反映海洋名人的生活和主观精神世界的材料，则在名人自己或其亲属保管中，这是海洋名人档案材料征集和管理的重点之一。当然，海洋名人各有不同，对其档案材料的征集亦应各具特色，以体现名人的个性文化，有利于海洋文化的丰富、继承和发展。

2.3 海洋名人档案材料征集的方法和步骤

2.3.1 征集方法 根据《中华人民共和国档案法》第三章第十六条规定，名人档案的征集有三种方式：鼓励捐赠、接受寄存和收购或征购。收购或征购方式，因名人档案价值高低难以评估和确定，且受经费限制，实施难度较大，主要鼓励个人捐赠和寄存。国家和地方档案部门对于特定的海洋名人档案资源，根据情况亦可互通有无，采取复制与交换方式，以利于名人全宗的管理和利用。

开展海洋名人档案的捐赠和寄存工作，应特别注意其征集工作的方式方法：一是舆论开道，广为宣传，将海洋名人档案管理与海洋文化建设和海洋意识教育相结合，引起社会各界的广泛重视；二是服务先行，情感投入，将海洋名人档案管理与关心海洋名人生活、建立适用海洋名人需要的专题信息服务和跟踪信息咨询服务相结合，建立海洋名人及其家属的联系和慰问制度，以利征集工作水到渠成；三是权利保障，依法征集，将海洋名人档案管理与维护个人的隐私权、知识产权、所有权、处置权、优先利用权、限制他人使用权和档案公布权等权利相结合，签订协议，排除征集对象的后顾之忧；四是精心复制，回赠纪念，以数字化的多媒体形式复制品回赠捐赠和寄存者留存；五是适时邀请，参观补缺，以邀请名人及其家属来馆（室）参观等方式，跟进了解名人最新动态，及时补充新的材料；六是统筹规划，积极指导，将海洋名人档案管理与海洋档案规划建设和档案业务指导相结合，规范操作，以利征集工作可持续发展。

2.3.2 征集步骤（1）制定办法：在充分调研的基础上，根据国家有关档案法规，尽快制定《海洋名人档案管理办法》和实施意见，对海洋名人档案概念和适用范围，海洋名人档案征集原则、内容、方式和交接程序，以及海洋名人档案的鉴定、整理、保管、利用和捐赠者权利义务作出相应规定，做到依法管理。（2）联络协商：档案部门应责成专门人员负责联络协商，并通过登门拜访、寄送文件、提供咨询等方式开展征集工作。（3）发函征集：正式印发征集函，阐明海洋名人档案的意义和征集工作的重要性、征集原则、征集对象、征集范围、征集方式。征集工作应分批、分阶段开展，以利于征集工作由点到面，从示范到规范，直至常态化发展。（4）材料鉴定：对自愿捐赠和寄存提供的档案材料，应组织有关专家进行鉴定，辨别其真伪与价值。确定收藏后，进一步收集这些档案材料的说明及其背后的故事，并对收集现场进行必要的声像记录。（5）清点交接：对所征集的海洋名人档案材料，由双方在交接现场逐一检查、核实、清点，确定材料的内容与数量；遇有问题，及时相互确认，并作好备忘录；核查、清点完毕，双方在交接凭据上签字。（6）缔结契约：签订契约是海洋名人档案征集的重要环节，可视具体情况确定是否举行签字仪式。如举行仪式，也应在档案材料清点交接后进行。契约必须且至少包含以下内容：第一，明确捐赠／寄存档案的名称与数量；第二，根据已签字的交接凭证，档案部门应开具馆（室）藏证明并附目录清单（对捐赠者还应颁发捐赠证书），交名人本人或其委托人或家属代表签收；第三，对寄存的名人档案应注明寄存期限；第四，规定缔约双方的权利与义务，对档案材料的有关权利予以确认，或明确按国家某具体规定执行；第五，明确备忘录中所记录事项，分清双方责任；第六，明确未尽事宜，双方协商解决。（7)整理建档：按一个名人一个全宗对具体的名人档案进行规范整理，既要执行档案整理的通行原则，又能真实反映名人工作、学习和个人思想成长轨迹的本来面貌[2]。在整理过程中，海洋名人档案的分类可采用“人名—— 问题”分类法，从纸质档案到实物档案，统一分类。对非纸质档案，可采用“替代卷”的方法，将其目录清单、说明材料和存放位置等相关信息装入“替代卷”，和纸质档案一起排列，做到合理、有序、系统、整齐。（8）补充收集：要使海洋名人档案齐全、完整，往往需要通过坚持不懈的多次收集方能完成。有时，海洋名人档案会在不断地挖掘和收集中，被从社会各个地方和不同人的手中发现，档案部门应以极其敏锐的感知，尽量在第一时间将其收入“囊中”，以增扩海洋名人档案的整体价值和社会影响。

3 海洋名人档案的开发利用

征集海洋名人档案的根本目的是为了利用，是为了发挥其在海洋文化乃至整个社会主义文明建设中的独特作用。因此，应在充分尊重捐赠者意愿，依法保护捐赠／寄存者的合法权益的前提下，认真做好海洋名人档案的利用工作，最大效率地发挥海洋名人档案的宣传教育功能，为社会发展和进步服务。海洋名人档案的利用，可通过阅览服务、展览服务、名人研究、资料编研等途径来实现。

应尽量将海洋名人档案列为向社会开放的档案，以方便利用，扩大宣传，增强名人文化效应。对限制使用的名人档案，也要根据契约在适当范围内充分利用。除了面向社会的直接利用外，还可组织间接利用。间接利用的方式，一是有组织地开展海洋名人研究，或与学术部门组成海洋名人研究中心，对重点人物的档案资料，进行深入、系统的挖掘，研究成果及时向社会公开；二是资料编研，出版名人专题汇编、名人简介、名人年谱、名人传记、名人档案丛书，以及配合名人纪念活动研究发表专门文章等。

为了更好管理海洋名人档案，窃以为有条件的涉海国家级档案馆，应着手建立本行业海洋名人全宗群（多个名人全宗的联合体），使每个海洋名人全宗在这个全宗群中产生联合文化效应，这是一项既有现实意义又具深远历史意义的“功德无量”的事业。通过海洋名人全宗的管理与利用，可以使尊重科学、尊重知识、尊重历史、尊重名人得到具体体现，使海洋名人的历史地位和形象得到更好维护，使中华民族的海洋发展史更加璀璨夺目，使中国海洋名人文化得到更好地传承、弘扬和发展，使新时期海洋文化建设更加鲜活、灵动而广泛深入人心。

[1]祝萍.名人档案资料征集：转换思路天地宽 [J].档案与建设，1999,(11): 41-42.

[2]黄颖,刘立帆,刘苏玲.建立军队名人档案研究 [J].信息管理,2009,22 (2): 22-26,6

A discussion on management of oceanic celebrity archives

ZHANG Ming-he,HOU Xiu-sheng
(National Marine Archives of China,Tianjin 300453,China)

G275.9

A

1001-6932(2010)04-0478-03

2010-03-10；

2010-07-02

张明和 (1954－)，男，副研究馆员，主要从事档案规划与编研。电子邮箱：mh_haiyang@163.com