工程投标文件编制中软件使用

□赵 洁（河南省水利第一工程局）

□单 强（河南省河川工程监理有限公司）

工程投标文件编制中软件使用

□赵 洁（河南省水利第一工程局）

□单 强（河南省河川工程监理有限公司）

随着《招投标法》越来越完善，水利工程投标文件编制要求也更加的精确、严谨、快速，Office办公软件应用技巧更能给投标文件编制带来方便和快捷，提高工作效率和节省工作时间，保证投标文件编制质量。

投标文件编制；软件使用；word

一、创建Word模板

投标文件编制时，使用word文档每次都要进行页面设置，还必须用手工调整它们的缩进、间距等，非常麻烦。利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进、间距，提高工作效率。

（一）进入WordXP的模板文件夹，在Windowst9x和WindowsMe下为C:WindowsApplicationDataMicrosofTemplates文件夹下，而在Windows2000和WindowsNT上为C：DocumentsandSettings用户名ApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下（此文件夹为隐藏文件夹，对文件夹选项进行设置才能够进入），在此文件夹中有一个normal.dot文件，即为Word的默认模板文件。双击它，系统就会自动调用WordXP打开它。

（二）单击“文件”→“页面设置”，调出页面设置对话框，将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值，投标文件一般均为2.5cm。

（三）单击“格式”→“段落”，在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签，点击“特殊格式”下拉框，选择“首行缩进”，并设置度量值为2个字符，“间距”的“行距”一般可为“固定值”25磅，或设置所需的值。

（四）单击“文件”→“保存”命令，选择保存类型为文档模板文件，由于此时normal.dot原模板已经启动，所以无法直接保存为normal.dot文件，可保存为normall.dot文件。

（五） 再次进入 C：WindowsApplicationDataMicrosoftTemplates文件夹下，这时会看到两个模板文件normal.dot和normall.dot。选中 normal.dot文件（老模板文件），按下 F2 键，选择“重命名”，将它重新命名为oldnormal.dot文件，照此法再将新的模板文件normall.dot重命名为normal.dot文件。

制作步骤完成后，可单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可用新的模板设置来进行文件处理了。

二、不同版面文档统一编排

在工程投标文件编制中技术方案、商务、资审均是采用不同的版面设置的，在对Word文档进行排版时，要对同一个文档中的不同部分采用不同的版面设置，如果通过“文件”菜单中的“页面设置”来改变其设置，就会引起整个文档所有页面的改变。比如投标文件的文字由部分文档1和证书图片部分文档2组成，文档1是文字部分、要纵向打印，而文档2因包括若干图片、要横向打印。同时，两个文档要采用不同的页眉，文档2要插入文档1最后要统一编排页码。一般常规编辑是先打开文档1，将插入点定位在例如20页的开始部分，进行插入文件操作，结果是文档2页面混乱，也就是文档2的页面设置信息全部变为了文档1的页面设置格式。在这种情况下，要在文档1中重新设置插入进来的文档2是很费时，而要分别打印文档1和文档2，统一自动编排页码的问题又很难解决。这时可利用Word的“分节”功能，能很容易地解决这个问题。其操作步骤如下：

第一步，打开文档2，在文档末尾插入一个分节符；

第二步，全部选中后按[复制]按钮；

第三步，打开文档1，并在19页的末尾也插入一个分节符；

第四步，将光标定位在文档1第20页的开始部分，执行“粘贴”操作即可轻松完成工作。

三、快速转换大写金额

在投标编制中，投标函的投标报价填写和财务状况的流动资金数目填写都要数字大写，直接输入大写数字往往文字容易出错。可在Word文档中要填入数字的位置直接输入数字例如123456，然后点击“插入→数字”命令，在弹出的“数字”对话框“数字类型”栏里选择中文数字版式“壹、贰、叁……”单击“确定”，则123456就变成中文数字“壹拾贰万叁仟肆佰伍拾陆”。

四、给跨页的表格自动添加表头

在投标文件编制中，如资审文件的人员简历、业绩简历表一般都是多页文档表格相同，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头。如果每页重新设置会很费时很麻烦，可按以下步骤进行操作：选定第一页的表头（若表头有多行时要选定多行），在“表格”选单上单击“标题行重复”便可轻松完成。

五、隐藏图形来加速屏幕滚动

投标文件编制时，若文档太大或图片插入过多会觉得屏幕滚动太慢，这时则可在页面视图中单击“工具”菜单中的“选项”命令，然后单击“视图”选项卡；选中“图片框”复选框，可隐藏以嵌入方式（直接在插入点插入至文字的图片）插入的图片，Word将只显示大样而不显示具体图片。

清除“图形”复选框上的选中标记，可以隐藏以浮动方式导入的图片（即位于图形层并可根据需要精确地放置在页面上的、还可置于文字和其他对象之前或之后的图片）和用绘图工具创建的对象，如自选图形等。

六、图片设置

在投标文件资审文件的编制中，证书现在都使用扫描图片来展示，设置不当会出现编辑过程中移动或打印时空白现象。可在插入图片后在页面视图中单击“格式”菜单中的“图片”命令（也可直接双击图片弹出“设置图片格式“选项卡），然后单击“设置图片格式”选项卡选中“版式”复选框选中“浮于文字上方”环绕方式，即可随意改变大小和调整位置和方向。也可在“设置图片格式”选项卡中选中“图片”复选框中的“图像控制”来调整图片颜色、亮度和对比度使投标文件中的图片色泽清晰美观，提高标书编制质量。

七、恢复Word文档

投标文件编制过程中会遇到这样的情况，如打开很多文档在工作、word文档过大，编辑很多文字、图片，长时间工作但是文件还没有来得及存盘，却突然遇到死机或停电的突发情况，会大大影响投标文件编制进度，此时可采取以下步骤。

第一，先按菜单“工具”，再按“选项”；

第二，找出Word自动记录文件的位置：按一下“文件位置”标签，点选“自动恢复文件”，再按一下“更改”按钮；

第三，利用快捷键的技巧，将文件位置给复制起来：拖曳选取“文件夹名称”，按下组合键Ctrl+C（复制），再点击一下“取消”按钮回到Word下；

第四，如果计算机工作量大Word系统不太稳定，可把这个文件夹另外指定一个名称，以方便找回文档。就是打开资源管理器，寻找这个文件夹的位置，按一下组合键Ctrl+V（粘贴）。Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里，如果此处有一个以上的文件，可以从日期上判定哪一个是要找回的文件，从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。在文件上连按两下鼠标左键，就能直接打开，避免重新编辑文件。

八、结语

随着水利工程市场竞争的日益激烈，水利工程招投标越来越规范化，而投标文件作为专家评标最直接最客观的依据，能否编制出高质量的投标文件不仅是对投标人真实实力的一种有效检验，也是在竞争中获胜的关键。所以投标文件编制过程中多学习办公软件的使用技巧和工作经验，这样才能提高标书编制质量和工作效率。

2010-05-07