电子档案管理——计算机技术在档案管理中的应用

严 林

机械工业第六设计研究院（450007）

信息时代人们进行各种交流的媒介主要以数字化为主,由于其生成简便、传送迅速,必将产生大量的数字信息,对于其中具有保存和利用价值的数字信息人们称之为电子档案。电子档案的产生,使信息的存储方式发生了深刻变革,由此建立和完善电子档案库就成为必然,就是利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案信息数字化,利用网络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。

1 建立电子档案库

1.1 档案库的组成

1）用户终端。电子档案库应具备使用户能轻松方便地获得所需资料,操作简便、界面清晰的用户终端。

2）通讯系统。网络和通讯系统是电子档案库的基础,只有在完备的通讯网络环境中,才能实现资源共享和各种联机服务，扩大使用范围。

3）数据库管理和检索服务系统。电子档案馆中各种信息的加工储存,由数据库系统来实现,通过联机服务系统为用户提供检索服务。数据库系统和检索系统是关系到确保电子档案库正常运行的关键。

1.2 档案库的特点

1）管理对象数字化。档案管理对象将转向以机读档案—存储于计算机中的集图、文、声于一体的多媒体信息化对象为主。

2）档案信息媒体多样化。档案信息将以图像、动画、视频、音频信息的立体化多媒体形式存贮和利用。

3）档案信息存贮与传递数字化。机读文件和机读档案将大量出现,使档案信息的存贮以数据库为主,档案信息的传递也以电子数字流的形式进行。

4）工作方式计算机化。管理对象信息化、信息处理数字化、媒体多样化和信息存贮与传递数字化,导致档案工作的工作手段和工作方式计算机化。

5）档案信息服务模式用户中心化。用户通过网络在办公室或家里的终端前,就可对远程数据库进行实时浏览、检索等访问。电子档案库以用户为中心提供面向用户的多种形式的信息服务。

2 电子档案管理基础工作

2.1 抓好档案信息数据库建设

计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理,成为全文信息检索系统。目前,数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展,更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备,将档案信息数字化建成各种专业性、综合性档案信息库,不但方便档案信息的检索和查询,同时也是保护档案信息的重要手段。今后一段时期,档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理,建成各种档案信息资源数据库。

2.2 加强电子档案库的研究和建设

电子档案库有五种基本功能:数字化档案信息内容的制作和获取,存储和管理,档案信息分发技术,信息安全和权益管理,支持和实现。这五种基本功能的技术形成了电子档案库的技术基础。目前这些领域中已有许多成熟的技术,同时也有许多有待进一步研究的新课题。加强电子档案库的建设,目的是实现信息资源互补和共享,提高利用率,有效缓解人员、资金、存储空间紧张等问题。有利于各级各类档案、图书、情报、信息中心等部门朝有侧重、有特色、专业化、系统化的方向发展,更好地满足企业发展的需要。

2.3 优化专业结构,抓好队伍建设

档案工作的发展趋势,对档案工作人员的专业构成提出了新要求,即一方面需要大量信息处理人员,信息分析与研究人员,数据库生成与维护人员,计算机软、硬件人才,网络环境创建与运行维护人员,信息服务人员等;另一方面,信息技术的突飞猛进带动了整个社会和技术的进步,使档案工作中新事物、新问题、新技术层出不穷,因而对档案工作人员自身知识的补充与更新的要求愈加迫切。档案工作现代化不仅取决于工作人员原有的知识与水平,更大程度上取决于他们的知识的补充和更新程度。必须改变保管型人员过多、结构单一的状况,建立一支具有较高素质、结构合理的档案工作队伍。

3 电子档案管理面临的主要问题与对策

要对电子文件档案进行科学管理,必须分析其面临的一些主要问题和解决对策。

1）电子文件档案的原始性、真实性容易被破坏,保证电子文件的原始性、真实性、完整性的技术难度较大,一旦被删改，复制或纂改内容都很难被识别。

2）电子文件档案信息安全问题日益突出，随着全球化、信息化和网络化时代的到来，因特网的全球性、开放性、共享性、动态性发展，使得任何人都可以自由地介入Internet。接入互联网所遇到的非法访问难以计数,现有的防火墙等技术对黑客高手往往防不胜防,使电子文件档案信息的安全受到严重威胁。

3）电子文件档案管理问题的对策。面对大量的电子文件,档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题，可采取以下主要措施:

①建立统一的电子文件档案归档基本结构标准。对所需归档电子文件信息内容的原始性、真实性鉴定，建立“保护体系”。

②档案管理工作提前介入电子文件档案系统的设计，尽可能把文件各个阶段的管理要求放在设计阶段予以考虑，以功能合理的电子文件、电子档案管理系统作为管好电子文件的先决条件。

③对电子文件法律效力问题应加强立法,确保电子文件的法律效力，保证电子文件的关联性、真实性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。

[1]郑时彪.信息技术的发展与我国的发展战略[M].高科技的产业化,1998,4