试论工程设计档案的全面质量管理

严 林

机械工业第六设计研究院（450007）

档案是为经济建设服务,工程设计档案是确保工程设计质量的一个重要环节。设计院推行全面质量管理，当然也包括档案管理部分，但档案管理作为工程设计子系统形成自身的独立体系。而每个行业档案工作都是为该行业主要业务服务，档案质量是档案的生命线，档案质量的好坏直接影响其效用。我们每个从事档案工作的人员必须树立档案全面质量管理的思想，使档案质量不断提高。

1 工程设计档案全面质量管理的含义和特点

所谓工程设计档案全面质量管理就是单位领导档案工作全体人员参加的，以科学方法为手段，充分发挥科学管理和专业技术的作用,建立一套贯穿于档案形成全过程的质量保障体系，从而保证高质量的档案。其核心是强调提高档案工作水平，以保证档案的高质量，最终确保工程设计质量。它具有以下几个特点:

1）全体人员参加。档案全面质量管理要求档案形成过程中的所有人员，如各处（室）所的领导、设计人员、档案人员等密切配合,严格按照有关标准和要求共同完成设计文件流程的归档及档案管理工作。档案人员要能准确收集、整理、分类、装订交工资料，做到档案分类清楚，排列有序、存放位置明确，查找方便快捷，并建立对零散档案及时登记归档制度，有效地防止了档案的遗失。要树立“档案质量，人人有责”的观念。只有这样，才能保证档案的完整性、统一性,也才能保证电子文档的及时传输和电子文档的及时归档。

2）全过程控制。按照档案全面质量认证体系，从设计、审校、印制、传递、执行到档案的收集、整理、归档、编研、开发利用的整个过程都实行质量管理,不断提高档案管理水平。

3）科学的手段。采用数理统计方法、计算机技术、现代科学技术和现代管理科学来解决档案的质量问题,不断提高档案质量和档案工作管理水平,并进一步利用计算机系统和一些必要的辅助设备使档案信息数字化，利用网络技术、多媒体技术最大限度地实现方便快捷的资源共享。

2 解决和改进档案质量问题的步骤

有的设计院档案现状不容乐观。有的单位领导对档案工作不够重视，觉得档案工作不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱；档案管理人员没有经过系统的专业知识的培训；档案管理的必备硬件如档案室、档案柜、微机、档案管理软件等都配备不齐全；室藏档案数量不完整，平时不注意文件、资料的收集、整理，档案制度不完善等等。解决这些问题的方法有以下几种:

1）分析现状，找出档案存在的质量问题。首先要从设计前期工作开始，各部门、各设计人员必须经常地、自觉地树立档案质量意识，查找问题。

2）分析产生档案质量问题的主要原因，找出影响档案质量的各种因素。

3）找出影响档案质量的各种因素。针对影响档案质量的主要因素，提出改进计划，并制定解决问题的落实措施和组织实施解决和改进档案质量的措施或计划。

4）同计划和目标对照，检查采取措施后收到的效果。

5）总结经验、巩固成绩，把成功的经验和失败的教训都吸收到相应的制度、规定中去，防止再次发生类似的问题。

6）对检查中发现的问题，不管是遗留下来的还是新出现的，再从第一步开始，进行新一轮的改进，继续加以解决。

3 工程设计档案质量管理的要求

1）必须牢固树立档案质量意识。档案质量的提高，与工作人员的质量意识有着密切关系。其中，领导的档案质量意识最为关键，领导必须提高认识，转变观念，认清档案管理的重要性，认清档案数字化是大势所趋，要高度重视本单位档案网络信息化、数字化建设，因此要求从事档案工作的人员，特别是各级领导，要牢固树立档案质量意识，用较高的工作质量来促进档案质量。

2）要不断提高档案人员素质，加强管理，完善规章制度，建立内部人员的制约机制。良好的政治思想素质和业务素质是搞好各项工作的基础。从事档案工作的人员要有良好的政治思想素质。具体来说，就是要有强烈的事业心和高度的责任感，要有良好的服务意识，要有默默无闻、无私奉献的档案人精神。档案工作又是一项业务性比较强的工作，档案人员业务素质的高低，对档案质量起着至关重要的作用。档案工作人员要从搞好档案工作、提高档案质量的角度来加强自身的业务学习。领导要给从事专兼职档案工作的人员创造业务学习和培训的机会,使他们的业务知识能更好地适应新时期档案工作的要求。

3）要把全面实现档案的价值作为检验档案工作质量的唯一标准。每个从事档案工作的人员，要通过加强档案的质量管理，更好地为设计科研服务，促进各项工作的质量和效率的提高，从而实现档案的真正价值。

4）要牢固树立“下道工序是用户”的思想。档案是由多部门、多人共同完成的，不同部门、不同工作人员之间能否密切配合，上道“工序”能否给下道“工序”提供高质量的“半成品”，是提高档案质量的关键。如果每个上道“工序”都能把下道“工序”看作是自己的“用户”，为下道“工序”提供质量保证，那么，档案的质量就有了可靠的保证。

5）要以预防为主，防检结合，重在提高。优良的档案质量是“生产”出来的。根据这一基本道理，档案全面质量管理要求把档案管理的重点，从“事后把关”转移到“事先预防”上来。从管结果转变为管因素，做到防患于未然。

6）推行计算机在档案管理中的应用，抓好档案信息数据库建设。

计算机对档案信息的处理技术最初只是用于信息的检索。近几年借助于图形处理技术和光盘大容量存贮技术进入到原文图形信息管理,成为全文信息检索系统。目前,数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展,更为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用计算机、扫描仪等现有技术和设备,将档案信息数字化建成各种专业性、综合性档案信息库,不但方便档案信息的检索和查询,同时也是保护档案信息的重要手段。今后一段时期,档案工作的重要任务是利用现有技术和服务对档案信息进行数字化处理,建成各种档案信息资源数据库。

[1]郑时彪我国信息化与自动化技术发展战略[M].科技管理研究,1998,3