企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索

□丁杰

南京汽轮电机(集团)有限责任公司是国家机械工业大型骨干企业,是国家、江苏省和南京市高新技术企业,位列中国机械工业500强、南京市工业企业40强，先后被授予国家二级企业、国家级安全企业、国家级计量先进企业、国家档案管理一级企业。多次荣获国家、江苏省、南京市文明单位及“重合同、守信用”企业、建设新南京有功单位等一系列荣誉称号。集团公司主导产品为重型燃汽轮发电机组、热电联产汽轮发电机组和大中型同、异步交流电动机等，并被评为中国及江苏省名牌产品。

随着我国国民经济的快速发展，电力需求不断增加，电网建设规模也在不断扩大，电力工业的建设将继续朝着高参数、大容量、低能耗、节约资源和环境保护的方向发展。集团公司为了进一步提升企业核心竞争力，扩大经济规模，提高经济效益，适应生产需要，在充分利用原有生产条件的基础上进行技术改造。集团公司在2001年至2004年期间开展了《发展燃气蒸汽联合循环电站设备》技术改造项目，原有厂房的翻新，新增多台先进设备及原有设备改造等一系列技改项目的开展，形成了大量的技术文件材料。我们档案管理工作与技改项目工作同步展开，从项目立项开始就派专人参加到此项活动中去，确保了该项目通过“南京市重点建设项目(工程)档案资料的验收”，为项目顺利地竣工验收打下了基础。

2006年3月，集团公司根据企业的发展战略和市场需求开始进入风力发电领域，筹措资金开展“双馈异步风力发电机生产基地生产项目”。2008年2月组建“南京长风新能源股份有限公司”。风力发电是一种可再生能源技术，作为一种清洁能源，风力发电代表着21世纪能源产业的发展方向。风力发电生产项目在2009年被列为南京市50大工业项目之一。今年是“双馈异步风力发电机”技改项目全面实施的一年，为了该项目实施阶段的顺利进行、文件材料归档渠道的畅通，我们根据“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”的管理原则，为保证技改项目档案的完整、准确，为公司今后各项工作的顺利开展提供积极有效的服务，采取了以下做法：

一、事前介入，开展学习培训

技改项目档案主要由项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件三大部分组成，要确保上述文件材料的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，理顺归档流程，疏通归档渠道，从技改项目文件材料形成的源头进行控制。项目文件是建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表等形式的全部文件。项目文件的归档工作涉及的部门和单位多而且广，既有建设单位内部有关项目投资、设计、工程、设备采购等管理部门，又有外部参加项目建设的设计、施工、监理等单位；既有国内设计、设备制造单位提交的随机技术资料，又有引进设备、合作制造厂商提供的设备资料。档案部门从建设项目立项开始就参与到整个项目的活动中去：制定管理制度，明确管理职责，在该项目开工之前，组织风电技改项目相关工作人员进行档案培训，从项目档案管理基本概念、项目文件的跟踪管理、档案的系统整理等方面进行培训指导，还向负责技改项目的有关部门提出了档案归档的具体要求，确保各类项目文件材料归档环节畅通。

二、事中控制，收集服务并举

技改项目管理体系由计划投资管理、工程设计管理、设备采购、档案管理、财务审计管理、安全环保管理、消防管理以及生产运营等多部门组成，作为体系成员之一的档案管理部门则在整个管理体系中起着承上启下的作用，档案管理部门对技改项目中所形成的文件材料及时收集并主动提供复印件为各职能部门服务。在大型燃气轮机转子国产化项目中，我们引进了三台大型设备，一台德国西斯公司的数控动梁龙门铣床、一台德国西斯公司的数控定梁立式车削中心、一台意大利数控卧式车削中心；这三台设备进公司后，我们档案人员到安装现场参加设备开箱，及时收集随机技术文件材料并制作电子目录，随时为技术部门、安装现场及生产车间提供复印件及电子文件的复制件使用，既确保原始资料归档的完整、安全，又保证不影响生产技术部门的使用，对日后技术改造和设备维护有着举足轻重的作用。档案人员还经常到安装现场跟踪收集安装调试过程中所产生的技术文件，以防遗失和损坏，这样一方面能及时掌握设计、施工、设备安装等动态信息，根据建设进度、节点把好文件材料形成、编制、归档等各道工序质量关，另一方面也能将过程管理中发现的问题提请各职能部门协同解决。

三、事后核查，及时纠正问题

在建设项目实施过程中，我们将档案工作融入工程建设过程，与工程实体质量同等重视。档案人员对收集来的每份文件材料一一过目，核查技术文件材料是否存在复印件、漏签字的现象；核查各类变更技术文件的记录是否完整、准确；核查大型设备在安装调试过程中所形成的技术文件材料是否规范。对不符合归档要求的技术文件材料退回整改，为技改项目提供及时有效服务的同时也保证了归档技术文件材料的质量。我们借助信息化手段，把归档文件材料扫描成电子文件，通过网络把这些信息传输给各相关的职能部门，最大限度有效地为各职能部门提供信息资源。各施工、监理单位将施工监理文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入施工、监理的计划管理工作及考核范围。监理单位除对自身形成的文件进行积累整理外，还负责监督施工文件材料的形成、管理情况，审查竣工文件材料编制质量。档案部门通过对他们进行监督和指导，把档案工作的监督职责落到实处，这是档案工作全程管理的关键所在。

四、验收把关，确保档案质量

技改项目档案自检是项目档案专项验收的前奏曲，档案专项验收不仅仅是验收档案和档案工作，更是从侧面检验企业内部各项管理是否扎实，业务流程是否顺畅，部门之间的协同管理是否和谐。可以说通过档案验收可以折射出一个企业的整体管理水平，为此，我们要在完工前会同企业各个部门以及监理单位、施工单位等共同做好（组织）技改项目档案的自检工作。监理单位负责对竣工文件完整性、准确性的检查，施工单位配合检查；建设单位各职能管理部门负责对项目前期文件、竣工验收文件、设备采购及随机技术文件的完整性、准确性以及整个项目系统性的检查；档案部门不仅要对档案管理范畴内的内容进行检查，还要对施工文件中的变更记录、打桩记录及竣工图进行核对等等，对发现的问题及时整改、及时补救，确保归档技改项目档案的完整、准确、系统和安全，为“双馈异步风力发电机生产基地生产项目”顺利通过验收奠定基础。

笔者参与了企业技改项目档案工作的实践，有两点较深体会：

一、“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”实际上就是讲的“全过程”管理。要做到“全过程”管理，档案部门就要必须改变传统的档案管理模式，建立与知识经济发展相适应的知识型企业档案工作新的理念，从幕后走向前台，采取“人走出，物请进”的工作方法，深入到技改项目一线去跟踪收集技术文件。为了适应新形势下企业对档案工作的要求，我们重新修订了档案工作的管理标准和电子文件归档与电子档案的管理规定，使制度管理更加完善。

二、做到“全过程”管理最重要的环节是全员的档案意识。我们注意抓住企业发展的各种契机，利用企业内部报纸等各种渠道加强档案知识的宣传，提高全体员工的档案意识。在人员少任务重的情况下，抽出时间举办专、兼职档案员培训班，通过他们把档案工作的要求向各个角落延伸，能对档案的管理工作起到事半功倍的作用。