『云时代』的高校档案网络应用模式探究

□ 张倩

近年来，云计算（CloudComput-ing）成为人们讨论的热门话题，特别是全球IT业界群雄逐“云”的明争暗斗愈演愈烈，其他业界对“云服务”、“云存储”、“云安全”等涉“云”问题的关注度也呈与日俱增之势。一些前卫的识者已在疾呼：“云时代”来了。更有智者纷纷预言：未来世界将被笼罩在“多云”之下，不仅IT业态会发生翻天覆地的变化，人们的生活也会因此而改变。为探究“云时代”的高校档案管理现代化建设，本文借鉴云计算的基本理念与新兴技术，拟就创建高校“档案馆云”应用模式，提出一些构想性的看法与建议。

一、现阶段高校档案信息资源建设面临的突出问题

(一 )档案信息资源分布不均

国内一些著名高校由于有先进的软、硬件技术与设备作支撑，档案数字化、网络化建设走在了前列，馆藏信息资源日趋丰富；而多数地方院校因受人力、物力所限，馆藏信息资源储备能力稍显不足，有些院校的档案数字化、网络化建设甚至处于举步维艰的状况。这种发展态势表明，国内高校之间档案管理信息化水平的差距正在愈拉愈大。

（二）档案信息资源共享程度低

国内高校档案馆之间数字化、网络化建设水平存在的差别，直接影响了档案信息资源的有效利用。一些高校档案馆虽拥有大量数据信息，但因无法实现网络化共享而成了“信息孤岛”，尤其是一些中小型档案馆(室)尚处在以单机为主体、无网络支持的“内封闭”状态。此外，高校档案馆与校内外图书馆、网络中心和其他信息机构的合作意识不强，致使档案信息资源共享的整体优势大打折扣。

（三）档案信息资源重复建设概率高

国内高校档案信息资源数字化、网络化建设中存在的“各自为政”和“信息孤岛”等问题，一方面加剧了差距的扩大，另一方面则加大了重复建设的概率。究其原因：一是国家层面的信息化战略与高校现代化发展规划尚未从体制源头实现有机对接；二是政府及其教育行政主管部门的信息化建设投资与高校信息化建设项目不相匹配；三是高校内部的档案数字化、网络化建设与本校的信息化、现代化建设未能做到统筹规划、同步建设，尤其是政策、资金、技术等方面的支持力度明显不足。

（四）档案信息标准和制度体系建设滞后

国内高校档案信息资源数字化、网络化建设多处于起步阶段，不仅缺乏统一的管理性标准、业务性标准和技术性标准，而且制度规范体系建设严重滞后，现有的法律、法规和政策规制已与发展需要不相适应。

因此，国内高校档案管理工作如何追上“云时代”的脚步，尤其是如何运用“云计算”的理念与技术，对高校档案信息资源进行最大程度、最大范围的整合优化，这已成为进一步提升高校档案信息化管理水平的当务之急。

二、云计算对高校档案信息资源建设的应用价值

实践证明，要满足档案利用者对档案网络信息资源的需求，必须有一个能将多种服务集成起来的端到端的解决方案。而云计算的核心价值就在于：不仅可将虚拟化、自动化、Web2.0等多种技术集成到一系列创新方案中来，帮助档案利用者更加高效地管理档案信息资源环境，而且可利用现有的平台把应用技术快速转变成服务迁移到“云”端（计算机集群）上，以利提高档案信息资源的利用效率。

（一）实现数据存储海量化

“云”可面对TB级乃至PB级的海量数据，能够提供超大容量的网络存储空间，因此，高校档案馆只要与“云”服务提供商达成合作契约，就可将单机难以运行的应用移植到“云”中，由“云”来提供数据处理或者计算等服务；此外，高校档案馆只要利用“云”服务提供商开放的API(ApplicationProgramInterface，应用程序编程接口)，就可打造自己的文件存储、下载服务器，并可获得批量上传、他人下载等个性化、智能化的贴心服务。

（二）实现信息搜索精准化

借助“云”的平台优势，档案管理者可以推出极具针对性的精准化搜索服务产品，且这类产品将形成一个庞大的垂直搜索矩阵（Matrix）：一方面可以按照档案利用者的特定搜索需求，从垂直搜索中获得细分化的精准信息；另一方面能够大大提高档案数据库的信息质量，使众多不可见的高质量信息明显化。尤其值得指出的是：这些“云服务”产品不但能帮助档案利用者以简单的操作获得传统模式下难以搜寻到的信息数据，而且其运行速度也会令人赞叹不已。

（三）实现查档操作最简化

Google拟为“云时代”设计的Android操作系统，将是一个功能齐全的浏览器（具有开放标准的“云设备”），其不仅能将计算资源变成公共设施（如同水、电、燃气一样流入配置不一定高级的个人电脑），而且可免费为档案利用者提供一般的基本服务。若Google的“云设想”成为现实，高校档案馆将档案信息资源计算和存储集中到“云”中，档案利用者只需运用最简单的终端设备和网络，输入一个账号就可完成所需的查询服务。

（四）实现信息资源共享能力最大化

在“云”模式下，档案数据储存在“云”端，所有的电子设备都只需连接互联网就能够同时访问和使用同一份数据，这对未来高校档案馆之间实现信息资源共建共享，具有无可估量的价值。尤其是高校的“档案馆云”，若由国家成立专门机构来负责统筹建设，并以虚拟的“云”接入点（cloudportal）作为统一接口，这既有利于不同的高校都能快捷登录自己所建的“云数据库”，又有利于解决不同的高校对信息资源的分类取舍问题，且可实现信息资源共享能力最大化之目的。

（五）实现安全服务无间断化

近年来，网络杀毒厂商纷纷抛出“云安全”概念的服务产品，这宣示了网络安全建设已开始步入“云时代”。鉴于“云”中有强大的服务器集群作支撑，即使某台服务器出现故障，“云”可在极短的时间内，利用“克隆技术”将这台出故障服务器中的全部数据拷贝到别的服务器上，并能启动新的服务器来提供无间断的安全服务，因此高校的“档案馆云”在线运用这种“云服务”来杀毒将更有效、更安全，再也不用担心数据丢失、病毒入侵等麻烦。

（六）实现“私有云”定制化

为使用户获得最佳的“云服务”质量，云计算可以按照不同用户的特性来定制具有特殊服务和应用功能的“私有云”。届时，定制化的“私有云”模式，不仅能够帮助高校建立“档案馆云”，而且能够为高校档案馆提供个性化、智能化服务，特别是这种拥有基础架构自主权的“私有云”，可以使高校档案馆在“云环境”里不断孵化创新，并按照自己的需求不断改进和提升服务的质量。

三、创建“高校档案云”需要关注的几个问题

现阶段，运用云计算技术创建“高校档案云”尚未见有实例，但云计算正在成为一种势不可挡的发展潮流，并终将成为高校档案管理提升数字化水平的重要选择。因此，密切关注云计算技术发展趋势，积极研究建立高校“档案馆云”需要解决的问题，这对高校档案馆数字化、网络化建设能否跟上“云时代”步伐，具有至关重要的意义。

（一）关于数据托管“居所”的潜在风险

运用云计算建立高校“档案馆云”，需要把原来由自己掌控的数据交托给一个“云”服务提供商，但因不知道自己的数据被托管在哪台服务器上，甚至不知道这台服务器托管在哪个国家，因此对数据的“居所”是否安全必须引起高度重视。一是在选择使用云计算之前，要弄清楚被选择的“云”服务提供商是否从属于服务器放置地所在国的司法管辖；二是要弄清楚在这些国家进行调查时，“云”服务提供商是否有权拒绝提交所托管的数据；三是必须对馆藏数据进行认真梳理后，才能确定哪些数据可以放到“公共云”中，哪些数据应当放到“私有云”中，哪些数据则应在现有的馆藏模式中予以保留。

（二）关于数据管理权属的潜在风险

从理论上说，运用云计算技术，可将高校现有的馆藏数据资源都放到“云”平台上，进而取代传统的桌面计算模式。但实际上，为了防止“云服务”中断或失效，高校档案馆将馆藏数据交给“云”服务提供商托管后，数据的安全及整合等事宜，最终仍将由高校档案馆自身负责。究其原因：“云”服务提供商若对安全认证或审计予以拒绝（传统服务提供商一般会交由外部机构来做），高校档案馆就无法对被托管的数据进行有效利用。因此，不能因运用云计算模式而完全推翻现有的馆藏部署模式，必须在保留现有部署模式的基础上，与云计算模式进行融合，并将其作为优化现有部署模式的有效补充。

（三）关于数据访问权属的潜在风险

馆藏数据交给“云”服务提供商托管后，具有数据优先访问权的不是相应的高校档案馆，而是“云”服务提供商，这就不能排除托管数据被泄露出去的风险。因此，在选择使用“云服务”之前，必须要求服务商提供其IT管理员及其他人员的相关信息，以利将数据泄露风险降至最低。

（四）关于数据版权的潜在风险

在“云服务”平台中，托管的馆藏数据处于共享环境下，即使对数据版权进行加密，也不能保证做到万无一失。对此，业界专家建议必须将自己托管的数据与其他用户的数据隔离开来。尽管数据隔离技术并非绝对有效，但使用这一技术的安全性将比加密措施更为可靠。

（五）关于数据恢复的潜在风险

在选择使用“云服务”之前，高校档案馆不仅要向“云”服务提供商了解自己的数据被放在哪台服务器上，而且必须要求其对所托管数据作出备份的承诺，以避免发生突发事故时，托管数据无法得到恢复。业界专家还建议：用户选择“云”服务提供商时，既要了解其是否具有数据恢复的能力，更要搞清楚其完成数据恢复耗时的长短。

（六）关于数据调查的潜在风险

在“云”模式下，用户遭到违法行为侵害，向“云”服务提供商提出维权调查请求时，其往往不予配合，即使用户只想通过合法方式了解一些相关数据，其也不会愿意提供。究其原因，“云”服务平台存储着诸多用户的托管数据，在调查数据的过程中，既可能牵涉到其他用户的数据安全，也可能涉及到“云”服务提供商数据中心的安全，因而用户的调查请求会被“云”服务提供商所拒绝。业界专家认为，规避这类风险，已超出纯技术范畴，只有运用法律法规、公序良俗等非技术因素的制度措施才能得以解决。

我们相信：随着云计算技术的日益成熟，健全健康的云计算体系将为网络用户带来无比愉悦的体验。因此，已经有着丰富数据资源的高校档案馆，不仅要高度关注云计算技术的发展，更应积极投身于云计算浪潮的实践之中，不断创新档案服务方式，大力提升档案服务技能，力争走在信息化时代的前列。