基层体育部门档案工作存在问题及对策

□华曼雷

近几年来，借着体育事业飞速发展的东风，我市体育档案工作得到极大的发展，逐渐步入规范化、科学化轨道，局机关建立了综合档案室和规范的档案工作制度，在群众体育、业余训练、竞技比赛、体育科研、外事交流、党政管理等各项工作中发挥了重要的作用，取得了一定的成绩。但体校、体育场馆等下属基层单位由于种种原因，档案工作开展得不尽如人意，亟待加强。

一、基层体育部门档案管理工作中存在的问题

1.对档案工作认识不多

就目前管理现状来看，大部分基层单位的领导对档案管理的认识较为肤浅，对加强档案管理的重要性认识不足，没有意识到档案对体育事业的促进作用，认为基层单位非政府职能部门，档案管理没必要也不可能要求得那么严格。

2.档案管理人员专业素质不高

缺乏专职档案管理人员是体育系统基层单位普遍存在的问题，大部分单位只有一名兼职档案管理人员，未经培训就直接上岗，不具备最基本的档案管理业务知识，对档案工作的分类、归档、整理、保管、利用等未能很好掌握，很难使档案工作走上规范化。

3.档案信息载体结构单一

管理方式陈旧落后，还停留在手工作业，这种机械的手工抄写，不仅重复性劳动工作量大、时间长、速度慢，同时也极大地限制了档案的处理速度。这样的管理模式，使档案管理人员无暇顾及对某些有价值的档案资料进行有效地开发利用，查阅档案也因管理方式落后，案卷调动频繁，而造成磨损严重，且检索速度慢，查找准确率低、查全率低。

4.收集资料不完整

体育档案的内容非常广，除了登记在册的收发文件，即“账内文件”外，还包括大量的“账外文件”，主要有以下一些大类：会议记录、中长期发展规划和年度总结计划、目标责任状；运动队规章制度、运动员名单；训练档案，如教练员教学计划、教案和教学笔记等；教练员、裁判员、运动员等级审批材料；承办和参加市级以上重大赛事资料；体育科研档案；场馆的历史沿革、体育产业经济合同；体育场地维修、训练器材配置情况开支；外事交流情况；其它能够反映单位主要职能活动和真实历史面貌的重要材料。

这些业务档案材料极为重要，却又无账可查，形成过程难以控制，容易散失在经办人员手中。

5.硬件设施不达标

档案室保管条件较差，不具备最基本的通风、防潮、防霉、防盗、防火、防虫要求，大部分基层单位档案保管箱柜是20世纪八九十年代购置的，个别单位仍用木柜存放，很不规范。

6.档案信息的开发利用薄弱

由于归档资料不全,档案信息资源匮乏，档案信息开发工作就是无源之水，无本之木。

二、加强基层体育档案工作的对策思考

1.加强领导，提高认识，建立和完善科学的档案管理机制

一要组织干部职工认真学习《档案法》等一系列关于档案工作的法律法规、文件，深入进行档案法律知识的学习和宣传，充分认识做好体育档案工作的重要意义，坚决杜绝档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”的实用主义短期行为。

二要形成主要领导总负责，分管领导亲自抓，中层干部主动管，专兼职档案员认真办的分工明确、职责清楚的档案有效管理网络。

三要建立完善的档案管理制度，按《档案法》要求，规范各类档案的分类、归档要求和管理办法，使档案工作做到有章可循，有法可依。

2.提高档案人员职业素养

档案管理工作水平的高低，取决于档案工作人员的素质和能力。新时期加强体育档案工作队伍，一方面严把人才入口关，注重选用一些文化、技术能力强的人才担任专职档案管理员。另一方面要大力加强在职人员的继续教育，通过参加档案业务培训，学习档案专业知识理论，进一步提升业务素质。

3.切实重视并加强档案资料的收集工作

在档案资料收集过程中，一方面我们要根据事业单位档案管理的要求，抓好收发文的传阅和归档，定期对文件材料进行清理检查，确保材料齐全；另一方面，我们要强化文书管理，把“账外文件”的收集作为重要工作来做。归档文件材料的完整与否，在一定程度上取决于档案人员的事业心和责任感，在平时工作中，档案工作人员要积极主动参与单位的重大活动，做有心人，及时跟踪收集在活动中形成的各种文件材料。

4.加大投入，提升档案管理现代化水平

必须把档案工作基础建设作为单位基本建设的一项重要内容加以重视，加大投入，配备计算机、打印机、扫描仪、数码相机、摄像机等设施，努力实现档案数字化管理，有效地发挥档案的价值作用。